ТЕЗИС: СЭД как бизнес-приложение
Заказчики выдвигают все большие требования к СЭД, возлагая на них важные задачи по управлению бизнесом. При этом старых запросов тоже никто не отменял – СЭД по-прежнему должны обеспечивать классическое делопроизводство и документооборот. Компании Haulmont в своей СЭД ТЕЗИС удается совмещать эти противоречивые требования клиентов.
СЭД, предназначенные по сути для автоматизации рутинных процедур обработки документов, тем не менее обладают каким-то особым статусом в глазах заказчиков и разработчиков. Скорее всего, причина в том, что при помощи СЭД реализуются функции, связанные с выполнением властных полномочий в государственном и корпоративном управлении. И этот ореол причастности к таинству власти распространяется на СЭД в целом. Хотя на самом деле ничего таинственного в СЭД нет – это такая же информационная система, как и все другие.
Большинство отечественных СЭД создавались с единственной целью — обеспечить автоматизированное выполнение функций документооборота и дать вертикали власти инструмент контроля. Когда эта задача была успешно решена, разработчики задумались о расширении функциональности своих систем и начали говорить, что СЭД выходит за пределы канцелярии и позволяет решать любые бизнес-задачи. Но многие идеи и технические решения, заложенные в такие СЭД, своими корнями уходят в бюрократические процедуры, которые часто являются тормозом для любой продуктивной деятельности. Решать новые задачи при помощи старых систем хорошо не получится.
А что если с самого начала пойти другим путем? Ведь можно рассматривать СЭД как частный случай, как бизнес-приложение, реализующее функции документооборота, но при этом всего лишь одно из многих в архитектуре предприятия.
СЭД ТЕЗИС – бизнес-приложение на единой платформе
Таким путем пошла компания Haulmont, начав разработку системы электронного документооборота ТЕЗИС на своей универсальной Java-платформе создания бизнес-приложений CUBA. Фактически был применен подход «от общего к частному»: СЭД разрабатывалась на платформе, в которой уже были реализованы многие базовые сервисы, востребованные в бизнесе.
СЭД ТЕЗИС разрабатывалась Haulmont на платформе, в которой уже были реализованы многие базовые сервисы, востребованные в бизнесе
На базовом уровне требования к корпоративным информационным системам достаточно схожи: необходимо обеспечивать надежное хранение информации, защиту данных и управление политиками доступа, управлять бизнес-процессами, обеспечивать гибкую настройку пользовательского интерфейса для работы со специфическими бизнес-объектами. Желательно, чтобы спецификации интерфейсов разных бизнес-приложений были разработаны в едином стиле, что облегчает работу пользователей. Разумеется, нужны мощные, адаптивные и гибкие средства поиска, причем сквозной поиск по всем информационным хранилищам (Enterprise Search) предпочтителен. И никак нельзя обойтись без аналитических инструментов (Business Intelligence).
Также на уровне платформы обеспечивается поддержка работы со всеми типами клиентских устройств и сред — обычные десктоп- и веб-клиенты, разнообразные мобильные гаджеты с разными мобильными ОС.
Элементарный экономический расчет показывает, что разработка таких компонент исключительно для нужд только лишь СЭД никогда не окупится. Другое дело, когда стоимость разработки этих компонент разносится на все приложения, реализуемые на единой платформе.
СЭД ТЕЗИС – воплощение в жизнь нового российского продукта, отвечающего спросу современных организаций и лишенного основных недостатков отечественных систем. Труд разработчиков заслужил высокую оценку: система ТЕЗИС была признана лауреатом более 10 различных премий и номинаций.
Следовать традициям и быть в тренде
Заказчики предъявляют к СЭД совершенно противоречивые требования, которые тем не менее приходится выполнять. С одной стороны, от СЭД ожидают, что она будет поддерживать классическое делопроизводство и документооборот, как это организовано в канцеляриях госучреждений и крупных промышленных компаниях (которые по своему менталитету на самом деле очень близки к чиновничеству).
Можно сколь угодно долго дискутировать о том, что бюрократический стиль управления является тормозом прогресса, но спрос на решения по автоматизации работы канцелярии в обозримом будущем продолжит существовать, и разработчики СЭД должны это учитывать.
С другой стороны, заказчики требуют, чтобы СЭД отвечала всем новейшим трендам в области ИТ-, потому что современная бизнес-среда характеризуется динамикой и сложностью и предъявляет к компаниям все более высокие требования, заставляя их постоянно работать над повышением своей конкурентоспособности.
Новые задачи в бизнесе и госуправлении требуют от организаций активного использования информационных ресурсов и автоматизации управления бизнес-процессами. Отсюда вытекают и новые расширенные требования к СЭД: для эффективного ведения бизнеса нужны комплексные решения, обеспечивающие накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации. Таким образом, можно говорить о расширении функционала СЭД до уровня ЕСМ (Enterprise Content Management).
Система ТЕЗИС предоставляет пользователям богатый набор технологий для работы с неструктурированной информацией и включает в себя решение задач по организации делопроизводства и электронного архива, управления процессами (BPM), а также комплекс специализированных приложений (управление совещаниями, управление проектами, Help Desk и прочее). И все это построено на базе единой платформы.
Надежность СЭД на «пять девяток» – требование времени
Вернемся мысленно всего на несколько лет назад. Во многих организациях СЭД уже внедрены и, судя по отзывам самих заказчиков и отчетам поставщиков вполне успешно эксплуатируются. Однако почти повсеместно эти системы лишь дублируют бумажный документооборот, помогая регистрировать документы и учитывать их движение.
Случись вдруг что-то непредвиденное, какой-то сбой в системе – и люди легко вернутся к своим регистрационным журналам, работа организации без СЭД не остановится.
Переход к настоящему электронному документообороту происходит как раз сейчас, на наших глазах, потому что только недавно изменения в законодательстве и развитие коммуникаций сделали возможным широкое использование настоящих электронных документов, то есть тех, которые создаются в цифровом виде и в этом же виде используются, без необходимости их распечатки и подписывания собственноручно.
Это драматическим образом меняет требования к надежности СЭД, которая теперь переходит в разряд систем, критически важных для бизнеса. Если все документы стали электронными, начальник уже не сможет послать свою секретаршу за нужной бумагой, если система зависла.
Надежность системы — это комплексное понятие, которое включает отказоустойчивость, доступность, обеспечение сохранности данных при сбоях, их долгосрочное хранение и другое. С инженерной стороны это реализуется посредством реализации распределенной системы, в которой нет единой точки отказа, включением в ее состав сервисов балансировки нагрузки, резервного копирования и восстановления, мониторинга и аудита.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3390
