Какие сложности возникают при внедрении электронного документооборота
Конференция CNews «Электронный документооборот и управление контентом 2024» показала, что в деле электронного документооборота ставить точку придется еще очень нескоро. С одной стороны, есть успешные внедрения. Некоторые государственные органы смогли полностью отказаться от бумаги, а банки — даже сэкономить миллион долларов. С другой стороны, на практике технические решения выглядят далеко не так красиво, как в презентациях. Что с этим делать — решали на сцене и в кулуарах.
Кирилл Соколов: Современная ЕСМ должна предоставлять возможность обмена документами с внешним миром
Когда-то с помощью СЭД автоматизировали только внутренний документооборот. Сейчас требования к таким системам значительно шире — это и обмен документами с другими компаниями, и их юридическая значимость, и интеграция с другими ресурсами, и удобство работы, рассказал Кирилл Соколов, управляющий директор «Цитрос», компания SL Soft.
CNews: Какие возможности должна предоставлять современная ECM?
Кирилл Соколов: Важно, чтобы ECM-система охватывала все этапы работы с документами — от создания до обеспечения долговременного юридически значимого хранения. Потому что в противном случае процесс работы с электронными документами перестает быть непрерывным: в него вклиниваются бумажные разрывы. Перевод документа в бумагу приводит к увеличению денежных и временных затрат.
Классические СЭД и ECM автоматизировали только внутренний документооборот. Современная ЕСМ должна предоставлять возможность обмена документами с внешним миром при помощи подключения к операторам ЭДО и долговременного юридически значимого хранения электронных документов. Кроме того, много внимания уделяется удобству пользования.
Еще один важный аспект — поскольку ECM взаимодействует с существующими в организации информационными системами и обменивается с ними документами, то она должна легко встраиваться в ИТ-ландшафт компании.
CNews: Как эти возможности реализованы в «Цитрос»?
Кирилл Соколов: В «Цитрос» представлены все функции современной ECM, а легкость интеграции «Цитрос» с корпоративными системами обеспечивается развитым расширяемым API. И поскольку мы постоянно совершенствуем свои продукты, то предоставляем заказчикам дополнительные возможности.
К ним относятся встроенные модули, упрощающие пользование системой. Так OCR-модуль распознает данные на сканах и в электронных версиях документов, а офисный редактор, поддерживающий многопользовательский режим, позволяет создавать и редактировать документы в интерфейсе ЕСМ. Интеллектуальные ассистенты помогают пользователю через подсказки, что ускоряет работу и снижает количество ошибок. Важно отметить, что когда мы говорим о встроенных модулях, мы имеем в виду не внедрение некоторых ограниченных функций, а полноценные решения, гибко настраиваемые под потребности заказчиков.
CNews: В чем, по вашему мнению, главное отличие «Цитрос» от других решений?
Кирилл Соколов: «Цитрос» — это линейка продуктов для сквозной автоматизации процессов юридически значимого электронного документооборота на всех этапах. Такой подход позволяет поэтапно внедрять и масштабировать решения для любых задач по работе с цифровыми документами.
Внутри каждого продукта реализована широкая функциональность, поэтому они готовы к использованию «из коробки». Все продукты «Цитрос» внесены в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД и могут использоваться в качестве импортозамещающих.
У нашей команды большой опыт реализации масштабных проектов в различных отраслях.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a20668
