Развитие СЭД: от документооборота к управлению бизнесом
В последние годы требования к функционалу корпоративных систем электронного документооборота сильно изменились. Задачи автоматизации канцелярии, архивации документов – традиционные для подобных систем – уже решены в большинстве организаций, у которых есть в этом потребность. Но по мере появления все более совершенного инструментария для документационного обеспечения управления (ДОУ), платформы СЭД стали пригодны и для автоматизации других задач, выходящих за рамки привычного функционала.
Другим механизмом является генерация описания этих действий в тексте заданий при формировании шаблонов бизнес-процессов, используемых в приложении. Все это позволяет сотрудникам работать с системой без обучения, что как раз является актуальным для приложений СЭД. Другая возможность упрощения интерфейса – создание рабочих мест, где доступен только функционал, который нужен данному пользователю в рамках его роли. Все эти возможности позволяют максимально оптимизировать интерфейс. Наиболее ярко эта тенденция проявляется в создании мобильных приложений.
Использование мобильных устройств заставляет разработчиков задумываться о новых подходах к реализации интерфейса, оптимизированных под определенный форм-фактор. Достоинством данных типов рабочих мест является, помимо удобного интерфейса, возможность работы с приложениями СЭД в любых условиях, в частности при отсутствии физического подключения к сети, например в самолете.
Рабочие места на базе мобильных платформ
В Docsvision 5.1 реализованы набор мобильных автоматизированных рабочих мест руководителя (АРМ), ориентированных на различные сценарии. Это модуль "Топ-менеджер2 для планшета iPad и Windows 8, ориентированный на сценарии работы руководителя, и мобильный "Ассистент" для платформы Android, который позволяет сотрудникам обрабатывать задания и документы в приложениях со своего мобильного телефона. В планах компании – разработка и других мобильных АРМ для решения специализированных задач.
Функции общих задач
Современные СЭД накопили большое количество инструментов, которые могут использоваться не только для автоматизации задач обработки документов, но и для автоматизации общих задач менеджмента. Docsvision 5.1 поддерживает некоторые актуальные механизмы.
В системе реализована мощная система работы с заданиями, которая обеспечивает следующие возможности: создание персональных и групповых заданий; связывание заданий с различными объектами и документами системы, а также с различными внешними объектами информационной системы; средства маршрутизации делегирования и декомпозиции заданий; динамическую маршрутизацию заданий в случае отсутствия сотрудника; автоматическое замещение в нештатных ситуациях и др.; кастомизацию интерфейса задания в зависимости от контекста приложения и пользователя; настройку сценариев обработки заданий, сбора статистики исполнения и т.д.; учет бизнес-календаря расписания сотрудника; гибкие инструменты поиска и агрегированного представления заданий в зависимости от контекста их обработки в приложениях.
Помимо заданий, в системе поддерживаются и другие инструменты работы руководителя: средства описания бизнес-процессов и их автоматизации; возможность сбора управленческих метрик (KPI); возможность построения отчетов о качестве исполнения; наличие простого интерфейса для динамического описания процессов непосредственно самим менеджером; наличие средств интеграции, обеспечивающее реализацию процессов обработки внешних по отношению к СЭД данных; возможность публикации отчетов о ходе процесса на SharePoint-портале и многое другое.
Управление заданиями и бизнес-процессами
С учетом наличия специализированных АРМ и специализированных рабочих мест, например Outlook-клиента, Docsvision может быть использован в качестве рабочего места руководителя, которое агрегирует все потоки его работ в едином универсальном рабочем месте. В рамках развития нашей платформы деятельность в данном направлении является стратегической.
Юридическая значимость
В платформе Docsvision 5.1 реализованы все необходимые механизмы для работы с документами без использования бумажных копий. В соответствии с требования ФЗ-63 в системе реализованы механизмы простой, усиленной и квалифицированной подписи. Имеется возможность подписывать не только файлы, но и атрибуты учетных форм с соответствующей подсветкой. Помимо данных, имеется возможность подписывать операции пользователя с документом и проверять подлинность выполнения операции именно с определенной версией документа. Журнал подписи хранит не только факт подписи, но и информацию о ее типе – согласующая, утверждающая и т.д.
Имеется возможность экспорта и импорта документов из системы вместе с электронной подписью для обеспечения обмена документами с внешними контрагентами. В случае использования для межорганизационного документооборота услуг оператора (например, сервиса "Диадок") реализован специальный модуль – шлюз "Docsvision-Диадок". Он обеспечивает автоматическую пересылку юридически значимых документов из СЭД контрагенту с возможностью получения квитанций и встречных подписей. Также в ближайшее время появится модуль для обмена с контрагентами структурированными документами – счетами-фактурами и накладными. Все эти механизмы создают необходимую техническую базу для создания в организации системы безбумажного юридически значимого документооборота.
К сожалению, в одной статье невозможно осветить все инновационные идеи. Но даже беглый обзор позволяет оценить те изменения, которые происходят на рынке систем СЭД, и увидеть замечательные перспективы дальнейшего развития данного направления автоматизации.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3447
