"ТМС групп" повышает эффективность документооборота с помощью "1С-Рарус"
Современные системы электронного документооборота позволяют оптимизировать процессы, с которыми сталкиваются холдинговые территориально-распределенные компании. В некоторых случаях такого рода внедрения становятся настоящей панацеей, позволяющей компании увеличить свою эффективность и усовершенствовать ключевые бизнес-процессы. Внедрение системы DocsVision в холдинге "ТМС групп" силами компании "1С-Рарус" дало возможность существенно сократить временные затраты и повысить уровень взаимодействия между подразделениями холдинга.
В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация хранится как в бумажном, так и в электронном, зачастую неупорядоченном, виде. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечиваются поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. Получается, что при преобладании электронной формы хранения документов, электронный документооборот далеко не всегда работает эффективно.
Потребность в эффективном управлении электронными документами крайне актуальна для территориально-распределенных организаций. Чем шире сеть филиалов, тем больше времени нужно для прохождения документа через все инстанции. Чем больше людей вовлечено в процесс согласования, тем выше затраты на документооборот. В современных условиях подобного рода процессы зачастую являются ограничителем для дальнейшего развития компании.
Проблемы распределенности
Вплоть до мая 2008 года холдинг "ТМС групп" использовал для работы с документами систему "СЭД Дело" и электронную почту. С ростом и развитием компании эти решения перестали удовлетворять потребностям холдинга.
Серьезные задачи, стоящие перед "ТМС групп", требуют четкого выполнения всех бизнес-процессов, лежащих в основе работы компании
Так, перед "ТМС групп", в который сейчас входит 6 предприятий: УК "Татнефть-МехСервис", "НПО-МехСервис", "Татнефть-РНО-МехСервис", "НКТ-Логистика", "НКТ-Сервис" и "ТМС-Буровой Сервис", встала задача ускорения процессов обработки документов. Всего в компании, обслуживающей нефтепромысловое и буровое оборудование, работает более 3 500 человек, более 25 подразделений территориально распределены по всей юго-восточной части Татарстана.
Основная задача холдинга "ТМС групп" – обеспечение полного комплекса сервисных услуг для предприятий, занятых бурением, ремонтом и обслуживание нефтяных и газовых скважин, добычей нефти, а также производство специального оборудования, механизмов и инструментов для предприятий нефтяной промышленности. Столь серьезные задачи требуют четкого выполнения всех бизнес-процессов, лежащих в основе работы компании. Однако существующая система документооборота, а также сложившаяся традиция подписания договоров не позволяли в короткие сроки реализовать все необходимые процедуры. Например, процесс согласования договоров предприятия занимал иногда до пяти рабочих дней из-за большого числа ответственных лиц, территориально удаленных друг от друга.
Виталий Гатауллин, заместитель директора по организационному развитию "ТМС групп": У компании появилась необходимость в существенном сокращении транспортных затрат на обработку документов
Руководство холдинга приняло решение о необходимости модернизации системы документооборота компании. По словам заместителя директора по организационному развитию "ТМС групп" Виталия Гатауллина, "у компании появилась необходимость в существенном сокращении транспортных затрат на обработку документов и расходов на печать, копирование и хранение бумажных копий. Все увеличивающееся число бумажных документов вело к повышению трудозатрат на их поиск, обработку и перемещение. Таким образом, компании потребовался современный инструмент, позволяющий не только автоматизировать процесс документооборота, но и обеспечить быстрый и надежный процесс согласования договоров. Также холдинг видел необходимость внедрения инструмента для управления персоналом в условиях матричной системы труда."
Одно решение всех задач
Специально созданная рабочая группа сотрудников "ТМС групп" провела изучение программных продуктов автоматизации документооборота. В результате анализа был сделан выбор в пользу построения информационной системы на базе решения компании DocsVision, обладающей оптимальным соотношением "цена-качество".
Эдуард Шарипов, ведущий юрисконсульт юридической службы "ТМС групп" : Созданная система дала возможность сэкономить только на контроле исполнения внутренних протоколов до 330 часов в месяц
Для реализации проекта внедрения был выбран сертифицированный партнер компании DocsVision − филиал компании "1С-Рарус" в Казани.
Казанский филиал компании "1С-Рарус" начал работы по автоматизации документооборота "ТМС групп" в мае 2008 года, и уже в сентябре система делопроизводства прошла этап опытной эксплуатации. В ноябре 2008 года началось внедрение проекта "Управление договорами", который поступил в промышленную эксплуатацию в марте 2009 года. Сейчас заканчивается введение в действие системы управления платежными документами. На данный момент в системе работает 410 активных пользователей.
Компания-интегратор провела внедрение и настройку стандартных приложений DocsVision – "Делопроизводство" и "Управление процессами", а также реализовала процессный подход к управлению договорами. В системе проводится подготовка проектов, согласование, утверждение, хранение в архиве договоров и дополнительных соглашений, ведение реестра договоров. Система управления процессами и управления документооборотом интегрирована с системой "1С:Управление производственными предприятием 8" с помощью шлюза DocsVision.
Результаты превосходят ожидания
По словам ведущего юрисконсульта юридической службы "ТМС групп" Эдуарда Шарипова, в результате автоматизирования процессов документооборота было создано гибкое и легко масштабируемое информационное пространство, которое позволило реализовать стопроцентный учет документов и в двенадцать раз сократить время на их поиск.
По мнению г-на Шарипова, внедрение решения DocsVision позволило сократить как время согласования, так и трудозатраты на работу с документами. Благодаря автоматизации процесса управления совещаниями экономия времени менеджеров при подготовке к ним оказалась десятикратной. Созданная эффективная система контроля поручений дала возможность сэкономить только на контроле исполнения внутренних протоколов до 330 часов в месяц.
Артур Камалетдинов , руководитель отдела информационных технологий "ТМС групп": В ближайшие месяцы планируется пуск в промышленную эксплуатацию системы управления платежам
В итоге система управления договорами, реализованная "1С-Рарус", по словам Шарипова, позволила снизить сроки согласования с пяти рабочих дней до одного и оптимизировать маршрут согласования с одиннадцати человек до шести.
Руководитель отдела информационных технологий "ТМС групп" Артур Камалетдинов дал высокую оценку проделанной специалистами "1С-Рарус" работы. По его словам, использование единых стандартов и методологий, предложенных специалистами Казанского филиала "1С-Рарус", позволяет без затрат подключать к системе новые дочерние общества. В ближайшие месяцы планируется пуск в промышленную эксплуатацию системы управления платежам, которая позволит существенно ускорить процессы согласования платежей.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2108
