Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий

ZOTA внедрила DirectumRX за 2 месяца

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия

ZOTA, российский завод отопительной техники и автоматики, самостоятельно реализовал проект внедрения системы электронного документооборота DirectumRX. Автоматизация охватила 4 территориально удаленных подразделения и 6 ключевых процессов.

На этапе выбора системы компания составила список критериев. Ключевыми пунктами стали показатели функциональности, современный интуитивно понятный интерфейс, возможность внедрения и развития собственными силами. Выбор был сделан в пользу DirectumRX.

В первую очередь, в электронный вид компания ZOTA перевела служебные записки. В DirectumRX генеральный директор рассматривает их и отправляет делопроизводителю, который выполняет нормоконтроль, регистрирует ее, ставит задачу ответственным и контролирует исполнение. В итоге удалось полностью отказаться от учета служебных записок в бумажном виде и увеличить процент их выполнения.

Второй процесс, который перенесли в DirectumRX, – согласование счетов подразделений. Реализован он в качестве типового маршрута с предопределенным кругом участников. Инициатор задачи контролирует оплату, а в случае задержки может поторопить согласующих. Оплаты теперь проводятся быстрее и риски потери счетов исключены.

Оптимизирована процедура работы с бракованной продукцией: акт о выявленном браке загружается в систему и отправляется на согласование, после чего принимается решение о его устранении. Аналогичном образом строится обработка заявок на строительные работы: документ создается из шаблона и отправляется на согласование по соответствующему маршруту.

Автоматизированы процессы планирования рабочего времени и оценка эффективности сотрудников. Вместо еженедельных совещаний сотрудники информационно-аналитического отдела направляют директору отчеты о проделанной работе. В них отражается выполнение текущих ключевых задач: проектировка нового сервера, подготовка и комплектация новых рабочих мест для сотрудников и т.д.

В ECM-системе ведется также согласование договоров. Для каждого отдела настроены свои маршруты согласования и четко определены участники. Количество согласующих снизилось, поэтому и сроки рассмотрения документов сократились.

Разобраться во всем многообразии сценариев работы в системе DirectumRX помогает справка. Проектная команда самостоятельно разработала инструкции с пошаговым описанием действий пользователя.

Сегодня с DirectumRX работают 150 сотрудников ZOTA, в том числе 30 топ-менеджеров. Автоматизированы ключевые процессы документооборота по всем 4 организациям.

В дальнейшем компания планирует расширять функционал ECM-системы: автоматизировать входящий документооборот и управление проектами, настроить интеграцию с 1С. Также руководству требуется вести контроль над показателями эффективности сотрудников в электронном виде. Рассматривается возможность использования мобильных решений для топ-менеджеров.