"Ростелеком" перешел на единую СЭД
В конце прошлого года в "Ростелекоме" завершилось внедрение единой системы электронного документооборота на платформе EMC Documentum 6.7. Проект реализован давним партнером оператора, компанией AT Consulting, и является первым масштабным внедрением новой версии EMC Documentum на территории России и СНГ. О причинах выбора подрядчика, ходе реализации и первых результатах рассказывают непосредственные участники проекта с обеих сторон.
CNews: То есть лицензии уже были, они работали, и достаточно было их обновить и распространить на всю компанию?
Елена Казачинская: Не совсем так. Работающие на одной и той же платформе МРК пользовались разными версиями Documentum и форматами технической поддержки, системы находились в различных стадиях развития. После выбора платформы и подрядчика, было принято решение использовать в качестве целевого решения уже реализованную и активно функционирующую модель уральского макрорегиона. Начали с Корпоративного Центра. Сразу могу сказать, что модель пришлось адаптировать, так как процессы в Корпоративном Центре и макрорегионах имеют небольшие различия.
CNews: Насколько известно, проект шел поэтапно, в разных подразделениях. Как обеспечивалось взаимодействие между старым и новым функционалом в процессе перехода?
Елена Казачинская: В момент реализации системы в Корпоративном Центре процесс документооборота с МРФ был построен через интеграционную шину. При интеграции сознательно настроили наиболее важные процессы. Регистрация входящих, исходящих, поручения, формирование отчетов и контроль исполнительской дисциплины проводились в полуавтоматизированном формате.
Елена Казачинская: В "Ростелекоме" очень много сотрудников, которые долгое время работали в разных системах и привыкли к другим интерфейсам
Тратить время и деньги на разработку и доработку интеграционных процессов смысла не было, ведь скоро все должны были оказаться в едином информационном пространстве.
CNews: То есть, шина – буквально чтобы продержаться на время внедрения, на время развертывания?
Елена Казачинская: Да, но, тем не менее, МРК на это время получили дополнительный инструмент для коммуникаций как с Корпоративным Центром, так и между собой. В процессе развертывания системы на МРФ также происходили организационные изменения, создавались и преобразовывались новые макрорегиональные и региональные филиалы.
CNews: Сколько человек участвовало от вас в проекте?
Елена Казачинская: Рабочая группа в Корпоративном Центре состоит из 17 работников. Аналогичные рабочие группы были созданы в каждом макрорегиональном филиале, каждая из которых насчитывает около 10 специалистов, включает руководителей отделов делопроизводства, ИТ-специалистов, юристов. В рамках проведения функционального тестирования модуля управленческой и распорядительной документации активно привлекались ключеые пользователи системы Корпоративного Центра (работники отдела документационного обеспечения, делопроизводители подразделений), в целом около 30 работников.
CNews: Как проходило внедрение? Легко ли было переориентировать сотрудников на использование нового функционала?
Елена Казачинская: Надо понимать, что в "Ростелекоме" очень много сотрудников, которые долгое время работали в разных системах и привыкли к другим интерфейсам, представлениям системы, где-то даже к разрывам в цепочке существующих процессов. Как и при любом другом нововведении, они испытывали дискомфорт и недовольство, мы к этому были готовы изначально и фактически первые месяцы приняли весь шквал вопросов и недопониманий на себя. Но ощущение, что новая система гораздо удобней и полезней пришло достаточно быстро, любой шаг по документу фиксируется в истории, существуют связи по документам. Немаловажную поддержку оказало и руководство "Ростелекома", особенно в части развертывания системы в макрорегионах. Кроме того, был проведен ряд обучающих мероприятий.
С ключевыми пользователями проводилось очное обучение, с помощниками и секретарями, топ-менеджерами – индивидуальное обучение. Были разработаны и по мере проведения доработок в системе актуализировались курсы дистанционного обучения. По результатам внедрения в Корпоративном Центре был подготовлен перечень FAQ по основным проблемам и вопросам, которые ключевые пользователи параллельно со службой Help Desk помогали решать пользователям системы.
CNews: Сейчас уже можно подвести первые итоги. Как вы оцениваете результаты внедрения?
Елена Казачинская: Документооборот внутри компании полностью автоматизирован. Так, за 2012 год в единой СЭД было выдано около 1,5 миллиона поручений. Ежедневно в системе создается более 30 тысяч документов и поручений. И эти показатели, по нашим прогнозам, будут расти. Многие документы доходят до макрорегиональных филиалов за считанные секунды. Раньше это было невозможно, наличие разнородных платформ требовало дополнительного промежуточного и отчасти ручного контроля. Стоит отметить эффективность системы с точки зрения управленческой деятельности. Система помогает филиалам работать в едином ключе, происходит унификация процессов согласования и распределения документов. Очень важно было объединить информационное пространство в територриально-распределенных филиалах компании, систематизировать все процессы документооборота, и мы вполне с этим справились.
Елена Казачинская: Ощущение, что новая система гораздо удобней и полезней пришло достаточно быстро, любой шаг по документу фиксируется в истории, существуют связи по документам
На данный момент в системе работает более 56 тыс. пользователей, корпоративная лицензия расчитана на 75 тыс. Ежедневная активность составляет около 30 тыс. Пик нагрузки приходится обычно утром с 9 до 11 часов и вечером с 17 до 18 часов. Подрядчик оперативно реагирует на возникающие вопросы по производительности системы. В общем, поддерживаем СЭД совместными усилиями.
Сейчас происходит развитие еще одного модуля, который планируется запустить летом этого года – "Договорной учет", также в тестировании находится модуль "Доверенности". Модуль "Договорной учет" будет интегрирован с OEBS R-12, проводится настройка процессов документационного обеспечения в рамках проекта по созданию общих центров обслуживания в "Ростелекоме".
Интервью с интегратором
CNews: Насколько развито в компании направление СЭД? Были ли раньше подобные крупные внедрения?
Татьяна Миляева: Реализация единой системы документооборота такого масштаба и функциональности неординарно само по себе, так что для нас это стало очень интересным опытом. Конечно, у AT Consulting в активе есть проекты внедрения других систем схожего масштаба, например ERP и CRM, но внедрение документооборота на 75 000 пользователей – единственный в своем роде проект для России.
CNews: Почему заказчик выбрал именно вашу компанию в качестве подрядчика?
Татьяна Миляева: Как и во многих других конкурсах "Ростелекома", важную роль играла стоимость услуг. Стратегическое решение правления AT Consulting форсировать развитие направления СЭД позволило предложить заказчику очень выгодные финансовые условия. Кроме этого, свою роль сыграла уникальная на рынке экспертиза AT Consulting по ERP-системе Oracle E-Business Suite.
Татьяна Миляева: В результате в "Ростелекоме" были выстроены единые, адаптированные под нужды объединенной компании бизнес-процессы
Проект Documentum подразумевал очень тесную интеграцию с OEBS, внедрение которой уже выполнялось к тому моменту нашей компанией.
CNews: Какие задачи были поставлены перед вами заказчиком? Какие цели преследовались?
Татьяна Миляева: Основная задача – это максимально быстро организовать сквозной, автоматизированный документооборот между Корпоративным Центром и макрорегиональными филиалами и выстроить единые процессы документооборота в соответствии с нормами делопроизводства и разработанными для объединённого "Ростелекома" регламентами. Еще одна задача, которая ставилась перед нами, – это сокращение сроков согласования документов в "Ростелекоме" за счет как организационных мероприятий, так и технологических инструментов, позволяющих контролировать сроки и помогать пользователям их соблюдать за счет уведомлений и цветовых индикаторов. Поставленные задачи достигнуты: Documentum стала первой единой системой, работающей во всей объединенной компании "Ростелеком"
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3295
