Какие сложности возникают при внедрении электронного документооборота
Конференция CNews «Электронный документооборот и управление контентом 2024» показала, что в деле электронного документооборота ставить точку придется еще очень нескоро. С одной стороны, есть успешные внедрения. Некоторые государственные органы смогли полностью отказаться от бумаги, а банки — даже сэкономить миллион долларов. С другой стороны, на практике технические решения выглядят далеко не так красиво, как в презентациях. Что с этим делать — решали на сцене и в кулуарах.
Что может электронный документооборот
«Я выделил шесть основных функций, связанных с электронным документооборотом, которые дополняют СЭД, улучшают систему и позволяют эффективнее работать с документами», — открыл конференцию ее модератор, Юрий Хомутский, директор ИТ-маркетплейса Market.CNews. Он предложил рассмотреть, что же можно взять прямо из коробки, а что придется интегрировать.
Основные функции, которые предложил обсудить докладчик, это лоукод-инструментарий, маршрутизация документов (управление процессами), роботизация процессов, конструкторы документов, распознавание документов и кадровый документооборот.
Все современные СЭД построены на базе лоукод-платформ, поэтому имеют инструменты для лоукода автоматически. Также в них есть встроенный и удобный BPM-движок. Конструкторы наличествуют практически во всех СЭД, но зато ни одна система не имеет встроенного полноценного движка RPA. Что касается распознавания текста, то тут встречаются встроенные решения, но все зависит от OCR — это достаточно сложная технология, чтобы вендор реализовал ее только ради своей СЭД.
Зато во многих СЭД реализован КЭДО. Это лишь вопрос функционала. Если смотреть глобально, то варианта тут два: либо реализован только учет сотрудников и базовый документооборот, либо присутствуют еще и законодательные нормы и правила, но этот вариант гораздо сложнее и влечет за собой юридическую ответственность.
Если с новыми решениями дела обстоят неплохо, то старые продукты на их фоне выглядят беднее. В них не всегда поддерживается лоукод. Любые доработки идут только через программистов. Платформы, как правило, очень негибкие. Маршрутизацию поддерживают ограниченно, поэтому работаю крайне неэффективно — удобнее использовать почту.
Юрий Хомутский, директор ИТ-маркетплейса Market.CNews, модератор: Все современные СЭД построены на базе лоукод-платформ, поэтому имеют инструменты для лоукода автоматически
Виталий Слободин, руководитель направления ЭДО, Росводоканал: ФНС, несмотря на наличие соответствующего приказа, не выпускает УКЭП на мобильные устройства
Светлана Зинатуллина, руководитель цифрового продукта дирекции развития цифровых каналов юридических лиц, Альфа-Банк: Можно присмотреться внимательнее и найти, как сэкономить дополнительный миллион
Дарья Масленникова, владелец продукта, Росбанк: Еще один плюс от внедрения — так как документы формируются автоматически, их не нужно повторно проверять и сопоставлять на предмет нежелательных изменений
Евгений Подольский, руководитель проектов, «Русагро Тех»: Дальнейшие планы включают в себя перевод всех процессов централизованных функций в единую СЭД в течение этого года»
Что касается конструктора документов и их распознавания, то уже есть ряд внешних решений и готовых интеграций. Почти любой RPA-вендор готов роботизировать СЭД. Лидерами в плане роботизации являются финансовые документы в виде банковских выписок и кадровые документы: отпуска, командировки.
Евгений Задорожный, директор по развитию, WSS-Consulting, рассказал о ECM-платформе WSS Docs. Это импортонезависимое решение для российского бизнеса. «В основном, наши клиенты — это большие и средние компании, где пользователей — тысячи или десятки тысяч. Им нужны крупные СЭД. При этом за 15 лет работы у нас не было ни одного неуспешного проекта, это все-таки хороший показатель», — говорит спикер.
Новый продукт, который он представил слушателям, — это WSS Docs 5, который обеспечивает полную автоматизацию. Решение поможет справиться с внутренними согласованиями договора, автоматически отправит его на согласование контрагенту на внешнюю систему, к которой имеет доступ контрагент, одновременно запрашивая у последнего вспомогательные документы (отчеты, лицензии, учредительные документы и так далее). Согласованный документ подписывается внутри компании КЭП, с учетом машиночитаемой доверенности. Финальная стадия — это подписание договора контрагентом в «Диадоке» и возврат в WSS Docs уже подписанного договора.
«У нас обновленный интерфейс, а также активное импортозамещение. Если раньше мы использовали продукты Microsoft, то теперь полностью отказались от них», — рассказывает Евгений Задорожный. Система доступна в трех вариантах: в облаке, в частном облаке и на мощностях клиента. «С точки зрения функциональности все эти версии идентичны», — уверяет докладчик.
Евгений Задорожный выделил тренды, которые сейчас актуальны на рынке СЭД. Во-первых, наблюдается рост спроса на ЮЗ ЭДО. Во-вторых, есть интерес к решениям для проверки контрагентов. Так, например, 30% клиентов WSS Docs проверяют своих контрагентов по определенным критериям (финансовое состояние, нахождение в санкционных списках, охрана труда и промышленная безопасность и другие). Третий тренд — переход на КЭДО. Все эти тренды поддерживаются представленным продуктом.
Дмитрий Москворецкий, руководитель проектов WSS-Consulting, дополнил коллегу и поделился тем, как именно выглядела конкретная практика внедрения электронной подписи для кадрового модуля в группе компаний ERG. «ERG является одной из ведущих в мире и наиболее диверсифицированной компаний в сфере добычи и переработки природных ресурсов. Компания обеспечивает выручку трети горно-металлургического комплекса республики Казахстан, а также является одним из ключевых поставщиков электроэнергии и крупным железнодорожным оператором в Центральной Азии», — говорит докладчик.
У клиента уже было большое количество документов, которые можно было подписывать электронной подписью. «Это был масштабный проект, при этом технические возможности уже позволяли перенести часть этих документов для подписания электронной подписью, но при этом нужно было учитывать, что компания территориально распределенная, и все ее предприятия должны были использовать эту техническую возможность», — подчеркивает Дмитрий Москворецкий.
В результате сегодня 12 500 сотрудников имеют активные сертификаты электронной подписи. В день происходит около 13 700 подписаний. 38 бизнес-процессов протекают с использованием цифровой подписи, при этом заказчику была оставлена возможность работать и с бумажными, и с электронными документами в рамках одного процесса.
Ключевые показатели проекта
«Цитрос» — продуктовая линейка в области управления цифровыми документами. Ее на конференции представил Кирилл Соколов, управляющий директор «Цитрос» компании SL Soft. «Наши продукты полностью российские, работают на отечественном стеке оборудования и включены в реестр», — говорит он.
Работа с документами — дело небыстрое. Она состоит из большого количества этапов, и далеко не все из них в компаниях оцифрованы. «Возникают бумажные разрывы. Это когда документ изначально создается электронно, согласовывается, подписывается. А когда его надо отправить контрагенту — документ распечатывают, потом получают обратно и проверяют, не поменялось ли там чего», — говорит Кирилл Соколов. Кроме того, у людей сохраняется недоверие: а вдруг где-то и вовсе не примут электронный документ, потребуют бумажную копию.
Единая среда управления документами нужна, чтобы устранить бумажные разрывы, уйти от лишних трат денег и времени. Информационная система по работе с документами должна обеспечить все шаги: от создания документа до его хранения и даже уничтожения. Кроме того, она призвана обеспечить доверие к работе в цифровом виде в целом. «Доверие обеспечивается за счет того, что система соответствует законодательству и в ней будет удостоверено — тут документы неизменны. Это можно делать с помощью электронной подписи. А за счет того, что документы создаются по шаблону, не нужно тратить время на то, чтобы проверять их на соответствие правилам компании. Наконец, документы внутри системы обрабатываются тоже по определенным правилам. Поэтому мы точно уверены, что он прошел все нужные инстанции», — перечисляет докладчик.
Все эти элементы обеспечивает «Цитрос Цифровая Платформа». Она включает в себя такие модули, как модуль распознавания для оцифровки бумаги, СЭД для управления документооборотом и для контроля исполнительской дисциплины, КЭДО для кадрового делопроизводства, ЮЗ ЭДО для взаимодействия с контрагентами, архив и интеллектуальные сервисы, такие как текстовая аналитика и классификация документов. Кроме того, разработчики включили сюда и офисные редакторы, чтобы поддерживать российские приложения для онлайн-редактирования документов.
Электронные перевозочные документы
Платформа обеспечивает взаимодействие с системой «Честный знак» и системой прослеживаемости импортных товаров. Дает возможность работать и с машиночитаемыми доверенностями, и с электронными перевозочными документами. Докладчик отметил, что про МЧД можно прочитать отдельный доклад, и выступления следующих спикеров эту мысль продемонстрировали более чем красноречиво.
СЭД и машиночитаемые доверенности
Что такое машиночитаемая доверенность? Как она появилась, где ее хранить, что с ней делать и как от нее отказаться — все это предложила обсудить Мария Ушанова, начальник управления проектирования и разработки систем электронного документооборота ГНИВЦ. Дело в том, что машиночитаемая доверенность — это очень горячая тема последних дней.
В 2020 г. в России началась реформа электронной подписи. В результате этой реформы удостоверяющие центры больше не выдают сертификат подписи сотрудника компании. Вместо него с 1 сентября 2023 г. для подписания документов сотруднику необходимо применять собственный сертификат электронной подписи, выданный ему как физическому лицу. МЧД (машиночитаемая доверенность) появилась в качестве ответа на вопрос: «А как же связать документ, подписанный физическим лицом, и его полномочия на подписание?»
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность на подписание электронных документов или совершение действий. Доверенность формируется в виде структурированного XML-файла, который может быть прочитан программой. Машиночитаемая доверенность автоматизирует проверку переданных полномочий, если соблюдены следующие условия: полномочия в МЧД выбраны из специального справочника и документ, подписанный на основании МЧД, также структурирован и содержит элементы, которые можно сравнить с МЧД.
Так как машиночитаемая доверенность — это структурированный документ в XML-формате, сделать его собственноручно, без специального сервиса, сложно. Чтобы облегчить эту задачу, был создан специальный сервис ФНС России. Гражданский кодекс также разрешает представителю по доверенности отказаться от переданных ему полномочий. Если доверенность хранится в распределенном реестре ФНС России, то заявление можно сформировать и отправить с помощью данного сервиса.
Подведем итоги по МЧД
Для получения всей необходимой информации, для проверки полномочий и статуса МЧД служит распределенный реестр. Сегодня такой реестр от ФНС — это 14 операторов ЭДО, 8 органов власти и нотариата, 8 кредитных организаций и УЦ. «Но законодательством не ограничивается какое-то конкретное место, где нужно хранить такую доверенность, — дополняет Мария Ушанова. — То есть это право, но не обязанность. Получается, что любая компания может организовать такой реестр и приглашать туда своих контрагентов».
Все доверенности и их подписи, загружаемые в распределенный реестр ФНС России, проверяются автоматически. Если контрагент передал МЧД напрямую, то можно воспользоваться сервисом проверки подписи на сайте ФНС России. «Я хочу отметить, что данный проект — это хороший пример того, что ФНС является не только фискальным органом, но и драйвером развития технологий, перевода бизнеса в электронный документооборот, помогая при этом малым компаниям воспользоваться результатами современных достижений», — заключила докладчица.
Почему именно МЧД названа горячей темой, стало понятнее из выступления следующего спикера. Смысл доклада Виталия Слободина, руководителя направления ЭДО «Росводоканал», можно выразить в двух словах: «Коллеги, ну так нельзя!» Он сразу предупредил, что будет рассказывать не столько про свою компанию, сколько пожалуется на ситуацию, сложившуюся вокруг юридически значимого документооборота в целом.
На текущий момент электронный документооборот обладает достаточно высоким «порогом входа». «Не хочу никого обидеть, готов помогать и делиться знаниями. Я почему тут все это рассказываю? Не для антирекламы, а чтобы подсветить все эти проблемы. CNews читают, мои слова увидят, а я хочу помочь разобраться. История нужная, но стоит обеспечить ее автоматизацию, информирование, и она взлетит быстрее», — сообщает докладчик.
Что важно для развития ЭДО? Обеспечить генеральным директорам возможность подписания усиленной квалифицированной электронной подписью с мобильных устройств. На момент подготовки презентации Виталия Слободина, ФНС, несмотря на наличие соответствующего приказа, не выпускает УКЭП на мобильные устройства. Генеральный директор фактически привязан к стационарному рабочему месту или вынужден носить с собой ноутбук, потому что токен ассоциирован с конкретным ПК. А если главному лицу в компании неудобно, он не будет никого вдохновлять. В результате будет меньше стимула к переходу на ЭДО и меньше поддержки окажут команде внедрения.
Нужно сделать бесшовный роуминг между операторами ЭДО. «Я периодически общаюсь на мероприятиях и слышу, что это не является проблемой. А я вам целый слайд сейчас покажу. Мы до двух суток сидим и настраиваем этот роуминг», — восклицает Виталий Слободин и переходит к пресловутым МЧД.
К каким проблемам ведет отсутствие бесшовного роуминга
Что же с ними не так? Да, МЧД — это отличный инструмент управления полномочиями, она должна предотвращать случаи подписания вне доверенных полномочий. В теории все так. «Тут сегодня коллеги про это рассказывали, так я скромно вопросов не задавал, — усмехается докладчик. — Классная история! Но что ж тут столько подводных камней?» Полномочиями управлять сложно, есть проблемы с классификатором, реальный контроль отсутствует. Люди вынуждены проделывать двойную работу, все настроены негативно, а в результате генеральный директор подписывает документы на сторонних площадках. При этом отдельные площадки предъявляют индивидуальные требования относительно программного обеспечения для подписания МЧД УКЭП.
Выступающий подчеркнул, что и в этом вопросе всем нужна поддержка от государства. Многие слабо информированы о различных аспектах электронного документооборота. Но это еще ничего. Гораздо худшим выглядит тот факт, что даже текущие пояснения на федеральных ресурсах не всегда правильны и корректны. Чтобы все сделать, надо всерьез напрячься. Это дополнительно подтвердили вопросы из зала, когда другие участники тоже стали жаловаться на то, что не могут справиться с ситуацией и найти правильный ответ. ФНС при этом хранит молчание.
«И это я еще не все рассказал! С такими историями нам ЭДО не нужен. Все должно быть проще, легче. Я тут писал инструкцию. Знаете, сколько вышло? 40 страниц. Нет автоматического контроля и нет явного оповещения на уровне государственных операторов ЭДО. Это нужно менять», — призывает к решительным действиям Виталий Слободин.
Миллионы за отказ от бумаги
Банковская сфера в России выглядит самой цифровизированной. Казалось бы, тут уже все есть, особенно в части документооборота. Но нет предела совершенству. Можно присмотреться внимательнее и найти, как сэкономить дополнительный миллион. «Мы пообщались с сотрудниками, поспрашивали, какие есть потребности, и все-таки выявили ряд проблем», — делится Светлана Зинатуллина, руководитель цифрового продукта дирекции развития цифровых каналов юридических лиц Альфа-Банка.
Во-первых, бумага все еще на своем месте и используется. Во-вторых, сотрудники часто взаимодействуют с клиентами через внешние каналы электронного документооборота, поэтому соблюсти единые требования безопасности банка сложно. В-третьих, затраты на поддержку нескольких решений по ЭДО высоки, а целевое решение отсутствует, ЭДО в банке точечный.
Как быть? Посмотрели на то, что есть у конкурентов. Попросили помочь клиентов: они участвовали в фокус-группах, пробовали подписывать документы, а потом рассказывали, что удобно, что нет, и почему им нравятся другие банки. Все это в Альфа-Банке учли и разработали собственное решение, получив, в итоге, полноценный юридически значимый документооборот с клиентами. И если раньше клиент, взаимодействуя с компанией через разные точки входа и используя сервисы, вынужден был отправлять одни и те же документы для разных процедур по нескольку раз, то теперь здесь функционирует единая точка управления документооборотом. Это удобно и сотрудникам, которые, работая в разных банковских системах, общаются с клиентом через единую платформу ЭДО.
В новом решении есть такие функции, как сервис маршрутизации, проверка подписи КЭП и МЧД, контроль неизменности документа — не внес ли клиент туда новые пункты, не поменял ли проценты. Соблюдается информационная гигиена — документы проверяются на наличие зловредного содержимого. Документы хранятся внутри в соответствии со всеми правилами и требованиями законодательства.
Единая платформа уже позволила Альфа-Банку сэкономить $1,5 млн только за прошлый год. «Мы сэкономили на внутренних ресурсах сотрудников, на бумаге и на курьерах в том числе. Несмотря на то, что наш банк цифровой и автоматизированный, на все это до сих пор тратятся большие деньги. Мы стремимся свести такие траты к минимуму», — поясняет Светлана Зинатуллина. Вообще, экономия в данном случае началась сразу, с решения сделать продукт самостоятельно. Оказалось, что это дешевле, чем купить и поддерживать чужую «коробку».
Росбанку потребовалась автоматизация документооборота в партнерской программе, и тут тоже решили создать необходимое решение своими руками. «У нас был вариант использовать внешнее решение, но это было неудобно, так как такой вариант не позволяет делать нужные доработки функционала помимо электронного документооборота. А если говорить о частичных решениях, то мы изучали возможность проставлять подписи через какое-то внешнее приложение, но это усложняло работу агента. Стоимость разработки, зависимость от чужих сервисов — все это тоже повлияло на выбор, — рассказывает Дарья Масленникова, владелец продукта Росбанка. — В нашем случае доработка существующих сервисов и интеграция с уже имеющимся внутренним решением банка для электронной подписи стало оптимальным».
У банка есть партнерское соглашение с агентами, которые приводят сюда клиентов из малого бизнеса с запросом на определенные банковские сервисы. Банк, в свою очередь, оформляет документы для клиента и выплачивает вознаграждение агенту. Этот трехсторонний процесс требует подписи для разных типов документов.
Основных бизнес-процессов при работе с агентами было три: регистрация в программе, изменения условий сотрудничества и выплата вознаграждения. Начали автоматизацию с последнего процесса, так как он происходил чаще всего. «С бумажным документооборотом агенты тратили по 4 часа каждый месяц на всю ту большую работу, которую они выполняли на своей стороне. Теперь же им нужно просто открыть свой личный кабинет и подписать документ нажатием одной кнопки. Экономится и время сотрудников банка: менеджеры агента вообще больше не участвуют в этом процессе, достаточно только подписанта от лица банка, а потом команда выплат перечисляет вознаграждение», — рассказывает Дарья Масленникова.
От бумажного документооборота к электронному
Еще один плюс от внедрения — так как документы формируются автоматически, а не вручную, их не нужно повторно проверять и сопоставлять на предмет нежелательных изменений. В итоге вместо 2-4 дней документы подписываются сразу, как только все стороны зайдут в сервис и поставят свою подпись. Теперь партнер банка тратит не 4 часа в месяц, а всего 5 минут.
Дарья Масленникова дала краткие рекомендации для тех, кто хочет последовать этому примеру. Нужно узнать регуляторные требования к подписи для разных типов документов, а для быстрого запуска — выбрать один процесс и один сегмент пользователей, приоритезировав их по наиболее значительному эффекту от ЭДО. Дальше собрать максимальный список требований к стандартным формам документов и заменить создание файлов или заявок, заполняемых вручную, на автоматическое формирование и шаблоны.
До начала разработки ЭДО стоит убедиться в готовности смежных и базовых ИТ-сервисов и процессов, чтобы избежать ошибок, негатива и перегруза команды. При выборе сценария реализации обязательно учесть ключевые критерии сравнения. Немаловажно заложить резерв времени на работу с другими бизнес-функциями. Еще один фактор успеха — запускайте новый функционал сначала для небольшой группы лояльных пользователей. Они покритикуют по-доброму, решение будет доработано без лишних неприятностей. Только после этого его можно будет запустить уже на всех.
Опытом внедрения системы электронного документооборота в агропромышленной группе компаний поделился Евгений Подольский, руководитель проектов «Русагро Тех». Эта организация является дочерней компанией агрохолдинга «Русагро» и обеспечивает ИТ-процессы, разработку программного обеспечения и реализацию проектов в области ИТ и цифровизации.
Евгений Задорожный, директор по развитию, WSS-Consulting: Если раньше мы использовали продукты Microsoft, то теперь полностью отказались от них
Дмитрий Москворецкий, руководитель проектов, WSS-Consulting: Это был масштабный проект, при этом технические возможности уже позволяли перенести часть документов для подписания электронной подписью
Кирилл Соколов, управляющий директор «Цитрос», SL Soft: Доверие обеспечивается за счет того, что система соответствует законодательству и в ней будет удостоверено — тут документы неизменны
Мария Ушанова, начальник управления проектирования и разработки систем электронного документооборота, ГНИВЦ: ФНС является не только фискальным органом, но и драйвером развития технологий, перевода бизнеса на электронный документооборот
Владимир Коростелев, главный специалист, АНО «Дирекция международных транспортных коридоров»: Задача состояла в том, чтобы не просто заменить бумажные документы электронными, но чтобы печати и подписи представителей разных государств тоже стали таковыми
Игорь Татаренко, директор департамента «Мастер Дата», «Русклимат»: Люди, которые покупают на маркетплейсах, получают недостоверную информацию. А в итоге возвраты, недовольные покупатели
У «Русагро» как вертикально-интегрированной группы с несколькими связанными между собой бизнесами (мясо, сахар, жир и непосредственно сельское хозяйство) систем документооборота было множество, и все они оказались не интегрированы между собой. Получалось, что кросс-функциональные процессы отсутствовали. Было сложно собрать сквозную историю по движению документов между организациями. Приходилось попотеть, чтобы внести какие-то изменения в бумаги и вообще управлять ими.
Перед «Русагро Тех» встала задача — внедрить централизованную СЭД для того, чтобы снизить затраты на администрирование процессов документооборота, а скорость внесения изменений в автоматизированные процессы, наоборот, повысить. Новая система должна не только устранить риски нарушения требований локальных нормативных актов, но и помочь быстро принимать управленческие решения.
Предпроектный анализ показал, что в компании действуют четыре независимые системы документооборота и 18 систем для интеграции: учетные системы, система управления правами пользователей и так далее. Выходом стала полная замена существующих СЭД на единую платформу. Требований к таковой было больше 200. Свою СЭД сочинять не стали, обратились к рыночному решению. «Платформа выбрана на основании взвешенной оценки», — уверяет Евгений Подольский.
Для ее внедрения понадобилась детальная проработка ближайших задач, затем укрупненный план последующих и постепенная детализация по мере реализации. Процессы разделили по логическим блокам: процессы юридического центра обслуживания, процессы административного управления и так далее. Само внедрения фрагментировали на очереди и применяли элементы Agile и Scrum для более гибкой связи с заказчиком. «Сейчас у нас идет финальная демонстрация системы, — рассказывает докладчик. — Коллеги активно работают, и мы готовы к опытно-промышленной эксплуатации. Уже запускается «Служебная записка» и «Заявки административного управления», тогда как «Договоры», «Доверенности» и «Приказы» в реализации. Дальнейшие планы включают в себя перевод всех процессов централизованных функций в единую СЭД в течение этого года».
Все реализовано до нас
С одной стороны, мы все хотим пользоваться одинаковыми системами — знаковыми ли, измерительными ли — чтобы понимать друг друга точнее. С другой стороны, никто не хочет менять то, к чему привык. Достаточно посмотреть на то, сколько языков на планете, или на количество зарядных устройств, которые приходится носить в сумке. Каждый изобретает свое. Это касается и документооборота.
Международная конвенция CMR о международной перевозке грузов автомобильным транспортом была принята еще в 1956 г., и к ней сразу же присоединились 155 государств. Накладная, созданная в рамках этого договора, является подтверждением трехстороннего договора, заключенного между отправителем, перевозчиком и получателем груза на условиях CMR, и представляет собой документ, в котором отражены данные о международной автомобильной перевозке. Дополнительный протокол к Конвенции CMR был принят в 2008 г. Он предусматривал применение безбумажных версий электронной накладной e-CMR. Внедрение электронного документа e-CMR означало замену бумажного документа CMR электронным e-CMR, а также замену реальных подписей и печатей электронными подписями различных государств.
Так как и Россия, и Белоруссия присоединились к дополнительному протоколу по e-CMR, то они могли реализовать подобный проект. Сторонники внедрения ЭДО между государствами, ознакомившись с документами, решили его продвигать, ведь он выгоден. Использование e-CMR позволяет сократить расходы более чем в 4 раза по сравнению с бумажной CMR: себестоимость использования e-CMR, включая выпуск, подписание, отправку, уточнение статуса, архивирование и т.п. составляет 1,69 евро против 6,23 евро в случае применения бумажного документа CMR. Временные затраты снижаются еще существеннее: на все операции с е-CMR уходит примерно полминуты против 20 с лишним минут с бумажной CMR (по данным ЕС).
«Проблема бумажного документооборота заключается в том, что на нем ставятся подписи и печати. Причем их много, и они от разных государств. Все это каким-то образом должно было перейти в электронный вид. Таким образом, задача состояла в том, чтобы не просто заменить бумажные документы электронными, но чтобы печати и подписи представителей разных государств тоже стали таковыми. Честно говоря, когда я участвовал в предыдущих совещаниях, смотрел с интересом на все это и думал, как же они это сделают. Оказалось, что делать буду я сам», — вспоминает Владимир Коростелев, главный специалист АНО «Дирекция международных транспортных коридоров».
Тут-то и начались проблемы стандартов и форматов. «Есть международный стандарт XadES, позволяющий подписать документ несколькими ЭП, и все данные о подписях находятся в теле документа. Вот здесь мы и вошли в противоречие с нашей налоговой службой и с нашим Минтрансом. Оказалось, что у нас уже внедрены и электронный путевой лист, и товарно-транспортная накладная. Только вот внедрены они совсем по другим принципам», — объясняет докладчик. А эти, другие принципы, не нравятся прочим участникам международного обмена документами.
Как выглядело техническое задание
Однако заинтересованные лица не сдавались и сами, без денежной поддержки со стороны государства, запустили в 2021 г. пилотный проект. За три года удалось отработать технологии трансграничного электронного документооборота e-CMR, обеспечить юридическую значимость этих электронных документов и сформировать предложения по внесению изменений в нормативные правовые акты стран для применения электронных товаросопроводительных документов. Сформированы и предложения для СЕФАКТ ООН по дополнению международных стандартов электронного документа e-CMR в части передачи данных электронных подписей. Наконец, созданы предпосылки для тиражирования технических решений по применению электронных документов в государствах-членах ЕАЭС.
Все это было настолько дорого, что периодически участники со стороны Белоруссии выбывали из игры — кончались деньги. Но это полбеды. Продолжать без участия государств невозможно, ведь данные должны поступать в государственные информационные системы и браться потом оттуда же. «Мы все работали за свои деньги, не получая ни копейки от государства, поэтому работа была драматическая, — комментирует Владимир Коростелев. — B2B-часть реализована, мы все проверили, в том числе на реальных перевозках. Но теперь нужно привлекать государство. Мы закончили проект со своей стороны, и теперь ждем каких-то ответных шагов, чтобы это дело было окончательно внедрено».
Но привлечь государство получается не очень, так как оно уже и само потратилось на внедрение своих собственных форматов: «Тут было совещание у Минтранса с таможней, и там спросили, раз есть такая замечательная система, то теперь вы все данные будете получать из единого источника? А в ответ тяжелое молчание. Потому что у них уже реализована своя система, свой формат. Что, отказываться теперь?» — завершает Владимир Коростелев.
Как регулировать интернет-контент
Конференция была посвящена не только теме документооборота, но у тому, как управлять контентом. Об этом слушателям напомнил Игорь Татаренко, директор департамента «Мастер Дата» компании «Русклимат», и поделился тем, какие проблемы испытывают вендоры при попытке регулировать информацию в интернете. Если раньше покупатель, пусть даже изрядно начитавшись сайтов, шел в магазин и там своими глазами видел, что берет, то теперь ситуация сильно изменилась. Люди покупают вслепую, на маркетплейсах.
На самом деле, конечно же, никто не думает, что он делает покупки с закрытыми глазами. Вот карточка товара, вот вся информация, вот даже видео. Что еще нужно? Игорь Татаренко продемонстрировал, как выглядит его продукция на сайтах весьма уважаемых ритейлеров. Иногда даже непонятно, что это один и тот же товар. А кое-кто и вовсе продает увлажнитель воздуха за 50 тыс. рублей, хотя на самом деле это приточный очиститель воздуха, да еще и с искусственным интеллектом на борту. «Если вы думаете, что на маркетплейсах сидят сотни людей и всю информацию проверяют, или что там какие-то технологии — ничего этого нет. Мы на многих конференциях совместно с различными ассоциациями, с Роспотребнадзором показываем, что данный способ и схема работы на маркетплейсах провоцирует множество ошибок. Люди, которые покупают, получают недостоверную информацию. А в итоге возвраты, недовольные покупатели».
Дело в том, что личный кабинет вендора с заведением мастер-карточки есть только у «Яндекс. Маркета». На большинстве же площадок вообще нет понятия вендора, есть только селлеры. То есть любой индивидуальный предприниматель пишет карточку продукта так, как ему нравится. Или копирует, но чем больше копий — тем больше накапливается ошибок. Производитель при этом сделать ничего не может. У него нет никаких прав на информацию о продуктах на площадке маркетплейса, где практически отсутствует система контроля за корректностью данных.
Для того, чтобы хоть как-то управлять информацией, «Русклимат» начал уникальный проект. «Я больше не знаю производителей, которые бы так делали. Мы работаем с огромным количеством сетей, и на площадках устроили проект, направленный на повышение качества информации вне зависимости от того, кто именно продает товар». Кроме того, тут следят за так называемой «первой карточкой», чтобы те данные, которые все будут себе копировать, исходили именно от вендора. «Если вы не заняли первое место, то туда потом обязательно влезет какой-нибудь дяденька, а вы потом не сможете никак этим управлять, — предостерег Игорь Татаренко. — Важно, чтобы информацию украли именно у меня. Я размещаю много, и это будут копировать».
Помимо прочего, спикер поблагодарил систему «Честный знак». Хорошо, что теперь будет меньше контрафакта, однако и тут есть проблемы. Например, нет существенных проверок при регистрации продукции в системе «Честный знак», не проверяют права на торговый знак и на использование лицензии.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a20668
