Швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА работает в Directum

Сотрудники швейцарской компании Tirus-International SA, дочернего предприятия ВСМПО-АВИСМА, работают с договорными документами и согласуют их с головной организацией через веб-клиент Directum. Об этом CNews сообщили в компании Directum.

Корпорация ВСМПО-АВИСМА (г. Верхняя Салда) — мировой производитель титана. Значительный объем экспорта, заказчики на разных континентах и удаленность предприятия от государственных границ определили необходимость создания за рубежом представительств корпорации для организации торгового обслуживания своих заказчиков. В процессе работы иностранные дочерние компании регулярно согласуют документы с головной организацией. Согласование происходит в электронной почте, из-за чего процесс затягивается. Для более эффективной работы руководство корпорации приняло решение о подключении дочерних компаний к веб-клиенту системы электронного документооборота Directum. Первым на путь автоматизации встала компания Tirus-International SA, швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА.

В головной компании проект внедрения Directum завершился еще в 2010 г. В результате были автоматизированы важнейшие процессы делопроизводства, создан электронный архив документов, оптимизировано взаимодействие между сотрудниками при выполнении бизнес-процессов. Таким образом, веб-клиент должен был обеспечить удобный доступ сотрудников представительств к документам, хранящимся в едином архиве системы, рассказали в Directum.

С апреля по июль 2014 г. проходила тестовая эксплуатация использования веб-клиента. С помощью инструмента решались задачи по согласованию закупочных ордеров и обеспечению быстрого поиска в системе договорных документов. Уже в августе процесс был переведен в опытно-промышленную эксплуатацию.

Теперь согласование ордеров и поиск всего пакета документов по заказу клиента происходит в удобном для сотрудников режиме. Так, специалисты дочерней компании в Швейцарии с помощью веб-клиента размещают и согласуют в системе закупочные ордера. Результат согласования — определение номера договоров и номера приложений для всех позиций закупочного ордера. В веб-клиенте через связанные документы работники Tirus-International SA получают доступ к содержанию всего пакета договорных документов.

В ходе автоматизации не остался без внимания и языковой вопрос. Для удобства работы сотрудники представительства используют англоязычный интерфейс веб-клиента. При создании карточки документа заполняется только наименование по определенному формату, что не вызывает сложностей у пользователей. В наименование договорных документов при их связке с закупочным ордером автоматически добавляется расшифровка вида документа на английском языке.

Сегодня через веб-клиент Directum работает 10 сотрудников компании Tirus-International SA, и уже отправлено на согласование более 500 документов.

Начальник управления информационных технологий «ВСМПО-АВИСМА» Павел Ковальногов так прокомментировал итоги проекта: «Эффект от использования веб-клиента Directum действительно положительный. Функционал этого инструмента позволил улучшить взаимодействие между сотрудниками разных стран и оптимизировать процесс согласования и поиска юридических документов. На сегодняшний день мы рассматриваем возможность подключения к веб-клиенту других дочерних компаний».