Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

Российское подразделение Glenmark завершило внедрение системы DirectumRX

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот
мобильная версия

«Гленмарк импэкс» автоматизировала бизнес процесс, включающий комплекс кросс-функциональных процедур, в том числе оценку контрагентов, согласование закупочной документации, договорных документов и счетов на оплату, при помощи DirectumRX.

Деятельность «Гленмарк импэкс» связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи: сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации; повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

Специалисты Directum автоматизировали несколько процессов с учетом требований компании. Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки.

Благодаря автоматизации процесса компания «Гленмарк» минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.

Система DirectumRX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации – состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет.

При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе.

За счет автоматизации ускорились проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.

При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а, чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.

После того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации.

Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.