Затраты на СЭД: рассчитываем TCO
Системы электронного документооборота традиционно считаются одними из дорогостоящих среди проектов по автоматизации бизнес-процессов. Собираясь автоматизировать документооборот, в первую очередь заказчик задумывается об адаптации системы для решения конкретных, часто специфических задач и, конечно, о поддержке. Причиной этого являются косвенные расходы на содержание СЭД, которые составляют ощутимую часть конечной стоимости владения (TCO). Как оптимизировать TCO в таких проектах? Как сделать прозрачным расчет затрат? Почему для заказчика проблема сокращения TCO остается актуальной?
Стоимость СЭД напрямую зависит от того, что под этим понятием подразумевает как сам заказчик, так и разработчик или интегратор. Системы электронного документооборота могут быть как в виде архивов документации, оснащенных системой потокового ввода, так и системами управления разработкой конструкторской документации и решениями в области организационно-распорядительного документооборота. Это значит, что СЭД может быть как единым аппаратно-программным решением (сервер, СХД плюс программное обеспечение и СУБД), так и модульной платформой, компоненты которой разработаны, в том числе, и сторонними производителями. Для того чтобы интеграция с существующими ИТ-системами, как ERP/CRM, прошла успешно, разработчики активно используют принципы открытой и модульной (SOA) архитектуры и стандартиризацию, что позволяет создавать взаимозаменяемые компоненты. Эти факторы в конечном итоге и определяют стоимость проекта СЭД, в частности, лицензий на рабочие места. Андрей Трещук, заместитель управляющего директора TerraLink, замечает, что взаимозаменяемость систем и компонент ведет к ужесточению конкуренции, а значит и к более гибкой ценовой политике поставщиков.
Игроки рынка отмечают, что политика ценообразования таких решений в области автоматизации в настоящее время является наиболее гибкой и в целом прозрачной. В связи с экономическим кризисом вендоры СЭД используют различные маркетинговые инструменты для стимулирования продаж – прогрессивные скидки и продажа лицензий в кредит или в рассрочку - или же выпускают типовые решения для наиболее массовых сегментов рынка. В то же время, помимо лицензии на непосредственно рабочие места, в общую стоимость проекта входит стоимость системного программного обеспечения (операционная система, СУБД, ECM-платформа) и комплекса работ по внедрению СЭД, а также расходы на сопровождение решения и техническую поддержку. Кроме того, в ряде решений подразумеваются затраты на приобретение дополнительного ПО: это могут быть приложения для создания отчетов, поисковые подсистемы и другие серверные компоненты, стоимость которых не входит в цену пользовательских лицензий.
Опрос отечественных разработчиков СЭД показал, что достаточно серьезный на Западе тренд, как использование SaaS в документообороте, в России непопулярен и не влияет на стоимость СЭД. Борис Романов, архитектор системы "ЕВФРАТ-Документооборот", считает, что предоставление услуги в рамках подхода SaaS подразумевает массовое использование заказчиками типового функционала. "Успешность этого подхода можно наблюдать, например, для технологий CRM. Внедрение СЭД зависит от огромного количества факторов: масштабов, формы собственности, специфики основной деятельности, используемой управленческой модели, квалификации специалистов по делопроизводству и многих других факторов", - говорит господин Романов. "Даже в государственных учреждениях регламенты делопроизводства могут разительно отличаться. Это означает, что каждое внедрение требует кастомизации решения под заказчика, что многократно увеличивает нагрузку на хостер-провайдера и сводит на "нет" все выгоды от SaaS". По его мнению, решения SaaS будут использоваться на рынке СЭД тогда, когда появятся общепринятые стандарты, при этом на первом этапе, скорее всего, стандартиризации подвергнутся некоторые функциональные подсистемы СЭД для выполнения отдельных бизнес-процессов работы с документами. Похожей точки зрения придерживается и Андрей Гриб, генеральный директор компании "БОСС-Референт", отмечая, что SaaS не позволит кастомизировать систему документооборота под задачи конкретной фирмы. Другой причиной непопулярности этой модели, господин Гриб назвал неготовность заказчиков использовать удаленные хранилища для важной информации, представляющей коммерческую тайну: "В СЭД присутствует достаточно много документов, которые организации относят к "конфиденциальным документам", и пока еще заказчики психологически не готовы позволить этой информации циркулировать на внешних серверах".
Еще одна тенденция, связанная с применением Open Source решений в этой сфере, пока еще находится в самом начальном этапе развития. Одно из основных преимуществ СПО, которое выделяют аналитики, заключается в небольшом размере инвестиций на начальном этапе проекта, поскольку модель СПО не предполагает затрат на лицензирование, приобретается только сервис – сопровождение программного продукта. В то же время, сохраняются эксплуатационные затраты, в частности, на содержание непрофильного высококвалифицированного персонала, обслуживающего решение. Таким образом, в проекте изменяется только удельная стоимость владения в год. Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия, не исключает возможности появления базовых модулей ECM-систем на основе открытого ПО, но полагает, что в таких случаях TCO СЭД не уменьшится, а наоборот, увеличится. Причиной этого станет отсутствие двух факторов – обучения и сертификации специалистов, а также поддержки системы в случае изменений нормативного характера, внутреннего регламента или регламента взаимодействия с контрагентами партнеров компании. Кроме того, в СЭД на базе СПО не решены вопросы безопасности: "Практически ни одна из систем, которые сертифицируются как безопасные, не остаются после этого открытыми. В текущей ситуации Open Source решения в области СЭД не очень оправданы с технологической и экономической точки зрения, а, как следствие, не очень-то и востребованы рынком". Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies, называет открытие кода СЭД "маркетинговой уловкой разработчика, предпринятой с целью сыграть на тренде". "На текущий момент Open Source решения СЭД не представляют серьезной конкурентной угрозы проприетарному ПО, так как TCO подобных решений оказывается выше, чем у целого ряда отечественных СЭД. Сегодня в области СЭД нет готовых к использованию решений Open Source, что нивелирует преимущество в отсутствии лицензионных выплат. Внедрение же своими силами подобных решений видится трудоемкой и, часто, непрогнозируемой по срокам задачей. Обычная практика внедрения СЭД в формате Open Source показывает сильную привязку системы к разработчику, что ограничивает их тиражируемость".
Как рассчитать TCO?
Разработчики СЭД отмечают, что в последние несколько лет на отечественном рынке произошел очень важный перелом, заключающийся в том, что у ответственных за внедрение ИТ-систем в компаниях лиц возникло осознание того, что стоимость замены информационной системы новой сильно возросла. "Пять-семь лет назад ИТ-директор легко мог принять решение о замене системы икс системой игрек, так как система икс не оправдала его ожиданий. Сегодня, в большинстве своем, информационные системы уже накопили в себе критичный объем данных и стали неотъемлемой частью предприятий и организаций, а дублирующие неавтоматизированные процессы, по большей части устранены. Ошибка, сделанная несколько лет назад, сегодня может привести к существенным потерям для организации, при этом ее исправление – достаточно дорогой процесс", - рассказывает Андрей Трещук. По этой причине затраты на обслуживание/владением СЭД стали более важным критерием при выборе, чем стоимость системы. Кроме того, стоимость работ по внедрению в несколько раз выше стоимости лицензий из-за того, что зависимость заказчика от вендора и внедренца на этапе эксплуатации максимальна, поэтому на то, на чем нельзя будет сэкономить, обращают больше внимания.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2058
