Затраты на СЭД: SaaS-решение в сравнении с on-premise

В числе конкурентных преимуществ своих предложений провайдеры SaaS-решений упоминают экономическую эффективность и относительно невысокие затраты. Независимые эксперты соглашаются с данным позиционированием. Например, в обзоре «Рынок ИТ-услуг 2014» аналитики CNews посчитали, что приобретение программных продуктов и ИТ-услуг по модели SaaS обойдется малому и среднему бизнесу в 4–9% годового оборота.

Сферический заказчик СЭД

Тем не менее, любому руководителю для оценки финансовой эффективности хотелось бы видеть сравнение стоимости владения SaaS- и on-premise решений (то есть решений, разворачиваемых на локальных мощностях). Можно сравнить эти модели на примере оценки затрат на внедрение и содержание системы электронного документооборота.

Приблизительный расчет будет проводиться на примере автоматизации гипотетической компании, которой необходима СЭД для автоматизации 50 сотрудников и для закрытия основной потребности — ведения классического делопроизводства. Горизонт оценки TCO (Total Cost of Ownership; совокупная стоимость владения) — 7 лет. Для учета инфляционного фактора будет уместно взять статистику за 7 последних лет (2008–2014 гг.); средний показатель инфляции — примерно 8,8%.

Кроме того, надо дополнительно рассчитать, как изменятся затраты на поддержание систем при необходимости масштабирования и увеличения числа автоматизированных сотрудников в 2 раза (то есть до 100 человек) после 3 лет эксплуатации СЭД.

Затраты на локальное решение

Для разворачивания и поддержания on-premise системы, закрывающей описанные выше потребности, компании потребуются: аппаратное обеспечение (1–4 ядра с частотой 2 ГГц; 2–12 ГБ ОЗУ); помещение (около 1 кв. м) и электроэнергия; серверная ОС (расчет на примере Windows Server); СУБД (на примере Microsoft SQL Server); администрирование сервера (исходя из загрузки около 10 ч./мес.); лицензии СЭД; обновление и поддержка СЭД в последующие годы; администрирование системы (исходя из загрузки около 20 ч./мес.); поддержание работоспособности оборудования. Затраты на внедрение системы, обновление аппаратного обеспечения при его устаревании, а также прочие расходы в расчете не учитываются.

Итого — около i325 тыс. первоначальных затрат и около i120 тыс. ежегодных затрат. При этом решение не будет отказоустойчивым, и для закрытия данного вопроса потребуются дополнительные инвестиции.

При увеличении количества пользователей системы в 2 раза дополнительно потребуется: увеличить мощность аппаратного обеспечения; докупить лицензии; увеличить затраты на обновление и поддержку СЭД; увеличить затраты на администрирование.

Затраты на SaaS-решение

Покупая программное обеспечение как услугу, компания избавляется от первоначальных затрат (речь не идет о внедрении и кастомизации системы) и имеет только переменные затраты, оплачивая стоимость ПО ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Заказчика не интересует, каково ценообразование: какая часть суммы уходит PaaS- и IaaS-провайдерам, сколько тратится на обслуживание системы и т.д. Заказчику SaaS-решения потребуется только какое-то минимальное администрирование системы силами собственного специалиста (около 10–20 ч./мес.).

Облачная система электронного документооборота, пригодная для работы 50–100 пользователей и для ведения классического делопроизводства, обойдется заказчику примерно в i175 тыс. в год при работе 50 пользователей и примерно в i275 тыс. в год при 100 пользователях. В данных ценах заложены следующие расходы SaaS-провайдера: оплата услуг, заказываемых у PaaS- и IaaS-провайдеров под нужды собственного клиента; обеспечение работоспособности, администрирование и поддержка клиента (10–20 ч. работы специалиста в месяц).

Сравнение затрат (с учетом роста цен)

Совокупная стоимость владения on-premise системой на 50 пользователей через 7 лет составит около i1,422 млн. В случае наращивания числа пользователей до 100 на третий год владения затраты к концу седьмого года составят около i1,846млн.

Совокупная стоимость владения SaaS-решением на 50 пользователей через 7 лет составит около i1,6 млн. В случае наращивания числа пользователей — i2,187 млн.

При работе 50 пользователей SaaS-решение будет выгоднее вплоть до начала 6 года использования СЭД. В случае наращивания мощностей облачная система окажется менее выгодной в конце 5 года владения.

Сравнение затрат на владение СЭД

Источник: Directum, 2015

Стоит заметить, что в случае увеличения потребностей в автоматизации за счет облачной системы могут появиться новые затраты — на заказную разработку и, как следствие, на выделение индивидуального сервера под конкретного заказчика. Альтернативой здесь может быть переход на on-premise систему, который также приведет к дополнительным существенным затратам. В лучшем случае вендор должен предложить заказчику максимально удобные и выгодные условия перехода на локальное решение. Таким образом, SaaS-модель оказывается выгодной для малых и средних компаний, которые не планируют существенного увеличения потребности в СЭД (подключение более 200–250 пользователей или автоматизация более 5 сложных бизнес-процессов) в течение ближайших 5 лет.

Максим Кайнер

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4133