Развитие СЭД — процесс бесконечный. Опыт бизнеса и госструктур
Отношения между заказчиками и вендорами при внедрении СЭД складываются не просто — нередко компании отказываются от уже внедренной системы электронного документооборота. Почему так происходит, как внедрять и какую пользу от проекта получает организация — это темы конференции «Рынок СЭД: новые тренды», организованной CNews Conferences и CNews Analytics 27 ноября 2013 г.
Проект внедрения новой СЭД в Аналитическом центре протекал по стандартной схеме. Первый этап — это выбор подходящей платформы на конкурсной основе. Анализ рынка СЭД осуществлялся на основе аналитических статей, отзывов специалистов и итогов выставок и семинаров. Одним из критериев отбора был положительный опыт внедрения систем в госсекторе. Вендорам было предложено реализовать небольшой пилотный проект, результаты которого оценивались по нескольким критериям, включая функциональность, интерфейс, технологичность и др. В тестировании принимали участие сотрудники из Аналитического центра, аппарата правительства и внешние эксперты. В результате всех этих исследований выбор пал на Directum.
Реализация проекта внедрения идет с августа 2013 г., в настоящее время реализуется уже третий его этап — опытная эксплуатация и доработка СЭД Аналитического центра, в ходе которого обучаются пользователи и подготавливаются необходимые управленческие регламенты. Резюмируя, Алексей Хромов отметил, что в настоящее время обеспечить высокий уровень унификации СЭД в госструктурах пока невозможно, затруднен и полный переход на эти системы из-за несовершенства нормативной базы РФ в области юридической значимости электронных документов.
Внедрение системы электронного документооборота в Аналитическом центре началось в августе и закончится в конце декабря 2013 г
Источник: Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации
Удачно судьба СЭД складывается в Республике Коми. Система электронного документооборота, по словам Александра Коробова, заместителя руководителя Комитета информатизации и связи Республики Коми, внедрена вертикально, охватывает внутренний и межведомственный оборот в 31 органе госвласти республики. Дополнительно к ней подключено 85 госучерждений (примерно четверть всех организаций региона) и 2 муниципалитета — в режиме пилотного проекта.
Стартовал проект в ноябре 2010 г. в виде пилота, к началу весны 2011 г. были разработаны регламенты и доработано ПО, с апреля по июль 2011 г. проведено повторное внедрение системы с учетом всех ее доработок. С июля 2011 г. началось тиражирование системы в органах власти, с февраля 2012 г. — подключение госучерждений, а с марта 2013 г. — муниципалитетов.
Как заметил Александр Коробов, на текущий момент СЭД используется даже активнее, чем электронная почта: в системе реализовано множество сквозных межведомственных бизнес-процессов, например, согласование и исполнение нормативных актов, поручений руководителей ведомств и др. Число активных пользователей СЭД превышает 2,5 тыс. человек, а количество документов более 1 млн. При этом ежемесячно число документов растет на 40 тыс., а поручений на 120 тыс.
Для решения проблем с обучением сотрудников, которые будут работать и обслуживать систему, на базе Сыктывкарского государственного университета 2 года назад организован 140-часовой курс по подготовке специалистов для последующей работы в госструктурах Республики Коми.
Основные показатели системы электронного документооборота республики Коми
Источник: Комитет информатизации и связи Республики Коми, 2013
Достаточно масштабная система электронного документооборота развертывается в настоящее время и в госведомствах Московской области. Как отметил Дмитрий Усенков, начальник управления стратегического развития и стандартизации Министерства государственного управления информационных технологий и связи Московской области, в ней использована облачная модель доступа к данным. Это принципиально отличает ее от других аналогов в организациях госсектора.
Целью стартовавшего в сентябре 2013 г. проекта стали оптимизация административных процессов при взаимодействии органов исполнительной власти и подведомственных организаций, а также повышение в целом эффективности работы чиновников. Для этого построена единая информационная среда на базе продукта «Практика» казанского разработчика «Системы документооборота», разработаны единые справочники и классификаторы, а также создано хранилище электронных документов. До конца текущего года планируется полностью перейти на электронный документооборот между звеньями исполнительных органов госвласти Московской области, а в первой половине 2014 г. подключить территориальные подразделения и подведомственные государственные учреждения.
Облачная СЭД «Практика» не только заменила все используемые в госведомствах Московской области решения, но и обеспечила целый ряд дополнительных преимуществ
Источник: Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области, 2013
СЭД для бизнеса
Несмотря на то, что предприятия по-разному организуют свой бизнес, подходы с системе электронного документооборота в компаниях примерно одинаковы. Скажем, первоначально круг ИТ-систем, решающих задачи документооборота, в авиационной компании «Нордавиа» довольно высок — это и почтовые системы на базе Outlook, и корпоративный портал SharePoint 2010, и система управления проектами Microsoft Project, и Lotus Notes/Domino, в котором учитываются договоры, и «Сирена 2000», Amadeus для обслуживания бронирования билетов, и «Меридиан» для планирования и оперативного управления полетами авиакомпании и др. При этом, как отметил Иван Колпаков, заместитель генерального директора по качеству «Нордавиа», в силу роста бизнеса некоторые текущие системы перестали справляться с возросшей нагрузкой. Это коснулось, к примеру, Lotus Notes.
В авиакомпании «Нордавиа» до модернизации СЭД применялось более десятка ИТ-систем
Источник: «Нордавиа», 2013
Кроме того, ужесточились требования регуляторов как со стороны госструктур, так и со стороны материнской компании «Норникель». В связи с этим было решено перенести СЭД на платформу SharePoint и реализовать на ее основе корпоративный портал со средствами управления входящими и исходящими документами, контролем поручений, корпоративной почтой Outlook и даже своеобразной «Доской позора», которая содержит информацию о сотрудниках компании, не справившихся со своими заданиями.
Бизнес-процессы компании «Мир детства», специализирующей на производстве и продаже товаров для детей, по словам Ивана Кузнецова, руководителя отдела информационных систем, связаны с производством, логистикой и закупками, продажами и маркетингом. Компания распределена по всей территории России. По этим причинам выбор СЭД оказался непростым. Система должна быть масштабируемой, обеспечивать гибкость при настройке маршрутов документов и предоставлять развитые механизмы поиска информации. За 20 лет существования компании большинство процессов было отшлифовано, однако роль бумажных документов была велика. Безусловно, некоторые отделы уже были автоматизированы, например, СЭД использовался в казначействе, однако о сквозном электронном документообороте можно было только мечтать.
При внедрении СЭД в компании «Мир детства» удалось оптимизировать многие бизнес-процессы
Источник: Мир детства, 2013
Примерно год назад в «Мире детства» начался проект внедрения системы электронного документооборота. Систему в компании выбирали, исходя из репутации вендора, уровня масштабируемости и возможности доработки. Выбор пал на корпоративную версию «1С: Документооборот». Внедрение проводилось собственными силами: был выбран линейный процесс, охватывающий все подразделения компании, и осуществлен пилотный, тестовый запуск. Что интересно: при обсуждении хода реализации проекта в компании отказались от встреч в переговорных комнатах и активно использовали коммуникативные возможности внедряемой СЭД. Благодаря этому сократилось время на обсуждение и согласование бизнес-процессов, связанных, к примеру, с вводом в розничную сеть новых групп товаров.
В банках на СЭД завязаны многие бизнес-процессы. Так, наиболее значимыми являются документы операционного дня, данные по сделкам, организационно-распорядительные документы. В дополнении к этому, как отмечает Олег Старков, руководитель проектов электронного документооборота «Промсвязьбанка», востребованы системы для обслуживания электронных архивов клиентских досье и информации по сделкам, отчетность операционного дня и др. Основной поток информации сконцентрирован вокруг автоматизированной банковской системы, однако «Промсвязьбанк» применяет и другие классы ИТ-решений: BI-, CRM-, BPM-системы, которые интегрируются как с АБС, с одной стороны, так и СЭД — с другой. Достаточно большой объем данных банков — это бумажные документы (скажем, сканеры паспортов клиентов, копии договоров, выписки и др.). Поэтому банковская СЭД должна поддерживать средства для перевода бумажных копий в цифровые и обратно, обеспечивать их учет, хранение и идентификацию. На электронные формы документов влияют и требования регуляторов в целом и распоряжение Центробанка №2345-У в частности, определяющее, какие сведения допускается хранить в электронной форме (счета, реестры, платежки, кассовые документы). От СЭД требуется, чтобы доступ к этим данным был быстрым, а также поддерживалась их верификация на основе хэш-сумм, перемещение документов между носителями и др.
Источник: Промсвязьбанк, 2013
Особенности хранения электронных документов в архивах регламентирует положение 385-П об особенностях ведения бухучета, которое обязывает сохранять сведения об операциях, договорах и прочие первичные документы о сделках, а также ряд других сведений, касающихся внутренних документов по формированию резервов, учетной политике. При этом документы, получаемые в операционных отделениях банка и вне стен банка (скажем, через мобильные клиенты, онлайн-банки), нередко проходят разные маршруты по согласованию. В первом случае каждый документ сопровождается уникальным идентификатором (например, штрих-кодом), привязывается к клиенту, продукту или договору, далее сканируется и обрабатывается в потоковом режиме и попадает в архив на хранение. При получении внешнего документа создание уникального идентификатора и привязка к клиенту, продукту или операции происходит на этапе сканирования, затем в БД формируется новая единица хранения и создается свободная опись и акт приемки-передачи.
В электронной форме банк вправе хранить лишь определенный набор данных
Сергей Лосев
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3633
