СЭД+СМЭВ: электронный Башкортостан
В последнее время государственные учреждения успешно конкурируют с коммерческими предприятиями по наведению порядка в сфере информатизации, рассматривая вопросы эффективности своей деятельности как актуальные и требующие решения. Сотни тысяч документов и 2200 пользователей – проект такого масштаба по автоматизации документооборота получил старт в Республике Башкортостан в прошлом году. Партнером стала компания "Логика бизнеса 2.0" (входит в ГК "АйТи"), которая успешно завершила пилотную стадию всего за три месяца.
В Республике Башкортостан государственная система управлений состоит из 34 министерств и ведомств, где работают более 7 тыс. госслужащих. Ежегодно рассматриваются и обрабатываются несколько сотен тысяч документов. Такая крупная территориально распределенная структура требует точно налаженных потоков передачи информации как по горизонтальным, так и вертикальным уровням.
Мешающее работе отсутствие единого информационного поля, потребность в минимизации затрат и времени на обработку документов, необходимость в повышении исполнительской дисциплины стали предпосылками проекта по внедрению единой системы электронного документооборота (СЭД), инициализированного правительством республики. Помимо технической реализации, в задачи также входило создание нормативно-правовой базы и обеспечение юридической значимости операций в системе. Проект реализовывался под кураторством Агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан (ранее Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан).
В пилотную зону проекта входило развертывание системы в 29 региональных министерствах и ведомствах
В мае 2011 года было выпущено положение о системе межведомственного электронного документооборота в республике, на основании которого госзаказчик сформировал критерии для выбора платформы и исполнителя. Во-первых, это минимизация совокупной стоимости владения ПО; во-вторых, масштабируемость решения для поддержки документооборота в конечной точке для более 4000 организаций; параллельно оценивались надежность и безопасность системы и, наконец, снижение рисков, связанных с зависимостью от конкретного вендора. По совокупности этих критериев был отдан приоритет системам, построенным на компонентах свободного программного обеспечения (СПО).
В результате проведенного тендера исполнителем проекта была выбрана компания "Логика бизнеса 2.0", предложившая в качестве базового решения систему электронного документооборота "Логика ECM. Госуправление" (экс "БОСС-Референт BR+"), соответствующую заявленным требованиям.
Система востребована: этапы внедрения
Стратегия внедрения СЭД, разработанная совместными усилиями Агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан и "Логики бизнеса 2.0", включала стандартные для такого уровня проектов этапы: сбор функциональных требований, анализ полученных данных, планирование и развертывание инфраструктурных решений, интеграция со сторонними системами, синхронизация нормативно-справочной информации, подготовка прототипа системы, обучение пользователей и последующее тиражирование.
"Мы пошли по пути создания единого шаблона в системе с предустановленными универсальными настройками, которые при внедрении в конкретной организации планировали и оптимизировали под конкретные особенности документооборота. Вначале была выделена пилотная зона, которая позволила сформировать данный шаблон. На этапе сбора и анализа данных все организации были разделены на три основные группы по особенностям ведения документооборота: децентрализованная регистрация документов, централизованная и смешанная. Далее для каждого класса документов были построены BPM-модели (Business Process Management), на основании которых стала возможной унификация и оптимизация процессов прохождения документов по всем организациям. Таким образом был получен обобщенный стандарт обработки всех документов", − рассказывает Ильдар Ямалов, руководитель Агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан.
В пилотную зону проекта входило развертывание системы в 29 региональных министерствах и ведомствах. Проектный подход к реализации задачи позволил завершить эту часть в рекордно короткие сроки: всего за три месяца к системе было подключено 2200 пользователей, что на текущий момент позволяет обрабатывать более 5000 документов в день. При формировании списка управленческих документов, подлежащих автоматизации, ориентировались на приказ Росархива от 10.05.1995 N. "Мы взяли его за основу и пока ограничили набор документов, планируя расширить до полного перечня в конечной точке проекта", − уточняет Ильдар Ямалов. По оценкам Агентства, это составляет 95% документооборота за исключением документов нормативно-правового характера, согласующихся сейчас в бумажном виде, для которых на втором этапе планируется подготовка дополнительной нормативной базы.
Для эксплуатации системы был создан региональный центр обработки данных с параметрами мультисервисной сети передачи данных 10 Гб в секунду, что позволило объединить 29 организаций для межведомственного взаимодействия.
Этап интеграции включал в себя несколько направлений: это и интеграция со шлюзом межведомственного электронного документооборота, и с поставщиками средств криптографической защиты информации, СЭД сторонних производителей, установленных в некоторых подведомственных учреждениях. Отдельно стоит выделить интеграцию с проектом по оказанию государственных услуг – автоматизированной системой обработки заявок (АИС СОЗ РБ), которую разработала другая "дочка" ГК "АйТи" – "АйТи. Ведомственные системы".
Система электронного обслуживания АИС СОЗ РБ (система обработки запросов) позволяет автоматизировать процессы оказания госуслуг в электронном виде на едином портале госуслуг и межведомственное электронное взаимодействие при оказании услуг.
Специалисты "Логики бизнеса 2.0" реализовали единое интерфейсное решение на рабочем месте служащего, который может одновременно работать с организационно-распорядительной документацией и вести административный регламент исполнения государственных услуг, что позволило снизить нагрузку на сотрудников.
Применение дистанционного обучения с тестированием уровня освоения новых технологий позволило при территориальной распределенности ОГВ обучить большое количество пользователей в сжатые сроки. "Мы применили технологию дистанционного обучения, разбили наших пользователей на три группы: основные пользователи, руководители и регистраторы. Приблизительно 1800 человек было подготовлено с использованием системы дистанционного обучения, 200 человек − очно в момент внедрения. К этой категории относились руководители, которым всегда некогда, и регистраторы, которых было нужно более детально погружать в систему", − рассказывает Ильдар Ямалов. В помощь служащим специалистами "Логики бизнеса 2.0" были также составлены краткие инструкции, видеоролики и памятки.
Организованная техническая поддержка и сбор обратной связи позволили группе разработки оперативно вносить изменения в функционал системы и оценивать качество внедрения в целом. "По каждодневным отчетам использования системы, − резюмирует Ильдар Ямалов, − нам удалось достичь почти максимальной глубины внедрения: из 2200 приблизительно 1900 пользователей заходят в систему ежедневно. Внедренная СЭД реально востребована".
Пользователям обеспечен безопасный удаленный доступ к документам в соответствии с их компетенциями, а также мобильный доступ через приложение для iPad − "iРеферент" (сейчас "Логика ECM.Mobile"), предназначенное для руководителей. Решение позволяет дистанционно согласовывать и подписывать документы в электронном виде, распределять поручения среди сотрудников и контролировать их выполнение.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3266
