Путь от СЭД к ECM в России: актуальный опыт
Рынок СЭД в текущем году отмечает 20-летие. Его рост, по разным оценкам, составляет от 7 до 16% в год. По всем признакам уровень развития документооборота в России постепенно догоняет западный, хотя и имеет ряд ярких особенностей. Например, в отечественной практике до сих пор понятия СЭД и ECM могут использоваться как синонимы, но большинство вендоров и заказчиков уже четко осознает, что электронные документы – это лишь небольшая часть корпоративного контента. Участники конференции CNews Analytics и CNews Conferences «ECM 2014: мировые тренды в России», которая прошла 8 апреля 2014 г., обсудили, как в стране развивается данное направление, какие решения доступны сегодня на рынке, а также поделились опытом внедрения и использования СЭД/ECM-решений на росийских предприятих и в госструктурах.
Председатель совета директоров компании «ЭОС» Владимир Баласанян обобщил все накопленные за 20 лет тренды в сфере ECM. Это рост числа внедрений ECM-решений, появление юридически значимого электронного документооборота в ряде предприятий, интеграция с бизнес-процессами, встроенные аналитические функции, а также доступность с мобильных устройств и из облака. Российская специфика, как отметил спикер, добавляет к этому списку автоматизацию учета бумажных документов и их копий. Это предполагает использование средств для сканирования и оцифровки печатных документов в крупных, территориально-распределенных компаниях. «ЭОС» учитывает все эти тренды. Она выпускает систему электронного документооборота «Дело», ECM-платформу eDocLib и решение на базе Microsoft SharePoint. В этих продуктах реализован инструмент для добавления электронной подписи к документам. В соответствии с регламентами и предложениями Минкомсвязи для этих целей используется формат PDF/A, а кроме того, поддерживается фирменная технология EDSign для множественного подписывания документов.
СЭД на предприятиях
Страховая компания Allianz – довольно крупная организация, в ней работает свыше 140 тыс. сотрудников, всего открыто более 500 офисов в 70 странах мира. В 2011 г. под одной компанией объединились РОСНО, «Альянс» и «Прогресс-Гарант», а в апреле 2012 г. родился международный бренд Allianz. В настоящее время клиентами компании являются 12% населения России – это около 18 млн чел. и 30 тыс. организаций. В ходе реализации проекта была консолидирована ИТ-инфраструктура. Филиалы оборудованы специализированными решениями для сканирования и обработки финансовой и страховой документации с бумажных носителей. Все скан-образы аккумулируются в центральном офисе, расположенном в Москве, а верификация данных выполняется подразделением в Воронеже. При подключении к серверу приложений используются решения Citrix.
Система электронного документооборота, по словам Татьяны Князевой, руководителя проектов ИТ Allianz, интегрирована с хранилищем документов IBM, корпоративными информационными системами и учетной системе на базе SAP. В решении, кроме того, используются продукты Adobe LiveCycle для создания интерактивных форм, Abbyy ScanStation для пакетного сканирования документов, Abbyy FlexiCapture и IGS Framework для распознавания и верификации данных, а также IGS ExportProcessor для экспорта данных и скан-образов. Итогом проекта стало повышение скорости обработки машиночитаемых бланков, качества сохраняемых в ИТ-системах данных, а также лояльности клиентов и внутренней корпоративной культуры в целом. Дальнейшее его развитие – это реализация электронного полиса на базе PDF и подписание его ЭП.
Что дала унификация форм в страховой компании Allianz
Источник: Allianz, 2014
Григорий Кононенко, руководитель проектов «Алькор и Ко», на примере сети магазинов парфюмерии и косметики «Л'Этуаль», объединяющей около 800 торговых точек в 250 городах, рассказал об том, как в компании используется СЭД, ведется электронный архив и выполняется согласование документов. Обмен данными с контрагентами реализован на базе технологии EDI (Electronic Data Interchange; электронный обмен данными). ИТ-система основана на технологиях Microsoft и 1C – в центральном офисе и распределительном центре используются продукты Microsoft Dynamics, SQL Server и 1С:Бухгалтерия, в региональных офисах установлены терминальные решения Microsoft Terminal Services.
Особенности системы электронного документооборота в компании заключаются в том, что ИТ-решения жестко не привязаны друг к другу и обмен выполняется на основе передачи файлов определенного формата, которые включают в себя только бизнес-данные, а непосредственно закачка данных из папок производится специализированными утилитами. Первичные бухгалтерские документы поступают в бумажном виде от контрагентов, сканируются, сохраняются в хранилище образов документов, а затем уже переносятся в программу 1С:Бухгалтерия. Так ежемесячно обрабатывается от 15 тыс. до 20 тыс. документов. При этом основной массив документации приходят от подразделений логистики и закупок. В планах компании сократить объемы бумажных документов и реализовать получение от контрагентов электронных документов с ЭП.
Информационные потоки в торговой сети «Л'Этуаль»
Источник: «Алькор и Ко», 2014
На особенностях мобильных систем электронного документооборота остановился Сергей Гринкевич, руководитель отдела интернет-проектов компании «Юнайтед дистрибьюторс». Ограничивает их распространение необходимость поддержки большого количество мобильных технологий и платформ, а также форм-факторов устройств, затрудняющих портирование систем. Отчасти решают эти проблемы виртуализация десктопов. Тем не менее для адаптации ИТ-систем под новые форм-факторы, скажем, электронные газеты, электронные очки, часы, бортовые компьютеры для автомобилей, потребуются новые формы взаимодействия и новые интерфейсы.
Альтернативный подход к электронному документообороту – это кейс-менеджемент. Многие бизнес-задачи, в частности открытие нового филиала, проверка регулирующими органами, проведение тендерных процедур, прием и увольнение сотрудника и др., требуют поэтапной реализации. Для их решения требуется множество ИТ-решений. Это и средства для управления задачами, проектами, планированием, и офисные приложения и средства электронного документооборота, и средства для коммуникаций (от электронной почты до систем видеоконференцсвязи). По словам Елены Романченко, независимого эксперта в области делопроизводства АС ДОУ, многие эти функции можно возложить и на СЭД. Один из примеров – решение CompanyMedia компании Intertrust, который позволяет эффективнее справиться с решением деловых задач. От привычного подхода обработки документов акцент в этой системе сделан на совместную работу пользователей в интересах бизнеса. Интерес к технологии кейс-менеджмента довольно высок, и основные игроки рынка СЭД включают в свои продукт соответствующие модули для ее поддержки.
Функционал ведомственной системы Аналитического центра при правительстве РФ
Источник: Аналитический центр при Правительстве РФ, 2014
Завершил конференцию Юрий Арефьев, заместитель руководителя дирекции по информационным технологиям Аналитического центра при Правительстве РФ. Он сравнил классические СЭД и ECM-решения. Отличие между ними лежат в том, что первые применяются для работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, вторые же призваны управлять еще и неструктурированной информацией, например веб-контентом, медиаконтентом, знаниями и др. В российской практике чаще от СЭД, которая внедрена уже на большинстве предприятий, переходят к ECM. Именно по этому пути пошли в Аналитическом центре. Проект внедрения СЭД/ECM позволил сократить время на создание и согласование документов, в том числе и не формализованных, оптимизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом, реализовать систему разграничения доступа к данным и масштабировать ведомственную систему до уровня ECM.
Сергей Лосев
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3809
