Затраты на СЭД: рассчитываем TCO
Системы электронного документооборота традиционно считаются одними из дорогостоящих среди проектов по автоматизации бизнес-процессов. Собираясь автоматизировать документооборот, в первую очередь заказчик задумывается об адаптации системы для решения конкретных, часто специфических задач и, конечно, о поддержке. Причиной этого являются косвенные расходы на содержание СЭД, которые составляют ощутимую часть конечной стоимости владения (TCO). Как оптимизировать TCO в таких проектах? Как сделать прозрачным расчет затрат? Почему для заказчика проблема сокращения TCO остается актуальной?
ТСО для любой масштабной корпоративной информационной системы является важным фактором, а в условиях нестабильной экономической ситуации, этот фактор является определяющим. СЭД как система, автоматизирующая процессы управления, обязана максимально гибко подстраиваться под изменения в бизнесе. Это влечет изменения в функциях системы, необходимость создания новых процессов и интеграцию с другими приложениями. Простота внесения таких изменений, кастомизации решения, легкость сопровождения отражается на ТСО. Директор по развитию Docsvision Сергей Курьянов утверждает, что ТСО, как правило, падает при росте масштаба проекта, но нелинейно. Причиной является наличие точек масштабирования, связанных с архитектурными изменениями – созданием распределенной системы, механизмов репликации, федерации. По его словам, "в этих точках ТСО возрастает, а сгладить рост помогает виртуализация, переход к хостингу приложения". Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи", приводит в пример, что большинство успешных проектов СЭД окупаются в течение первого года полномасштабной промышленной эксплуатации системы, при этом вопрос масштаба проекта играет при этом ключевую роль. "Чем больше сотрудников организации использует СЭД, тем выше оказывается экономический эффект и ниже удельная совокупная стоимость владения", - отмечает эксперт. В то же время, как отмечают аналитики, очень часто непредвиденный рост TCO связан с недостатком компетенций, как у пользователей, так и у сотрудников, отвечающих за эксплуатацию системы.
Российское или зарубежное?
Вопрос выбора той или иной СЭД в зависимости от региональной принадлежности разработчика не имеет однозначного ответа в аспектах расчета TCO и слишком сильно привязан к конкретной ситуации заказчика. "Конечно, можно выбрать систему иностранного производства, специалистов по которой в нашей стране нет вовсе и получить баснословную стоимость обслуживания. Но это скорее вырожденный случай, который говорит не о преимуществах и недостатках отечественных или западных систем, а о преимуществах разумного выбора", - говорит Юрий Корюкин.
Опрошенные CNews разработчики разделились во мнении и обосновании причин выбора той или иной системы, но сошлись в том, что сама по себе страна происхождения не имеет серьезного влияния на TCO. Сергей Курьянов полагает, что для средних российских предприятий, не имеющих в планах сделки M&A на международном рынке, всегда выгоднее использовать отечественную СЭД. Причина этого – тот факт, что все компоненты стоимости (и лицензии, и работы по внедрению, и поддержка) оказываются существенно ниже, а зависимость вендора и внедренца от заказчика – на порядок сильнее. Наличие этих факторов снижает риски проекта. Аналогичного мнению придерживается Михаил Потапенко, говоря о том, что, с точки зрения оптимизации расходов, отечественные СЭД обеспечивают меньшую стоимость владения, поскольку если даже не учитывать стоимость лицензий и услуг по внедрению системы, которые выше у западных решений, обеспечение поддержки работоспособности системы и ее модификации для западных разработок более затратное, как в случае набора в штат профильных специалистов, так и в случае привлечения внешних консультантов.
В свою очередь, Андрей Гриб подчеркивает, что западные СЭД имеют огромные потенциальные возможности, однако исключительно сложны в адаптации и настройке – чтобы заставить такое решение поддержать основные процессы управления документами, потребуется участие дорогостоящих специалистов, длительный период работ. "Основным недостатком западных СЭД является их полная оторванность от российской специфики документооброта, при высокой стоимости лицензий и сопровождения. Эти решения сейчас очень сильно проигрывают российским продуктам, которые с одной стороны, построены с учетом все традиционных особенностей нашего делопроизводства, а с другой, достаточно недорогие", - считает господин Гриб.
Андрей Трещук предлагает ввести разделение не на отечественные и зарубежные разработки, на решения от мировых лидеров рынка СЭД и остальных производителей. По его мнению, крупной организации в финансовом, телекоммуникационном или госсекторе можно рекомендовать использовать единую платформу от Open Text, EMC, Microsoft, IBM или Oracle: "В таких организациях список задач управления документами и неструктурированной информацией очень широк и экономия за счет их решения на единой платформе может быть колоссальной. В крупной организации очень дорогим является также введение изменений, что с промышленной ECM-системой выйдет существенно дешевле". В свою очередь, эксперт замечает, что небольшой проектной организации, вполне возможно, со всех точек зрения будет более выгодным использование специализированной системы управления документами, поставляемой, например, производителями AutoCAD или Microstation.
Как оптимизировать ТСО?
Игроки рынка СЭД замечают, что, несмотря на очевидную важность TCO в таких крупных проектах по автоматизации, как внедрение системы документооборота, требующих больших материальных затрат, полного понимания необходимости ориентации на ТСО как на основной критерий выбора решения, у заказчиков пока нет. Тем не менее, первые шаги в этом направлении уже делаются – заказчики начали менять свое отношение к консалтингу в сторону оптимизации расходов на эти услуги. Это связано с тем, что на рынке закончился период, когда нормой считались длительные сроки введения СЭД, и сейчас интерес вызывают как раз проекты с прогнозируемыми сроками ввода и прозрачностью результатов внедрения в течение нескольких месяцев. В текущих экономических условиях заказчик уже сделал шаг в сторону оптимизации консалтинговых услуг. "Комплексный же эффект от СЭД — это качественно новая культура управления, и понятно, и естественно, что для ее изменения требуется более длительное время", - замечает Михаил Потапенко, и выделяет два важных аспекта оптимизации TCO на стороне разработчиков и интеграторов. Первый, методологический, позволяет предложить заказчикам сбалансированные по стоимости и результату решения, а второй, технологический, представляет собой ориентацию на использование проверенных и отлаженных компонентов. "Это необходимо как для сокращения затрат на ввод системы в эксплуатацию, так и для повышения жизненного срока продукта на площадке заказчика", - заключает эксперт.
Примеры того, как сократить расходы в проекте СЭД на основе отработанной методики внедрения и заложенной в систему возможности быстрой автоматизации процессов, приводит Андрей Гриб. Для этого нужно реализовать в системе переднастроенные типовые процессы работы с документами, которые готовы к использованию, не требуют множественных настроек, при этом сохраняют гибкость для учета специфики заказчика. Эти действия помогают снизить стоимость, как на этапе внедрения, так и при сопровождении системы, когда потребуется быстро добавить новые процессы.
Сергей Курьянов предлагает другие два варианта сокращения TCO в СЭД. Во-первых, это концентрация проекта с целью снижения его стоимости, во-вторых, концентрация проекта с целью направить его на ключевые процессы, дающие наибольшую отдачу. "Снижение стоимости лицензий и работ – третий путь, но идти по нему надо осторожно – часто можно купить дешевле то что не даст нужной функциональности или приведет к большим затратам по проектированию и эксплуатации решения", - замечает господин Курьянов, подчеркивая, что чтобы сделать расчет затрат прозрачным, заказчик должен осуществлять его сам – именно в его бизнесе лежат источники окупаемости.
В условиях сокращения ИТ-расходов очевидно, что игроки рынка и их клиенты будут пересматривать свое отношение к внедрению СЭД, ориентируясь на оптимизацию TCO. Уменьшение сроков отдачи инвестиций (ROI) в эту область постепенно приводит к тому, что компания-разработчик будет стремиться повысить жизненный срок продукта на площадке заказчика, а заказчик - сократить расходы.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2058
