Развитие СЭД — процесс бесконечный. Опыт бизнеса и госструктур
Отношения между заказчиками и вендорами при внедрении СЭД складываются не просто — нередко компании отказываются от уже внедренной системы электронного документооборота. Почему так происходит, как внедрять и какую пользу от проекта получает организация — это темы конференции «Рынок СЭД: новые тренды», организованной CNews Conferences и CNews Analytics 27 ноября 2013 г.
При всей важности и необходимости систем электронного документооборота далеко не всегда они положительно влияют на управленческие процессы. Аналитики и эксперты отмечают, что в ряде случаев время на реализацию того или иного бизнес-процесса из-за необходимости соблюдать множество формальных регламентов только увеличивается. Станислав Макаров, журналист-аналитик CNews Analytics, подчеркивает, что заказчики не хотят управлять бизнесом по-новому, а поставщики им в этом содействуют.
Компании понимают современные ECM-системы лишь как средство для ввода дополнительных полей в карточках, контроля поручений и выдачи резолюций. В то же время, считает спикер, внедрение ECM-решений должно рассматриваться бизнесом не как отдельная технология, которая автоматизирует определенный набор действий, а как целая стратегия, охватывающая множество областей — и управление документами, и делопроизводство, и BPM, и обработку изображений, и социальный контент.
Основные составляющие ECM по оценкам Gartner
Источник: Gartner, 2012
Взгляд вендоров на СЭД
Среди вендоров и поставщиков решений, представленных на конференции, были компании «Логика бизнеса», WSS-Consulting, 1C-КПД, «Институт управления проектами» и Digital Design. Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор «Логики бизнеса», перечислил основные особенности жизненного цикла систем электронного документооборота. Несмотря на то, что СЭД при успешном внедрении используется в среднем 7-10 лет, может возникнуть необходимость в ее замене гораздо раньше. Среди причин — большие затраты на сопровождение старых версий, их функциональные ограничения, отсутствие поддержки и др. Сложность порой вызывают и доставка исходных документов из регионов в т. н. централизованные центры обслуживания. Между тем при консолидации информационных ресурсов, как, например, было сделано оператором связи Tele2 России на основе системы IBM FileNet и продукта «Логика ECM Финансовые документы», упрощается доступ к финансовым документам и совершенствуются процессы управления ими. Кроме того, Олег Бейлезон отметил рост популярности ECM-решений на базе СПО-продуктов в целом и на основе Alfresco в частности. По оценкам Gartner, этот производитель еще не входит в лидеры, однако уверенно себя чувствует и в квадранте «визионеров». Польза от подобных решений выражается в экономии ИТ-бюджетов, снижении стоимости внедрения и за счет открытости кода программ возможности интеграции с другими приложениями.
Несмотря на неверное толкование самой концепции ECM и вендорами, и заказчиками, в разработке ряда новых ИТ-систем в области документооборота и EMC во главу угла ставятся именно бизнес-процессы. Это отметил Олег Кошкаров, ведущий менеджер по продукту компании «Институт управления проектами», рассказывая о решении FlowPoint, основанном на платформе Microsoft SharePoint. В результате ориентирования на бизнес-процессы достигается необходимая для решений гибкость и появляется возможность автоматизировать также и процессы, находящиеся вне компетенции СЭД.
Оптимизация бизнес-процессов дает свои преимущества при внедрении СЭД
Источник: Институт управления проектами, 2013
Такой же подход, по словам Геннадия Попова, управляющего партнера WSS-Consulting, используется в системе WSS Docs, также построенной на Microsoft SharePoint. В настоящее время реализовано уже более 20 крупных проектов с числом пользователей в каждом из них от 1 до 20 тысяч. Один из таких проектов — внедрение СЭД в международной компании Takeda Pharmaceutical. Особенностями проекта, о котором вместе с Геннадием Поповым рассказал Георгий Самодуров, руководитель проектного офиса ИС/ИТ, Takeda Pharmaceutical, стали многоязычный документооборот и автоматизация основных регламентов на согласование и утверждение документов, включая заявки на расходы, поездки, договоры подряда, путевые листы и др.
Надстраиваемая над Microsoft SharePoint 2007/2010/2013 система FlowPoint позволяет визуально описывать бизнес-процессы
Источник: Проект для законодательного собрания Пермского края Института управления проектами
Другой тренд, активно поддерживаемый производителями, — это мобилизация СЭД. Если верить аналитикам, постоянно рапортующим о многократном превосходстве мобильных гаджетов над персональными компьютерами, эти девайсы — смартфоны и планшеты — давно используются в бизнесе, в том числе и в сфере электронного документооборота. Мобильные СЭД предоставляют средства учета и контроля файлов и документов, совместной работы и управления задачами, поручениями. Об одном из решений рассказал Владимир Сафаров, руководитель отдела продаж, 1С-КПД. Продукт реализует ключевые функции СЭД, работает на многих мобильных системах и доступен в нескольких вариантах — более простом, полезным для низовых управленцев, и «гламурном», для высшего руководства. Решение, кроме того, интегрируется с рядом облачных сервисов — в частности с Google Apps, а также предоставляет средства для смс-оповещения.
СЭД для госсектора
Одним из ключевых потребителей систем электронного документооборота был и остается госсектор. Об основных особенностях СЭД для госструктур напомнил Владимир Кохан, директор по развитию бизнеса Digital Design. Речь шла об электронном согласовании с ЭЦП, поддержке межведомственного и межфилиального взаимодействия, автоматизации всех прикладных процессов (от согласования договоров до управления совещаниями), а также о средствах для интеграции с другими ведомственными ИТ-системами. Владимир Кохан рассказал и о некоторых крупных проектах внедрения документооборота на основе платформы DocsVision – в Сбербанке и Министерстве экономического развития РФ.
Особенности межфилиального обмена документов с электронной подписью в Сбербанке
Источник: Digital Design, 2013
Тему развития и применения систем электронного документооборота в госструктурах поддержал Алексей Хромов, руководитель дирекции по информационным технологиям Аналитического центра при Правительстве РФ. В Аналитическом центре ИТ-системы решают целый спектр задач от извлечения знаний, построения архивов, учета кадров, контроля исполнения поручений и планирования. При этом Алексей Хромов отметил, что у госструктур достаточно часто появляются проблемы при построении СЭД. Они связаны, во-первых, с многообразием платформ электронного документооборота — выбрать какое-то решение зачастую бывают достаточно сложно. Во-вторых, вендоры не учитывают все процессы в госорганизациях и их специфику. Наконец, внедренцы забывают о том, что СЭД существует не в вакууме и с ней увязаны смежные задачи. Кроме того, накоплен багаж электронных данных, которые при миграции на новые версии продуктов также следует портировать.
Василий Бабинцев: В 2014 году рынок может показать стабильную динамику в районе 5–10%
Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM, оценил динамику российского рынка СЭД, рассказал о требованиях бизнеса, уровня информатизации и описал самый сложный проект 2013 года.
CNews: Как вы оцениваете динамику российского рынка СЭД в 2013 году? Каков ваш прогноз на 2014 год?
Василий Бабинцев: По рынку цифр, конечно, еще нет. В начале 2014 года, когда данные консолидируются, мы ожидаем увидеть положительную динамику, соответствующую тренду последних 5 лет. Рынок ECM будет расти в соответствии с темпами всего ИТ-сектора. Рост числа проектов по внедрению ECM-систем составит около 5% (в прошлом году прирост превысил 9%). Всплесков сейчас ожидать не стоит, мы наблюдаем консолидацию. Хотя есть некоторые отрасли, которые могут показать себя лучше.
Алексей Будин: Требования организаций растут, и простой электронной канцелярии уже недостаточно
Алексей Будин, директор компании ELMA, оценил уровень информатизации российских компаний, рассказал о потребностях бизнеса и основных преимуществах систем класса BPMS.
CNews: Как вы оцениваете уровень информатизации документооборота в российских компаниях?
Алексей Будин: Документы во многих российских компаниях по-прежнему частично или полностью выпускаются и хранятся в бумажном виде. Зачастую и межведомственный документооборот ведется на бумаге. О полном переходе на электронный документооборот говорить рано. Одна из причин торможения – требования законодательства; для ряда документов требуется обычная подпись и последующее хранение в «бумажном виде». Развитию СЭД препятствует и внутренний фактор – персонал и руководство компаний могут не хотеть менять привычный уклад, вносить изменения в бизнес-процессы, тратиться на введение новой информационной инфраструктуры и обучение сотрудников. Межкорпоративному документообороту также мешает отсутствие единых стандартов управления документами.
Иван Ласкин: работать с различных устройств и в любом месте – это удобно
Иван Ласкин, руководитель направления документооборота компании Haulmont, рассказал о влиянии тренда BYOD на современные СЭД и поделился самым эффективным проектом своей компании – внедрении собственной разработки в «Русскую Платину», что позволило компании эффективно управлять своими подразделениями.
CNews: Какой проект вашей компании в 2013 году вы можете назвать самым эффективным и почему?
Иван Ласкин: Стоит отметить автоматизацию документооборота в группе компаний «Русская Платина». Перед нами стояла задача в сжатые сроки интегрировать работу всех сотрудников подразделений в Хабаровске и в Москве в единую информационную среду. Внедренная система ТЕЗИС позволила нивелировать временную разницу в работе офисов: документ переходит из одной системы в другую, учитывая смену часовых поясов. Удаленные от центра подразделения получили возможность как построения сквозных процессов документооборота (когда согласование начинается в одном офисе, а заканчивается в другом), так и использования локального документооборота, не связанного с другими системами. Такими образом, были минимизированы риски простоя в случае сбоев в работе центральных серверов. Благодаря возможности отслеживать сроки движения документов по процессам существенно усилился контроль исполнения поручений, заказчик получил важный инструмент контроля деятельности сотрудников удаленных офисов. Сейчас внедренная система позволяет эффективно управлять подразделениями в условиях их роста и консолидации всей компании.
Геннадий Попов: у отечественных разработчиков отсутствует понимание, какие бизнес-задачи должна решать СЭД
Геннадий Попов, управляющий партнер, WSS-Consulting, оценил динамику спроса на СЭД в 2013 году, рассказал об основных проблемах, тормозящих процесс информатизации документооборота, и об основных трендах, влияющих на эту сферу.
CNews: По вашей оценке, какова динамика спроса на СЭД в 2013 году по сравнению с прошлым годом?
Геннадий Попов: После выхода из кризиса все большее количество компаний имеет возможность оптимизировать свои бизнес-процессы благодаря СЭД. И тем важнее этот переход становится в последние годы, когда рынок насыщен, обойти конкурента зачастую возможно лишь при наиболее эффективном использовании всех имеющихся ресурсов.
Олег Бейлезон: Мы ожидаем сохранения устойчивого интереса к СЭД и ECM-решениям
Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи) оценил динамику российского рынка СЭД и роль госсектора как заказчика и регулятора в его развитии.
CNews: Как вы оцениваете динамику российского рынка СЭД в 2013 году? Каков ваш прогноз на 2014 год?
Олег Бейлезон: Рынок СЭД если и не переживает второе рождение, то продолжает уверенно расти. Точкой роста в 2013 году стало переосмысление – и заказчиками, и поставщиками продуктов и услуг – того факта, что управление контентом – это не только автоматизация канцелярии. Это также и хранилища электронной документации, и поддержка юридически значимого документооборота, и автоматизация смежных документопотоков. В 2014 году мы ожидаем сохранения устойчивого интереса к СЭД и ECM-решениям, что подтверждается нашим прогнозным портфелем заказов на следующий год.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3633
