«Ключавто» перешла на межкорпоративный электронный документооборот при помощи Synerdocs

«Ключавто», один из крупнейших автохолдингов Юга России, перешел на межкорпоративный электронный документооборот.

«Причин перехода холдинга на ЭДО было как минимум две. Во-первых, в "Ключавто" множество юридических лиц с внушительным документооборотом. Все компании оказывают услуги и поставляют товары, в том числе друг другу, – сказала руководитель проектов "Ключавто" Вера Антропова. – Во-вторых, организации находятся в нескольких регионах: Краснодарском крае, Ростовской области, Москве и др. Именно поэтому раньше приходилось отправлять документы по почте, с водителями, через других сотрудников».

При этом, по ее словам, множество счетов-фактур, накладных терялось в пути, поэтому часто документы выставлялись и отправлялись заново.

Оперативный обмен документами и гарантированная доставка — задача, которую руководство холдинга поставило перед командой Synerdocs в 2014 г. Уже спустя полгода после старта проекта электронными первичными учетными документами обменивались 55 организаций. К 2018 г. количество юридических лиц в «СБСВ-Ключавто» возросло до 73. Ежемесячно они передают друг другу до 6,5 тыс. электронных счетов-фактур, актов, накладных (ТОРГ-12) и счетов на оплату. Интеграционное решение Synerdocs и 1С позволяет пользователю отправлять первичные документы, не выходя из привычной учетной системы.

«Специально для "Ключавто" мы разработали новую функциональность сервиса, — сказал руководитель проектов Synerdocs Евгений Кузнецов. — В частности, теперь пользователи могут использовать аннулирование документов и согласовывать их внутри одной компании».

Еще один важный результат проекта — все переданные и полученные документы хранятся в едином электронном архиве. Сотрудник может найти документы за несколько секунд, для этого ему нужно лишь задать необходимые параметры поиска.