Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

«1С-Рарус» помог автоматизировать документооборот в РУДН с помощью решения «1С»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения ИТ в госсекторе Документооборот

РУДН совместно с «1С-Рарус» автоматизировали управление документооборотом с помощью «1С:Документооборот государственного учреждения». Новая система объединила 4,7 тыс. пользователей и решила задачи по созданию, маршрутизации и хранению более 100 тыс. документов в год.

РУДН – сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.

Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1 тыс. административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.

Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников.

Автоматизация потребовалась и для решения еще одной важной задачи. РУДН является участником национальной программы «5–100». Цель проекта «5–100» – улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ. Выполняя задачи программы «5–100», РУДН развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система.

Также руководство университета нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации. С помощью информационной системы планировалось унифицировать документооборот и повысить его прозрачность, сократить время на подготовку документов и установить сроки жизненного цикла каждого документа. С помощью новой системы документооборота организация, проведение и распространение решений собраний должны были стать проще, а управление поручениями — результативнее. Дополнительно пользователи должны были получить возможность работать из любой географической точки.

Для решения этих задач было использовано решение «1С:Документооборот государственного учреждения». Помощь по внедрению и настройке новой системы оказали специалисты «1С-Рарус». Agile-подход позволил организовать постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий, несмотря на сложность оргструктуры и многочисленность объектов документооборота.

В системе работает около 4,7 тыс. пользователей, из которых для 1,5 тыс. человек было проведено онлайн- и офлайн-обучение. Для всех пользователей работает горячая линия поддержки.

Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов; задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде; за счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в два с половиной раза; повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов; выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм; для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру; ежемесячно в системе ЭДО разрабатываются новые шаблоны документов; университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, который требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования; сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки; в единой системе объединены потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета.

На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие»: с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» реализован обмен данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам; с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» настроен обмен финансовыми показателями проектов; с «1C:Управление холдингом 8» реализован обмен служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится в «1С:Документооборот», а в «1C:Управление холдингом 8» документы поступают на исполнение.