Правильное внедрение СЭД. Опыт Правительства Карачаево-Черкессии
К переходу на электронный документооборот компании и организации приходят разными путями. Чаще всего отправной точкой на этом пути становится указание сверху, в особенности это касается государственных ведомств и учреждений. Гораздо реже встречаются случаи, когда к внедрению СЭД организация приходит с полным пониманием того, что именно в бизнес-процессах должен улучшить электронный документооборот. Как правило, такое понимание формируется в процессе работы с СЭД, которая не устраивает по тем или иным причинам – в таком случае выбор нового решения делается с максимальным пристрастием. Зато и результаты такого «максимализма» чаще всего оказываются весьма впечатляющими. Внедрение СЭД «Дело» в Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики – именно такой проект.
До внедрения СЭД «Дело» в администрации главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики использовалось решение «Гран-Док», система электронного документооборота, реализованная на базе платформы Web Universus НПП «Гранит-Центр». Однако ее функционал и производительность не могли полностью удовлетворить потребности и запросы ведомства.
Путь к «Делу»
Сложный интерфейс и достаточно трудоемкая поддержка программы постоянно создавали неудобства сотрудникам, рассказывает Франческа Астежева, заместитель руководителя администрации главы и Правительства КЧР, начальник управления документационного обеспечения главы и Правительства КЧР, о предпосылках перехода на другую систему электронного документооборота. «В нашем регионе не было партнера компании-разработчика, практически отсутствовала техническая поддержка. По этим причинам нам фактически пришлось отказаться от работы в программе. Одновременно в связи с ростом объемов документов у нас назрела необходимость в такой системе электронного документооборота, которая бы полностью удовлетворяла нашим потребностям и соответствовала всем нормативным требованиям делопроизводства государственных организаций», – поясняет она.
К выбору решения в ведомстве подошли серьезно и вдумчиво. Большинство представленных на рынке решений было проанализировано с точки зрения соответствия потребностям организации в электронном документообороте и перспективах его развития. «Нами был изучен опыт использования систем в федеральных и региональных органах исполнительной власти Российской Федерации, – объясняет Франческа Астежева. – В результате мы остановили свой выбор на СЭД «Дело», по достоинству оценив функционал системы, удобство использования, возможность обмена электронными документами по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), соотношение «цена/качество» и возможность мобильной работы. У нас перед глазами был положительный пример: продукт «Архивное Дело», разработчиком которого также является компания «Электронные Офисные Системы», использовали наши коллеги в Народном Собрании (Парламенте) Карачаево-Черкесской Республики».
Интеграция в два этапа
Проект стартовал в декабре 2011 г., когда была произведена замена имеющихся лицензий системы «Гран-Док» на СЭД «Дело» по программе миграции от ЭОС. Партнером по внедрению СЭД «Дело» стала группа компаний «Бизнес ИТ» – партнер ЭОС в Северо-Кавказском Федеральном округе.
В рамках первого этапа были автоматизированы рабочие места сотрудников Управления документационного обеспечения Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Главы и Правительства Республики. Помимо этого, организовано рабочее место для перевода бумажных документов в электронный вид. В результате с 1 февраля 2012 г. Администрация Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики перешла на электронную систему документооборота.
Затем, на втором этапе проекта, дополнительно было введено в эксплуатацию 39 рабочих мест системы «Дело» и 22 рабочих места подсистемы «Портфель руководителя». Это приложение было разработано компанией «Бизнес-ИТ» на базе серверной составляющей мобильного приложения ЭОС «АРМ Руководителя». В решении «Портфель руководителя» реализованы функции мобильной работы с документами, среди которых визирование, согласование и подписание, а также добавление резолюций (в том числе и голосовых). Кроме того, с помощью решения можно проводить поиск среди уже полученных документов и ставить на них электронную подпись.
Также в рамках второго этапа была внедрена подсистема «Управление процессами» и сервер на подсистему «Дело-Web». Все эти действия позволили подключить к СЭД Правительства КЧР все отраслевые и территориальные органы власти Карачаево-Черкесской Республики. Для обмена документами с Администрацией Главы и Правительства каждому органу исполнительной власти и всем Администрациям муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики было предоставлено по одному рабочему месту. Второй этап внедрения завершился в феврале 2013 г.
Параллельно внедрению проводилось и обучение сотрудников Администрации. Любопытно, что изначально прорабатывалось несколько схем решения этой задачи. Однако учитывая загруженность специалистов ведомства текущими вопросами, было принято решение остановиться на индивидуальном обучении – как показало время, индивидуальный подход оказался более гибким и качественным.
«Деловая» результативность
Внедрение любой новой технологии, какая бы замечательная она ни была – всегда процесс сложный и болезненный, подводит итог. «Но благодаря слаженной работе сотрудников нашего Управления документационного обеспечения и опытного партнера ЭОС на юге России – компании «Бизнес ИТ» – проект был реализован очень качественно», – заключает Франческа Астежева.
«В своей работе мы руководствуемся принципом постоянного развития. Это важно прежде всего для клиентов, – подтверждает Юрий Лабушкин, генеральный директор компании «Бизнес ИТ». – По завершении проекта заказчик получает дальнейшую технологическую и методическую поддержку, что позволяет оперативно решать имеющиеся у него проблемы, быстро реагировать на изменения в законодательстве».
Внедрение СЭД «Дело», по оценкам представителей ведомства, позволило существенно увеличить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и оперативного прохождения документов, а также благодаря обеспечению непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. Кроме того, безбумажный документооборот сделал работу более оперативной. В частности, значительно ускорены сроки подготовки ответов и рассмотрения запросов ответственными исполнителями, минимизировано использование бумаги.
Полезной и удобной оказалась и возможность работать с документами с мобильных устройств. С использованием мобильной подсистемы руководители Республики всегда имеют оперативный доступ к актуальной информации, что значительно повышает качество принимаемых решений.
Взгляд в будущее СЭД
«Оценивая проделанную работу, можно с уверенностью сказать, что мы достигли определенных показателей, – отмечает Франческа Астежева. – Нами создана целостная информационная инфраструктура, которая охватывает все органы исполнительной власти и местного самоуправления Республики, организовано взаимодействие между ними. Однако еще предстоит сделать немало. Прежде всего, это разработка нормативно-правовых документов, регламентирующих обмен документами в электронном виде. Помимо прочего, нам предстоит решить и такой немаловажный вопрос, как организация надежной защиты данных с учетом современных требований».
В дальнейших планах ведомства также предусмотрено расширение СЭД до каждого специалиста, организация юридически значимого документооборота и переход на взаимодействие в электронном виде с муниципальными образованиями с использованием СЭВ (Сервера Электронного Взаимодействия). Также планируется обеспечить подключение СЭД Правительства к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО).
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4110
