Создание СЭД в "Первой грузовой компании"

В силу своего масштаба "Первая грузовая компания" предъявляет высокие требования к эффективности деятельности. Территориальная распределенность и большое количество сотрудников заметно усложняют различные бизнес-процессы, в том числе и в области обмена информацией. Компании было необходимо современное решение для автоматизации корпоративного документооборота, которое обеспечило бы единое информационное пространство для удобной работы всего персонала.

В процессе выбора "Первая грузовая компания" рассматривала несколько ведущих российских систем электронного документооборота. В результате проведенного анализа была выбрана платформа DocsVision как наиболее отвечающая задачам организации по функциональности и возможностям масштабирования. Наличие у Digital Design значительного опыта решения задач по автоматизации документооборота и уникальной команды экспертов по бизнес-системам обусловило выбор этой компании в качестве исполнителя проекта.

Эффективный обмен документами позволил сократить трудозатраты и время на поиск необходимых сотрудникам данных, устранил повторное создание одних и тех же документов

Начальник Департамента управления делами "Первой грузовой компании" Вадим Крушинских рассказывает: "При реализации этого проекта мы стремились решить четыре основные задачи. Во-первых, нам необходимо было организовать быстрый оборот и сохранность документов, начиная с их поступления в компанию и заканчивая исполнением, что в условиях большого объема документов и значительного количества причастных должностных лиц является важной задачей любого крупного предприятия. Во-вторых, повысить оперативность и качество принятия управленческих решений и их реализации. Важной целью являлось снижение трудозатрат на подготовку, обработку, сопровождение документов, а также получение справочной информации о состоянии документа и его исполнении. Кроме того, нам необходимо было получить инструмент контроля исполнительской дисциплины".

Этапы проекта

Проект по внедрению СЭД в "Первой грузовой компании" начался в 2009 году. Он реализовывался в несколько этапов. Сначала специалисты Digital Design автоматизировали основные процессы делопроизводства, в том числе регистрацию корреспонденции и внутренних документов, их доставку пользователям, согласование договоров. При этом к системе были подключены более 100 рабочих мест в центральном аппарате "Первой грузовой компании" и по несколько сотрудников из каждого филиала. На втором этапе было увеличено число сотрудников, осуществляющих в системе работу с документами. Для этого эксперты Digital Design подключили к СЭД всех пользователей центрального аппарата и 14 филиалов — более 2 000 человек. Затем были автоматизированы процессы согласования и работы с организационно-распорядительной документацией. Наконец, на четвертом этапе специалисты ИТ-интегратора автоматизировали процессы согласования и работы с любыми внутренними документами в рамках универсального процесса согласования, а также исходящими документами. Проект был завершен в конце 2011 года.

В настоящее время в системе на базе DocsVision работают более 2 300 пользователей в центральном аппарате и всех 14 филиалах "Первой грузовой компании". Система автоматизирует регистрацию и учет входящей и исходящей корреспонденции; создание, согласование, регистрацию и контроль исполнения всех внутренних документов (служебных и докладных записок и т. д.). Кроме того, в СЭД можно создавать проекты договорных документов, согласовывать их, контролировать возврат от контрагентов оригиналов договорных документов. Система электронного документооборота позволяет хранить в электронном виде всю входящую, исходящую, внутреннюю и договорную документацию компании.

СЭД установлена в вычислительном центре "Первой грузовой компании" в Москве, все подразделения работают через терминальный доступ. Такая схема обеспечивает быстрое подключение удаленных подразделений и простоту администрирования системы. Кроме того, решение способствует высокой степени защиты, так как информация хранится и обрабатывается в защищенном центре, а не на компьютерах пользователей.

По словам Олега Грешнева, директора департамента корпоративных систем Digital Design: "Можно отметить несколько особенностей этого проекта. Большое количество пользователей – более двух тысяч человек, соответствующий объем обрабатываемых документов создают весомую нагрузку на систему, что обуславливает весьма высокие требования к ее надежности. Поскольку пользователи распространены по всей России – от Санкт-Петербурга до Владивостока, в разных часовых поясах, мы реализовали работу СЭД в режиме 24/7. Постоянное увеличение функциональности системы за счет автоматизации новых бизнес-процессов также сделало этот проект весьма интересным".

Результаты и планы развития

В результате внедрения СЭД были обеспечены полнота и сохранность корпоративных документов и целостность информации. Эффективный обмен документами позволил сократить трудозатраты и время на поиск необходимых сотрудникам данных, устранил повторное создание одних и тех же документов. Единое электронное хранилище договоров обеспечило оперативный доступ сотрудников к ним; увеличилась общая прозрачность процесса ведения договорной деятельности ПГК. Несомненным плюсом стало своевременное доведение до сотрудников приказов и распоряжений руководства компании, а также улучшение исполнительской дисциплины.

Вадим Крушинских комментирует: "В настоящее время внедренная СЭД отвечает поставленным целям. Тем не менее, система находится в постоянном развитии с учетом повышения функциональности как ее отдельных элементов, так и разработки и внедрения новых модулей, возможностей решения для максимально полного удовлетворения интересов бизнеса компании".

В планах ПГК — интеграция СЭД с корпоративными решениями, такими как "Галактика", система управления проектами и другими. Для улучшения коммуникационной составляющей специалисты компаний рассчитывают внедрить Microsoft Lync и интегрировать его с СЭД.

Сама по себе система электронного документооборота также будет развиваться – как в области расширения и модификации существующего функционала, так и в плане перехода на новую версию DocsVision 5. Важным нововведением обещает стать организация безбумажного юридически значимого документооборота с клиентами с использованием электронно-цифровой подписи. Кроме того, планируется внедрение автоматизированных рабочих мест (АРМ) руководителей на планшетных компьютерах.

Максим Самойленко / CNews

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2870