«1С-Рарус» внедряет систему ЭДО в «Татнефти»

Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» завершают первый этап масштабного проекта по внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) в компании «Татнефть». Система объединяет 22 структурных подразделения предприятия, позволяя обмениваться документами приблизительно со 100 сторонними компаниями. Более 2,5 тыс. сотрудников компании — пользователей системы ЭДО — ежедневно создают, отправляют, согласовывают и ищут необходимые документы в системе. Объем документооборота в годовом исчислении к концу проекта составил около 250 тыс. документов, сообщили CNews в «1С-Рарусе».

Ежедневно в «Татнефти» тысячи сотрудников работают с документами. Временные затраты на создание, согласование и поиск необходимых документов, а также их заверенных копий, были немалыми.

Для создания системы электронного документооборота были выбраны решения «1С:Документооборот 8 Корп» и «1С:Клиент ЭДО», которые планировалось объединить в одну систему «ЭДО-Татнефть» и интегрировать с учетными системами предприятия. Выполнение проекта доверили казанскому офису «1С-Раруса», который является партнером нефтехимической компании. Проект стартовал с автоматизации управления «Татнефтеснаб», которое обеспечивает снабжение продукцией производственно-технического назначения, взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые товарно-материальные ценности и передает их подразделениям «Татнефти». Для оформления этих сделок необходимо создавать, согласовывать, подписывать и отражать в учете многие тысячи документов.

В ходе проекта реализованы следующие функции: автоматизирован процесс согласования первичных бухгалтерских документов; настроена подпись документов усиленной квалифицированной электронной подписью; отлажен обмен подписанными документами; произведена интеграция с учетной системой SAP; разработана дополнительно новая электронная форма накладной «M-15», внутреннего «Акта об оказании работ и услуг».

На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между управлением «Татнефтеснаб» и одним из его основных партнеров — компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «Таграс».

На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с управлением «Татнефтеснаб» были подключены все предприятия холдинга «Таграс».

На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании — между управлением «Татнефтеснаб» и другими структурными подразделениями «Татнефти».

В ходе работ переведено в электронный формат порядка 250 тыс. бумажных документов; предоставлен мгновенный доступ в информационные системы к юридически значимой информации; обеспечен к моменту запуска системы обмен с 73 сторонними компаниями по утвержденным ФНС России форматам электронных документов: акт приема-сдачи выполненных работ, ТОРГ-12, счет-фактура. В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 2600 рабочих мест в одной информационной системе.

По отзыву заказчика, объем бумажного документооборота с контрагентами сократился. Протокольно был утвержден формат электронной накладной М-15 по отпуску материалов на сторону и перемещению их внутри компании. В январе 2016 г. по этой форме было составлено около 2500 документов.

По словам Рамиля Ахметшина, заместителя главного бухгалтера по информационному обеспечению компании «Татнефть», «в настоящее время идут работы по бесшовной интеграции “ЭДО-Татнефть” с учетными системами предприятия — «1С» и SAP. Эта интеграция основана на технологии веб-сервисов, когда система ЭДО информирует учетную систему об изменениях статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан, отклонен с другой стороны получателем, подписан получателем и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе автоматически формируются те или иные проводки. При такой схеме работы в учете фактически будет отражаться реализация только по подписанным документам, что приведет к минимизации в бухгалтерском учёте корректировочных операций. В свою очередь, это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции».

В ближайшее время планируется подключить к системе ЭДО и дочерние предприятия «Татнефти». Руководство компании заинтересовано в привлечении максимального количества своих контрагентов к электронному обмену.

По экспертной оценке, благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами были сокращены на 25-30%. Как ожидается, это приведет к сокращению объема по ручному вводу и проверке бумажных документов. В том числе удалось избежать ручной сверки документации благодаря распределенной системе ввода документов по местам инициирования хозяйственных операций.

Как уточнил Рамиль Ахметшин, «совместно со специалистами казанского офиса “1С-Рарус” был разработан и утвержден протокольно формат электронной накладной М-15, товарная накладная для перемещения материальных ценностей внутри компании. Это форма используется только внутри “Татнефти”. Для взаимоотношения со сторонними организациями согласно учетной политики используется ТОРГ-12. Таким образом, отпала необходимость оформления данных операций на бумаге».

По его словам, задача на ближайшую перспективу — автоматическая загрузка входящих от контрагента документов и формирование по ним проводок после подписания документа. Это позволит минимизировать затраты на внутреннюю проверку и сверку документов. В планах — также создание мобильного решения для руководителей компании для подписания документов ЭЦП с мобильного устройства.