Выбор СКБ ЭП: предприятие определилось с СЭД
Управление бизнес-процессами, связанными с проектной работой, в условиях современной экономики требует применения решений в области автоматизации. Использование СЭД DocsVision для упорядочивания технической документации, создания корпоративной базы данных и оценки труда исполнителей позволило СКБ ЭП с помощью интегратора RKIT Group достичь положительных результатов.
Специализированное конструкторское бюро электротехнического приборостроения (СКБ ЭП) является одним из ключевых игроков рынка электротехнического оборудования в России и СНГ. Его доля производства приборов контроля высоковольтных выключателей составляет 94%. С точки зрения организации бизнеса СКБ ЭП представляет собой малое (количество сотрудников – порядка 50 человек) производственное предприятие полного цикла (разработка, изготовление и реализация).
Основные показатели деятельности СКБ ЭП - успешно подготовленные и реализованные проекты в области создания нового конкурентоспособного диагностического оборудования в области энергетики. Схема работы построена так, что менеджмент СКБ ЭП проводит утверждение проектов и планов разработок новых приборов. На их основе сотрудники предприятия, работающие на окладе (конструкторский и технологический отделы, отдел разработки и программного обеспечения), объединенные в группы, проводят НИОКРы и эксперименты, отражая результаты в отчетах. До недавнего времени эти процессы реализовывались в рамках традиционного бумажного документооборота. Это приводило к временным задержкам в процессах согласования и не всегда обеспечивало должный уровень ответственности сотрудников предприятия, поскольку менеджмент не мог должным образом проконтролировать их работу. Для решения этих проблем руководство СКБ ЭП обратилось к интегратору RKIT Group с целью внедрения СЭД.
Принять решение
В списке основных задач, решение которых являлось критически важным для конструкторского бюро, значилась автоматизация работы отдела разработки электроники. Выбор этого участка для реализации пилотного проекта СЭД был обусловлен его значимостью в хозяйственной структуре предприятия.
До внедрения системы электронного документооборота в нем присутствовало несколько проблемных зон. Во-первых, в рамках бумажного обмена проектной документацией было невозможно просчитать и оценить эффективность работы сотрудников, участвующих одновременно в нескольких проектах. Это требовалось и для обеспечения взаимозаменяемости штата в случае увольнения, ухода в отпуск или болезни работников, и для поддержания непрерывности производственного цикла. Во-вторых, по той же самой причине учет незапланированных работ вызывал затруднения при подготовке планов на следующий месяц, что не позволяло в полной мере контролировать уровень загруженности персонала.
На этапе выбора было рассмотрено несколько систем, в том числе и специализированные PDM-решения. Но после изучения всех предложений руководство СКБ ЭП пришло к выводу, что компании недостаточно просто автоматизировать технический документооборот, так как без организации эффективного взаимодействия между подразделениями и перехода на новый уровень управленческой культуры, нельзя достичь необходимой степени увеличения результативности работы.
В итоге в роли компании, осуществляющей ИТ-консалтинг и интеграцию СЭД, была выбрана иркутская RKIT Group. Специалисты интегратора создали прикладное решение на базе СЭД DocsVision, которое смогло решить поставленные СКБ ЭП бизнес-задачи.
Реализовать проект
В целом ход практической реализации проекта автоматизации производственной деятельности предприятия проводился по двум направлениям. RKIT Group взялась за организацию работы с задачами и поручениями. Она заключалась в создании и разграничении плановых и внеплановых задач на уровне сотрудников и менеджмента, введении механизмов отслеживания состояния текущих выполняемых задач (в том числе, и в автоматическом режиме), достижения плана, оценки трудозатрат на выполнение этих задач (в почасовом разрезе) и передачи задач на исполнение другому сотруднику. Для этого в рамках решения на базе DocsVision 4.1.1632 были созданы следующие ресурсы: "Задачи и поручения", "Отгулы, отпуска" и "Планирование". Каждый сотрудник (как исполнитель, так и руководитель) получил виртуальную папку, в которую поступают рассылаемые через стандартный интерфейс DocsVision задачи и поручения и где формируются отчеты о проделанной работе, и папку самоконтроля. С учетом специфики деятельности СКБ ЭП интегратор настроил несколько видов задач с дополнительными свойствами-признаками.
Это направление автоматизации предполагало реализацию автоматической генерации отчетов на основе разных выборок: по сотруднику, по проекту, по состоянию задач и поручений за определенный период. Отчеты же по плановой и фактической загрузке исполнителей, включая такие наглядные инструменты планирования, как диаграммы Ганта, формировались на базе шаблонов в MS Excel с использованием макросов, написанных на VBA.
Второе направление - организация корпоративного поиска документации -предполагало создание электронного архива в соответствие с принятыми практиками документооборота (включение реквизитов документов, структуризация на основе справочника категорий).
Оценить результаты
Проект пилотного внедрения СЭД DocsVision в СКБ ЭП занял три месяца и обошелся заказчику примерно в 100 тыс. рублей.
В ходе развития проекта интегратор сталкивался с двумя ключевыми проблемами. С одной стороны, сотрудники предприятия проявляли консервативное отношение к идее автоматизации. С другой стороны - в компании наблюдалось некоторое несерьезное восприятие самой системы. Тем не менее, активное участие руководства в реализации проекта позволило за короткое время преодолеть трудности, связанные с переходом на новую технологию работы и адаптацией к системе. По словам первого заместителя генерального директора компании "СКБ ЭП" и куратора проекта внедрения DocsVision Ольги Екатерининой, "...проект себя оправдал – поставленные задачи повышения эффективности работы сотрудников, контроль исполнения планов и распоряжений решены в полном объеме, в достаточно сжатые сроки. В настоящее время идет процесс по созданию базы знаний компании, ее автоматического наполнения и актуализации, что позволит нам повысить свою конкурентоспособность". В итоге на предприятии реализован эффективный и точный контроль задач и проектов, что позволило добиться максимального сближения плановых и фактических сроков.
Основные эффекты от внедрения СЭД в СКБ ЭП
| Эффект\Контингент | Руководители верхнего звена | Руководители среднего звена | Сотрудники отделов |
| Прозрачность бизнес-процессов | Организация слаженной работы, контроль исполнения, оценка и прогнозирование сроков исполнения, оценка эффективности исполнителей, гибкая система отчетности | Контроль исполнения, оценка эффективности исполнителей, контроль загруженности персонала | Возможность планирования рабочего времени |
| Повышение качества | Качественный рост выполняемых работ сотрудниками | Обеспечение непрерывности производственного цикла | Наличие средств для поиска документов |
| Разграничение доступа к данным, исключение возможности утери документации, возможность делегирования доступа к данным другим сотрудникам, замещающим отсутствующего или уволившегося работника | Исключение возможности утери документации, возможность делегирования доступа к данным другим сотрудникам, замещающим отсутствующего или уволившегося работника |
Источник: RKIT Group, 2010
Основным эффектом от внедрения СЭД на предприятии для управляющего персонала стали обеспечение прозрачности протекания бизнес-процессов как в целом по компании, так и на уровне работы конкретных сотрудников, в том числе, и на уровне взаимозаменяемости исполнителей. Как следствие, увеличилось качество выполненной работы. Сотрудники же получили возможность планирования своей работы.
Потенциал дальнейшего развития проекта автоматизации руководство СКБ ЭП видит в распространении решения для управления другими отделами предприятия, а также расширении функциональности. Предприятие планирует расширять количество АРМ-ов, создавая в итоге единое типовое рабочее место для новых сотрудников компании. Помимо этого, СКБ ЭП собирается в дальнейшем расширять электронный архив документов и развивать базу знаний. Удачную практику управления отделом разработки руководство СКБ ЭП намерено перенести и на другие отделы за счет настройки бизнес-процессов типовых управленческих процедур с целью упрощения процедур контроля. Помимо этого, к СЭД будут подключаться и CRM-, и ERP-решения, и системы сбыта для улучшения процессов менеджмента на предприятии.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2244
