СЭД: Уфа подводит итоги внедрения
Муниципальное управление по своей внутренней организации и взаимодействию с населением сегодня выходит на новый уровень – электронный. Причина объективна - рост информационных потоков, связанный с многочисленными обращениями граждан и организаций, сотнями тысяч документов различного назначения. Чтобы повысить эффективность своей работы, администрация Уфы в 2007 году сделала выбор в пользу СЭД и управления взаимодействием Directum. Сегодня уже можно сделать определенные выводы по результатам внедрения этого решения.
Как показывает статистика, органы государственной власти устойчиво занимают лидирующие позиции в процессах автоматизации своей основной деятельности и внедрения систем электронного документооборота. Специалисты считают, что данная тенденция сохранится и в ближайшее время. Это неудивительно, учитывая, что получаемая от населения и внешних контрагентов информация и технология ее обработки являются важным ресурсом администраций различных территорий. Качественный анализ полученной информации, последующая подготовка и принятие решений становятся важным показателем эффективности их работы.
Замена бумажного документооборота электронным позволила сделать работу сотрудников эффективнее
Информационное развитие субъектов муниципального управления образует нижний и очень важный пласт информационного общества в России. С этим связано понятие "электронного муниципалитета". С точки зрения экспертов, он представляет собой новую форму организации деятельности органов местной власти, которая позволяет жителям и организациям муниципального образования выйти на качественно новый уровень оперативности и удобства получения государственных и муниципальных услуг.
При этом надо понимать, что основная функция любого государственного учреждения заключается в принятии управленческих решений. Исходные данные для этого, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. По существующим оценкам, в настоящее время только около 10% всей ведомственной информации хранится в электронном виде. Остальные 90% - на бумаге, что создает немалые трудности при поиске сведений. Объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности. В таком случае документооборот становится самоцелью, но никак не средством решения задач.
Внедрение электронного документооборота приводит к оптимизации организационных процедур, делая их проще и логичнее. Так это и произошло в случае информационных систем электронного муниципалитета в администрации Уфы.
Принципы выбора проекта
Квалифицированная оценка существующих СЭД была проведена администрацией города в начале 2007 года. По ее результатам был подписан государственный контракт на внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum с сертифицированным партнером компании - МИТЦ (Уфа).
Система Directum, в сравнении с другими участниками выбора привлекла, прежде всего, соответствием отечественным стандартам делопроизводства, гибкими интеграционными возможностями, наличием ЭЦП и шифрования документов, возможностью репликации и удаленного доступа, а также мощным инструментарием настройки и модификации системы. По словам начальника отдела информационных технологий и связи администрации городского округа Уфы Марата Рахимкулова, система Directum удобна в эксплуатации, пригодна к модификации и разработке собственных специализированных бизнес-приложений. Серьезным преимуществом является и то, что разработки на базе системы легко интегрируются с существующими встроенными модулями электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.
Особенности проекта
Система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum выделена в качестве центрального звена в программном обеспечении электронного муниципалитета. Его структуру условно можно разделить на две части: внешнюю и внутреннюю. Внутренняя структура – это информационно-аналитическая система муниципалитета и система электронного документооборота. Именно она направлена на повышение эффективности работы местных органов власти. Внешняя система объединяет в себе интернет-порталы, с помощью которых достигается взаимодействие с населением и бизнесом. Она направлена на повышение открытости местных органов власти.
Структура электронного муниципалитета г. Уфы, 2010
Источник: Directum, 2010
Сегодня к подобным системам органов власти предъявляются более высокие требования, чем к решениям, применяющимся в коммерческом секторе, так как большую часть их документооборота представляет информация государственного значения: бюллетени, приказы, отчеты, постановления и т.д. Поэтому внедренная СЭД, помимо того, что имеет "стандартные" функциональные характеристики (ведение хранилища электронных документов с возможностью отслеживания их жизненного цикла, мощной системой поиска и обработки документов, регистрации, передачи в архив и подготовки к уничтожению), обладает и адаптированными к требованиям заказчика возможностями. Во-первых, обеспечена безопасность транзакций документов не только внутри подразделений муниципалитета, но и с внешней средой - вышестоящими исполнительными органами власти, предприятиями и физическими лицами. Во-вторых, работа построена в соответствии с организационными взаимосвязями внутри подразделений администрации города и районов и установленным порядком отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов.
Задачи проекта
До внедрения СЭД работа с документами была в том или ином виде автоматизирована практически во всех подразделениях администраций города и районов Уфы. Однако это были локальные рабочие места, которые использовались в основном сотрудниками канцелярии. Служащие переписывались с множеством организаций, составляли договоры, разрабатывали планы, нормативные документы, готовили различные справки, отчеты о работе. И эти действия занимали большую часть их рабочего дня. В итоге создавались действительно ценные и важные документы. Но результаты труда не были систематизированы. Применяемые системы не позволяли использовать маршрутизацию документов, автоматически отслеживать изменение их состояния, осуществлять полнотекстовый поиск и т.п. Таким образом, они являлись системами регистрации документов, но не системами электронного документооборота.
Поэтому проект внедрения системы электронного документооборота Directum в администрации Уфы был масштабным и решал задачи автоматизации контроля над исполнением процессов управления; ускорения и повышения прозрачности работы с населением и организациями; ускорения и регламентации движения документов; обеспечения быстрого доступа к любым документам в администрации и ее подразделениях, а также защищенного и надежного хранения документов.
Таким образом, проблема компьютеризированного беспорядка решалась путем комплексной автоматизации документооборота: создания, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов администрации.
Реализация проекта
Внедрение СЭД в администрации Уфы осуществлялось в несколько этапов. На первом из них было проведено исследование документооборота и первичный анализ используемого ПО. Это позволило обобщить существующие документационные потоки и определить состав бизнес-процессов. Конкретным результатом анализа стала техническая и организационная документация. После утверждения проектных решений система Directum была установлена на сервер, настроена в соответствии с утвержденным перечнем модификаций и внедрена на рабочие места.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2325
