Управление архивом: опыт инвестиционной компании
"МИБ-Инвестиции" является активным участником вексельного рынка. Накопленный опыт работы в этом секторе и квалификация сотрудников позволяют компании успешно управлять портфелем векселей и депозитных сертификатов различных эмитентов. Однако это невозможно без отлаженной работы ИТ и, в частности, архивной системы.
Основными сферами деятельности компании "МИБ-Инвестиции" являются организация и проведение вексельных программ, операции на рынке долговых обязательств, факторинг и финансовый консалтинг. За 14 лет работы компания приобрела надежную репутацию и получила признание в инвестиционном сообществе.
В компании существует огромный архив финансовой документации: различных договоров, векселей, заявлений, отчетов и т.п. в бумажном виде. Для оптимизации доступа к ним было принято решение о создании электронного архива. Ключевые требования к архивной системе были таковы: короткие сроки перевода существующих документов в электронный вид, простой и эффективный алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему, простота использования системы для конечных пользователей минимальные сроки ввода решения в промышленную эксплуатацию.
Компания "МИБ-Инвестиции" основана в 1997 году. Первым учредителем компании был Акционерный коммерческий банк "Московский Индустриальный банк", который и сейчас является партнером и одним из участников общества. Сегодня "МИБ-Инвестиции" - это инвестиционная компания, работающая в широком спектре корпоративных финансовых услуг. Одним из ведущих направлений деятельности является организация и проведение вексельных программ, операции на рынке долговых обязательств, факторинг и финансовый консалтинг.
В качестве наиболее подходящего решения для организации архивной системы было выбрано комлексное решение "eDocLib: Хранение и оцифровка" от компании "Электронные Офисные Системы". К бесспорным плюсам продукта относятся его гибкость, а также возможность максимально адаптировать его под нужды инвестиционной компании. Немаловажным фактором для принятия решения послужила и простота интеграции eDocLib с различными программными решениями, в частности, с продуктом ABBYY FlexiCapture, позволяющим организовать автоматическое сканирование и обработку финансовых документов с последующим распознаванием необходимых полей, таких как, например, серия документа, сумма, наименование контрагентов и т.п.
Что получается?
Использование ABBYY FlexiCapture позволило значительно ускорить процесс загрузки в электронный архив накопленной бумажной документации и обработки вновь поступающих документов. В свою очередь, применение комплексного решения для хранения и оцифровки на платформе eDocLib позволило обеспечить сохранность данных, быстрый поиск необходимой информации и ее отображение в удобном виде для различных групп пользователей. Внедрение системы значительно сократило время, затрачиваемое сотрудниками "МИБ-Инвестиции" на поиск необходимых данных по договорам, векселям, актам и другим финансовым документам.
В компании существует огромный архив финансовой документации: различных договоров, векселей, заявлений, отчетов и т.п. в бумажном виде
Особенностью реализованного решения является возможность последующей адаптации для работы с новыми типами документов специалистами заказчика без привлечения разработчиков или внешних ИТ-специалистов. Гибкость настройки обеспечивается использованием платформы eDocLib, включающей в себя средство объектно-реляционного отображения структуры данных для каждого из типов документов в СУБД. Таким образом, всякий раз, когда систему необходимо перенастроить для работы с новым набором атрибутов документа, достаточно внести изменения в существующую конфигурацию с помощью наглядного визуального конструктора.
Следующая задача - масштабирование
На данный момент специалисты компании перевели в электронный вид с помощью ABBYY FlexiCapture значительную часть финансовой информации из архива бумажных документов. В дальнейшем предполагается расширение объемов электронного хранилища и поэтапный переход к работе со всеми архивными данными в электронном виде. С этой целью будут разработаны дополнительные шаблоны FlexiCapture для всех архивных документов и установлены новые рабочие места eDocLib в структурных подразделениях компании.
Заказчик одобрительно отзывается о работе системы. "Гибкость настроек, простота работы конечных пользователей с системой, относительно невысокие системные требования и простота технической поддержки системы – это именно те требования, которые мы сформулировали при выборе решения и которым полностью соответствует решение на основе платформы eDocLib и продукта ABBYY FlexiCapture", Вадим Савинов, ведущий специалист по документообороту компании "МИБ-Инвестиции".
На правах рекламы
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2827
