Что мешает электронному документообороту в России?
Рынок систем электронного документооборота демонстрировал готовность к переменам еще задолго до начала кризиса. Новые тренды появлялись в этом сегменте благодаря инновационности вендоров и готовности заказчиков к более широкому применению функциональных возможностей СЭД. Но некоторые мировые тенденции так и не смогли повлиять на наш рынок в силу законодательных барьеров. О том, как отразился кризис на динамике рынка СЭД, и каким образом эти системы могут способствовать снижению издержек и повышению эффективности бизнеса, шла речь в ходе круглого стола "Стимулы развития СЭД в России", организованного CNews Analytics и CNews Conferences.
Ведущий консультант департамента управленческого консультирования МКД "Партнер" Ольга Подолина порекомендовала применить альтернативный подход к внедрению СЭД. По ее мнению, система управления организации должна строиться по принципу объединения всех информационных систем на базе СЭД. Она также рассказала о том, каким образом СЭД может быть задействована в процессе управления рисками в эпоху кризиса. К примеру, такие системы оказываются серьезным инструментом для проведения качественного анализа рисков, строящегося на экспертных оценках. СЭД дает возможность отследить сроки предоставления экспертных заключений, классифицировать документы по видам рисков, специалистам, давшим заключения, датам документов и т.д. Решения для автоматизации документооборота позволяю помочь и при количественной оценке рисков, которая производится на основании статистических данных других информационных систем. Хранить "разношерстные" результаты такого анализа нужно в СЭД, создав для каждого рискового события "досье" (публикации, нормативные материалы, акты, заключения экспертов, расчет ущерба и др.).
Вице-президент Московского банка реконструкции и развития Игорь Кадощук отметил, что основной "кризисной" задачей для российских компаний является повышение эффективности бизнеса и сокращение издержек. Внедрение СЭД дает возможность повышения управляемости бизнеса, снижения издержек на управление, а также повышает достоверность учетных функций - за счет таких факторов, как уменьшение времени поиска документов, наведение порядка в документообороте, роста качества выполнения регламентных процедур, а также своевременной информированности и оперативности, которые являются основой принятия правильных управленческих решений.
Характеризуя текущую ситуацию с проектами в отечественных банках и более подробно остановившись на "кризисных" потребностях этой категории заказчиков, г-н Кадощук отметил, что все банки стремятся сегодня сократить ИТ-затраты и останавливают внедрение новых проектов. Однако отказываться от построения СЭД для банков сегодня было бы ошибкой. У всех финансовых структур накоплено огромное количество нормативно-справочной информации. При этом доля внутренних документов составляет 95%.
Слагаемые успешного проекта
Многие докладчики поделились с участниками круглого стола информацией об особенностях построения СЭД в их организации. Говоря об опыте ММБР в области внедрения СЭД, г-н Кадощук отметил, что в банке есть множество типов документооборота, для каждого из которых существуют мощные и развитые средства автоматизации. Помимо этого, используется ряд инструментов, позволяющих усиливать скорость принятия управленческих решений.
Заместитель генерального директора по бизнес-процессам "Акадо" Федор Краснов рассказал о том, каким образом построена СЭД в этой компании. По его словам, созданное решение дает возможность использования ряда базовых функций системы, таких как связь со штатным расписанием, уведомления о возникающих событиях, напоминания о необходимости выполнения каких-либо действий, отслеживание времени нахождения документа на определенном этапе. В компании также решен вопрос мобильного доступа к СЭД. Вместе с тем, у созданного решения существуют и проблемные области. К примеру, отсутствует единая интегрированная среда обмена данными с управляющей компанией, пока нет единого справочника сотрудников группы компаний, а согласование документов проводится и в устном виде, и на бумаге, что замедляет процесс принятие решений. Кроме того, в "Акадо" находят недостаточным уровень контроля за прохождением информации через незащищенные сети.
По словам г-на Краснова, в "Акадо" изначально решили сегментировать пользователей системы электронного документооборота, чтобы понять, какую именно функциональность использует каждая категория потребителей. Определив уровень потребления сервисов, в компании теперь задумались о том, как при использовании СЭД "достичь баланса между бюрократией и порядком".
Генеральный директор UIDesign Group Платон Днепровский также убежден в том, что СЭД должна быть ориентирована на конкретные категории пользователей. Он отметил, что сегментация пользователей в зависимости от их бизнес-ролей позволяет сделать результат внедрения системы более предсказуемым. Для каждого "персонажа" прописывается определенный сценарий взаимодействия с системой. При этом есть смысл изначально не идеализировать создаваемые персонажи – в этом случае есть шанс избежать иллюзий по поводу "идеальных" подходов к использованию систем документооборота.
Несмотря на то, что в рамках мероприятия были представлен ряд успешных проектов по внедрению типовых СЭД, заместитель начальника отдела электронного документооборота и защиты информации ОДК Сергей Селиванов высказал сомнение в том, что производители софта способны удовлетворить потребности заказчиков в области документооборота лучше самих заказчиков. По его мнению, проект по внедрению СЭД должен стать проектом внутреннего ИТ-департамента, - только в этом случае он будет успешным. Часть выступления г-на Селиванова была посвящена тенденциям построения систем межведомственного документооборота. По его мнению, "пирамида" решений в области межведомственного документооборота будет строиться, начиная с вертикального объединения систем. В этом случае в дальнейшем эти отраслевые ветви смогут образовать единую систему межведомственного документооборота.
Перспективы развития СЭД
Говоря об основных трендах развития рынка СЭД, участники круглого стола подчеркнули, что эти решения стали к настоящему моменту стандартом: они либо уже внедрены в компаниях, либо вскоре появятся. Генеральный директор DocsVision Владимир Андреев отметил заметную в последние годы тенденцию на рынке СЭД - его сегментацию. При этом рынок можно считать вполне сформировавшимся: круг основных типовых решений к сегодняшнему дню сократился до 10-12 систем. Важными трендами также являются формирование рынка типовых горизонтальных и вертикальных СЭД и появление новых потребностей заказчиков в области документооборота.
В числе новых потребностей пользователей г-н Андреев отметил смещение внимания от делопроизводства к автоматизации бизнес-процессов, необходимость в работе с юридически значимыми документами, а также альтернативные формы доставки. Он выделил три основные группы потребителей систем автоматизации документооборота (средние компании, корпоративный сектор и государственные учреждения) и отметил, что потребности каждой из этих групп существенно различаются; причем кризис вносит свои коррективы в эти потребности. Однако в любом случае всем категориям пользователей требуется платформа для реализации специфических документо-ориентированных процессов, готовые решения в сфере делопроизводства и согласования договоров, а также предусмотренная в системах возможность доработки и модификации. При этом, по его мнению, не стоит забывать о необходимости удобства интеграции решений и разумных расходах на автоматизацию документооборота.
Заместитель управляющего директора компании Terralink Андрей Трещук главным трендом последнего года назвал резкий рост позиций Microsoft на рынке систем документооборота. Компания активно играет и на инфраструктурном рынке, поэтому конкуренция с этим вендором очень подстегивает стремление других поставщиков к СОА. Он также озвучил прогнозы аналитиков по развитию решений в области документооборота. По мнению г-на Трещука, вряд ли стимулом для развития рынка СЭД будет конкуренция между компаниями. Основным локомотивом рынка станет потребность заказчиков в недорогих (в том числе и отечественных) СЭД.
Г-н Трещук убежден, что в ближайшее время ECM-системы ждет этап существенной архитектурной и технологической модернизации. Он необходим для того, чтобы предоставить пользователям преимущества функционала и интерфейса web 2.0, а ИТ-специалистам - современные средства построения приложений и их интеграции на базе сервисной архитектуры. При этом пользователи пока не понимают или не готовы принимать новые концепции. Поэтому вендорам придется приложить усилия для продвижения своих идей на рынок.
Говоря о более отдаленных перспективах развития рынка СЭД, аналитики полагают, что заказчики в условиях кризиса будут постепенно переходить к процессному управлению бизнесом - с целью его оптимизации, повышения прозрачности, увеличения эффективности. Поэтому в ближайшие годы будет заметен переход от узких задач автоматизации документооборота к более широким задачам совершенствования управления бизнесом в целом. Внедрение СЭД уже сегодня все чаще рассматривается не как самостоятельный проект, а как элемент комплексного развития ИТ-инфраструктуры, построения единого инфопространства. В дальнейшем эти тенденции станут еще более заметными.
Презентации участников круглого стола
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2039
