Развитие СЭД: от документооборота к управлению бизнесом
В последние годы требования к функционалу корпоративных систем электронного документооборота сильно изменились. Задачи автоматизации канцелярии, архивации документов – традиционные для подобных систем – уже решены в большинстве организаций, у которых есть в этом потребность. Но по мере появления все более совершенного инструментария для документационного обеспечения управления (ДОУ), платформы СЭД стали пригодны и для автоматизации других задач, выходящих за рамки привычного функционала.
К такому инструментарию можно отнести: функциональность управления бизнес-процессами, средства обработки электронных форм, гибкие средства маршрутизации и управления заданиями, средства настройки справочников и других компонентов системы, возможность сбора данных по разным параметрам, построения сводных отчетов и др.
Все это сформировало предпосылки для основного тренда в развитии российских СЭД – переход от автоматизации задач ДОУ к автоматизации широкой номенклатуры административных процессов в компаниях, с учетом их отраслевой специфики и особенностей процессов. По сути из этого основного направления развития СЭД вытекают более частные тренды, которые наблюдаются в последнее время.
Отдельное направление, ставшее актуальным в последнее время, – переход на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭД). Чтобы яснее отразить возможности новых решений, можно обратиться к последней версии платформы Docsvision 5.1.
Разработка новых приложений
Платформа Docsvision 5.1 содержит полный набор функций для разработки готовых приложений, интегрированных в общую среду СЭД компании и закрывающих определенные процессы. Примерами таких "коробочных" решений, обладающих готовой функциональностью, могут служить модули "Управление совещаниями", "Обращение граждан", "Управление договорами", "Управление товарно-материальными ценностями", "Архивное делопроизводство" и ряд других. Особенностью приложений является легкая адаптация к специфике бизнес-процессов в конкретной организации. Для этого в платформе имеется набор конструкторов, которые можно использовать для гибкой настройки приложений.
Например, среди них имеются: возможность адаптации электронных форм объектов приложения и бизнес-логики ее обработки; описание жизненного цикла объектов и связь с его этапами внешнего представления форм объектов; структура ролей, включая динамические роли, связанные с содержанием объектов и документов, и доступность тех или иных форм, а также операций для исполнителя роли; бизнес-логика обработки объектов; структура справочных данных; бизнес-процессы, обрабатывающие объекты и документы системы; структура поисковых запросов и визуальное оформление представлений для данных приложения; аналитические отчеты.
Все это позволяет учесть особенности бизнес-процесса конкретной организации, как в части бизнес-логики приложения, так и в части его интерфейса при внедрении, взяв за основу базовые функции "коробочного" решения.
Система содержит инструменты настройки приложений для их адаптации под нужды конкретной компании
Помимо средств настройки готовых приложений Docsvision 5.1 включает в свой состав модуль "Конструктор приложений", который позволяет создавать новые приложения с нуля и распространять их как в рамках конкретной организации, так и среди других пользователей системы.
Описываемые средства настройки и разработки требуют существенно меньшей компетенции, чем при использовании традиционных методов разработки ПО, что обеспечивает более быстрое внедрение приложений, в соответствии с потребностями конкретного бизнес-процесса.
Разнообразие возможных вариантов использования платформы СЭД и вовлечение в ее работу новых классов пользователей, например топ-менеджеров компании или линейных сотрудников, не работающих с системой на регулярной основе, приводит с следующему важному требованию к современной СЭД.
Упрощение интерфейса
Ранее традиционные СЭД ориентировались в основном на специально подготовленных сотрудников и поэтому имели перегруженный интерфейс с лишним для многих пользователей функционалом. Современная СЭД должна предоставлять пользователю максимально простой и интуитивно понятный интерфейс, который можно использовать, не обращаясь к пользовательской документации и не проходя специального обучения. Это является нетривиальной задачей для разработчика приложения, так как функции приложений СЭД остаются достаточно насыщенными. В Docsvision 5.1 реализован целый ряд ноу-хау, обеспечивающих решение данной задачи.
Система сама определяет для пользователя доступный функционал. Пользователь может действовать в разных ролях – например, быть временным заместителем автора документа или контроллером задания по обработке определенного документа, быть исполнителем, контроллером или автором документа. Конструктор ролей позволяет настроить возможности пользователя в контексте сценария обработки документов. Также можно связать форму внешнего представления документа с контекстом его обработки, ролью текущего сотрудника и состоянием документа. Таким образом, приложение само определяет, какую форму представления объекта предоставить пользователю и какие функции его обработки сделать доступными. Это позволяет существенно упростить интерфейс приложения для пользователя.
Интерфейс оптимизируется в зависимости от роли пользователя и контекста обработки
В Docsvision 5.1 применены еще несколько механизмов, упрощающих работу пользователя в системе. Есть механизм, который позволяет выводить прямо в интерфейсе системы короткую инструкцию, по которой пользователь может совершить необходимые действия.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3447
