Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

СЭД стала драйвером роста прибыли банка

Интеграция Документооборот Бизнес-приложения Внедрения
мобильная версия

Внедрение СЭД – задача, которая рано или поздно встает перед любым банком, поскольку от того, насколько совершенна система документооборота, зависит прибыльность. Встала она и перед "Нордеа Банком", который по результатам тендера выбрал СЭД Directum.

Документооборот любого банка – это сложная и тщательно организованная система. От того, насколько эффективно она работает, зависит прибыльность работы финансовой организации в целом. Учитывая обширность филиальных сетей крупных банков и большую конкуренцию в данном сегменте бизнеса, автоматизация документооборота является серьезным конкурентным преимуществом. Это преимущество позволяет, несмотря на расстояния, своевременно принимать грамотные управленческие решения, от которых зависят вложения клиентов.

В борьбе за конкурентные преимущества

Как правило, любой крупный банк предоставляет физическим и юридическим лицам полный спектр услуг, связанный с оформлением кредитов, размещением средств на депозите, денежными переводами, обменом валют, обслуживанием пластиковых карт и пр. Помимо платежных поручений и кредитных договоров, которые учитываются автоматизированными банковскими системами (АБС), в любой кредитной организации существует значительный объем документов, связанных с ведением бизнеса: организационно-распорядительная документация, переписка с клиентами и т.д. И вся эта информация требует оперативной обработки.


Мария Пожидаева: СЭД для банка – это важное средство повышения эффективности внутреннего и внешнего взаимодействия

В конечном итоге, от того, насколько рационально построен документооборот в учреждении, зависит качество обслуживания клиентов. То есть, ценой вопроса становится конкурентоспособность банка. Поэтому без использования современных технологий становится сложно справляться с потоком поступающей информации, объем которой увеличивается с каждым годом. Системы электронного документооборота (СЭД) приходят на помощь кредитно-финансовым организациям, позволяя решать целый комплекс задач. Во-первых, это снижение затрат на операционную и административную деятельность за счет сведения к минимуму необходимости оформления бумажных документов, а также сокращение времени, затрачиваемого менеджерами на обслуживание клиентов, вследствие автоматизации банковских бизнес-процессов. Затем построение системы контроля исполнения бизнес-процессов и движения электронных документов с учетом нормативных сроков исполнения каждого этапа бизнес-процессов. Также необходимо упомянуть об обеспечении безопасности документооборота и о контроле доступа сотрудников банка к внутренним документам. Не менее важно отслеживание внесенных изменений в документы по банковским операциям на каждой стадии согласования и систематизация результатов работы сотрудников банка.

По словам начальника департамента сопровождения операций "Нордеа Банка" и руководителя проекта внедрения Directum со стороны заказчика Марии Пожидаевой, "системы электронного документооборота являются для банковского сектора важным средством повышения эффективности внутреннего и внешнего взаимодействия. Благодаря им появляется возможность формализовать работу с документами, обеспечить их защищенность, управляемость и доступность, что в конечном итоге сказывается на оперативности принятия решений, управляемости бизнеса в целом".

Выбор СЭД

Для совершенствования внутренних бизнес-процессов и повышения эффективности работы как отдельных сотрудников и подразделений, так и самого банка в целом, его руководством было принято решение о комплексной автоматизации документооборота. Акцент был сделан на такое развитие ИТ-инфраструктуры банка, которое бы опережало рост его клиентской базы и объем транзакций.

Задачи внедрения СЭД

  • сокращение длительности согласования и поиска документов;
  • контроль движения документа на каждой стадии жизненного цикла;
  • исключение потерь документов;
  • оптимизация взаимодействия между структурами банка;
  • повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
  • повышение централизации управления растущей филиальной сетью банка.

Летом 2005 года руководство "Нордеа Банка" объявило тендер на поставку и внедрение СЭД. По итогам тендера вопрос выбора системы решился в пользу Directum.

Принятое решение было продиктовано широкими функциональными возможностями системы, наличием доступного инструмента разработки, а также приемлемой ценой. Как отмечают представители "Нордеа Банка", Directum не только включает в себя "стандартные" функциональные характеристики (хранение документов в едином электронном архиве с возможностью отслеживания их жизненного цикла, мощная система поиска и обработки информации, регистрации, передачи в архив и подготовки к уничтожению устаревших данных), но и обладает возможностями для поддержки бизнес-процессов, связанных с обслуживанием клиентов банка.

"Остановившись в своем выборе на системе Directum, мы рассчитывали автоматизировать не только организационно-распорядительный документооборот, но и специфические бизнес-процессы банка, в частности, оформление кредитных документов, – говорит заместитель начальника управления банковской аналитики и технологий Сергей Жирнов. – Данная система благодаря своей многофункциональной платформе и широким интеграционным возможностям позволяла решить этот комплекс задач". Реализация проекта

Внедрение Directum стартовало в феврале 2006 года. Специалистам компании-интегратора необходимо было учесть направленность банка на работу с внешними клиентами и необходимость обеспечения повышенной безопасности работы с информацией. Поэтому при внедрении Directum был выделен ряд требований. Среди них были названы обеспечение безопасности работы с базой документов; поддержка механизмов шифрования и ЭЦП; возможность использования жестких типовых маршрутов движения документов; возможность оперативного реинжиниринга процессов банка; территориально распределенная работа в многофилиальных структурах; доступность всей корпоративной базы знаний в режиме everytime&everywhere (всегда и везде), а также интеграция с другими банковскими системами.

Проект был разделен на несколько этапов, что являлось способом облегчить адаптацию сотрудников при переходе к работе в системе Directum. После автоматизации конкретного бизнес-процесса рабочая группа проекта переходила к другому участку работ.

На первом этапе были внедрены базовые модули Directum и модуль "Канцелярия". С помощью их функционала были автоматизированы основные процессы делопроизводства: в электронный вид была переведена входящая и исходящая корреспонденция, организован контроль над местонахождением документов и своевременным исполнением поручений. В систему в виде типовых маршрутов перешли бизнес-процессы, связанные с согласованием писем, приказов, распоряжений, доверенностей, регламентов.

Ведущие пользователи системы прошли курсы обучения без отрыва от основной деятельности, что позволило им сразу приступить к выполнению обязанностей с использованием возможностей Directum. Был организован единый электронный архив, который, благодаря удобной системе поиска, позволил сотрудникам банка легко ориентироваться в большом количестве документов. При дальнейшем развертывании системы в электронный вид перешла работа с документами во всех подразделениях банка.