Оптимизация расходов на СЭД: подрядчики знают, как сэкономить
Отечественный рынок систем электронного документооборота можно назвать "островком стабильности" в сфере ИТ. По итогам 2009 года аналитики ожидают, что его объем хоть незначительно, но увеличится. Тем не менее, рецессия в стране продолжается, поэтому по-прежнему остаются актуальными вопросы экономии. Способы сокращения расходов обсудили участники круглого стола "СЭД: возможности оптимизации", организованного CNews Conferences и CNews Analytics.
Дмитрий Романов: Любое внедрение СЭД должно быть экономически обоснованно
На вопросы CNews ответил Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи".
CNews: Сегодня многие организации, имея ограниченные ИТ-бюджеты, вынуждены более целенаправленно и экономно их расходовать. Как определить, насколько обоснованы для организации в настоящее время затраты на внедрение СЭД?
Дмитрий Романов: ИТ-бюджет любой организации ограничен, особенно в условиях экономического кризиса (который, к тому же, непонятно, как поведет себя дальше: пойдет ли на спад или, наоборот, усугубится). В любом случае есть некоторое состояние неопределенности. Поэтому к вопросу внедрения любой информационной системы, и СЭД в том числе, надо подходить с полной ответственностью.
Необходимо четко ответить себе на вопрос: для чего нужна такая система, и какие проблемы с ее помощью могут быть решены? Нужны конкретные KPI (ключевые показатели эффективности), которые покажут, что именно сейчас в организации плохо и что можно улучшить, внедрив СЭД. Все эти параметры нужно переводить в деньги — это позволит четко понять, во что выливается проект внедрения, позволит учесть его расходную и доходную части. Надо также понимать, какие потери, убытки несет в себе текущая ситуация, и как она может измениться при успешной реализации проекта внедрения СЭД.
Если же организация не понимает, зачем ей нужна СЭД, если проблемы неочевидны или не носят жизненно важного характера для ее деятельности, то в таком случае и не надо внедрять систему. Во всяком случае, сейчас.
CNews: Насколько необходимо перед началом проекта внедрения СЭД производить расчет экономической эффективности создания системы электронного документооборота? Кто и как это должен делать?
Дмитрий Романов: Расчет экономической эффективности – это обязательная вещь, которую необходимо делать перед каждым проектом. Внедрять систему, не зная, для чего это делается, ни в коем случае не стоит. Соответствующий анализ организация может провести самостоятельно, а может попросить сделать это того консультанта-поставщика, который предлагает внедрять СЭД. Если подобные вопросы вызовут у него затруднения или же он не сможет предложить методику расчета экономического эффекта для конкретной организации, - это повод задуматься о профессиональной пригодности данного поставщика.
Необходимо понимать, что при расчете экономической эффективности практикуются два основных подхода. Первый из них — это так называемый подход TCO (оценка совокупной стоимости владения), при котором учитываются фактически только затраты на внедрение и владение системой в течение какого-то периода времени. Более правильным является подход, требующий помимо затрат, считать возможные выгоды, плюсы от внедрения системы. Таким образом, сделать нормальную оценку возврата инвестиций (ROI) и понимать за счет каких факторов организация получит экономический эффект, можно только четко понимая эти самые выгоды. Если поставщик решения не может найти таких выгод - его профессиональная пригодность должна вызывать еще большие сомнения.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2139
