Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

«Промэнерго автоматика» внедрила «Скан-архив»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот

«Промэнерго автоматика», поставщик оборудования для автоматизации технологических процессов, внедрила программу «Скан-архив», разработанную «Гэндальф».

При большом потоке документов компании было сложно контролировать все связанные с ними процессы. На проверку и анализ возвращаемых контрагентами бумаг уходило много времени и сил сотрудников. Наличие входящей и исходящей документации контролировали через настраиваемые «галочки» в «1С». Они ставились вручную, так же велась и сверка. Всегда присутствовал человеческий фактор, что затягивало операции и делало их неудобными.

Руководство приняло решение упростить работу с документами путем создания их единого хранилища в «1С», такое хранилище сканов документов увидели у партнеров. С помощью программы «Скан-архив» «Промэнерго автоматика» перешла на стандарт контроля финансовых документов.

Доступ к программе для просмотра первичной документации получили все сотрудники фирмы, а вносят в нее документы всего два человека – логист и координатор отдела логистики. Они, соответственно, и обладают лицензиями. Все текущие документы переводятся в «Скан-архив» при получении, а документы прошлых периодов вносятся в программу поэтапно.

Работа по стандарту контроля финансовых документов в «1С» позволила «Промэнерго автоматике», во-первых, контролировать полноту архива – исходящие и входящие документы распознаются по реквизитам или штрихкодам и копии автоматически прикрепляются к «1С». Во-вторых, контролировать возврат документов от контрагентов, подразделений, сотрудников – невозвращенные документы помечаются в базе «1С». В-третьих, контролировать документацию к проверкам – программа предоставляет инструменты для быстрого сбора документов и массово выгружает их из базы «1С» по заданным параметрам, к примеру, по наименованию контрагента. Ускорились все процессы работы с документами внутри организации и при обмене ими с контрагентами.

Вячеслав Варанюк, руководитель отдела логистики компании «Промэнерго автоматика», сказал: «Изначально нам было важно иметь документы под рукой. "Скан-архив" помог систематизировать их хранение в одном месте и упростить поиск. С помощью программы мы получили полный контроль над документацией. Теперь оперативно обмениваемся с контрагентами информацией, находим необходимые данные и отправляем подтверждения без поиска физических носителей. Очень удобно, что каждый скан документа прикреплен к соответствующему носителю в базе. Кроме того, наша бухгалтерия использует "Скан-архив" для предоставления документов в контролирующие органы. Ранее подготовка отчетов к проверке налоговой занимала много времени и человеческих ресурсов. Сейчас же стало гораздо проще – и подготовить отчеты может один человек за пару часов, не покидая своего рабочего места».