Николай Перфильев: Внедряя ECM, мы ориентировались на привычки сотрудников
Бизнесом легко управлять только до тех пор, пока он невелик. А потом, на каком-то этапе его расширения, неизбежно начинается лавинообразный рост бизнес-процессов, документов и связей между ними. Нарушается координация действий сотрудников и отделов, теряется управление — и здесь большинство предпринимателей отступает, не видя возможности дальнейшего развития. Как не увязнуть в рутине документооборота и сохранить управляемость при росте компании? Об этом журналисту CNews рассказал ИТ-специалист компании "Хайтед" Николай Перфильев.
CNews: Какой объем корпоративной информации находится под вашим управлением?
Николай Перфильев: Точнее, под управлением ECM-системы Directum, во внедрении которой я принимал непосредственное участие. Об объеме информации судите сами: у нас более 500 сотрудников, 7 офисов в России и СНГ, более 800 активных клиентов и более 1 тыс. успешно реализованных больших проектов. Из скромного сервис-центра "Хайтед" за 11 лет стал ведущим поставщиком систем автономного, резервного, бесперебойного электропитания. Мощность одного только арендного парка наших дизелей — 100 МВт.
Николай Перфильев: Смысл хорошей ECM в том и заключается, чтобы легко масштабировать бизнес-процессы, адаптировать их и к текущим задачам, и к будущим
И это много. Для сравнения, типичная ГЭС или АЭС мирового масштаба дает 3–5 тыс. МВт. Столько, например, давали "Фукусима" или ЧАЭС. Но в сегменте автономных электростанций и промышленных ИБП принято оперировать величинами гораздо меньшего порядка, поэтому названная мной цифра очень велика.
CNews: Да, цифра впечатляет. И в какой же мере успех столь серьезного бизнеса определяется качеством управления информацией?
Николай Перфильев: Без бесперебойного документооборота было бы невозможным и бесперебойное энергоснабжение объектов. Все проектные работы, нормативы, монтаж на площадках, регламентное техобслуживание, поставки топлива, вся наша логистика от Великобритании до Казахстана — все это основано на колоссальном количестве разнородных документов. В соответствии с ними должны синхронно, скоординированно работать сотни людей в нескольких странах. Поэтому мы выбрали ECM-систему с таким расчетом, чтобы никому не пришлось переучиваться и ничего не пришлось переделывать, когда сотрудников и филиалов станет больше.
CNews: Вы планируете расширяться?
Николай Перфильев: Скажем так: при правильном управлении информацией это вполне возможно. Смысл хорошей ECM в том-то и заключается, чтобы легко масштабировать бизнес-процессы, адаптировать их и к текущим задачам, и к будущим. Я считаю, что задача ИТ-подразделения — выбрать такую платформу, чтобы при расширении, при росте документооборота не случилось торможения бизнеса. И Directum — это не просто ECM-система, а именно такая платформа. На ее основе у нас консолидируются информационные потоки.
CNews: А при отсутствии подобной платформы торможение неизбежно?
Николай Перфильев: К сожалению, да. Если у вас не крошечная фирма, где все сидят в одной комнате, а большая территориально распределенная компания, то простейший формат взаимодействия "на уровне почты" (и бумажной, и электронной) вызывает постоянные проблемы — во взаимодействии между сотрудниками, подразделениями; во взаимодействии с клиентами, с поставщиками и так далее. Постоянно теряется входящая и исходящая корреспонденция. Возникает путаница, например, с разными версиями множества договоров в почте у разных сотрудников. Согласование каждого документа — от заявки на оплату счета до договора с клиентом — занимает недопустимо много рабочего времени, а ведь оно оплачивается. Много времени занимают бесконечные выяснения: Какое подразделение какому имеет право ставить задачи? Кто ответственный? Кто ушел в отпуск? Каковы сроки? Где и в каких форматах лежат результаты работ по каждой из задач? Какова загрузка каждого из подразделений? — и тому подобное.
CNews: ECM-платформа все эти проблемы решает?
Николай Перфильев: Да, и именно поэтому мы выбрали Directum. Эта ECM позволяет на основе документооборота организовать и контролировать наши бизнес-процессы, поддерживая полный жизненный цикл управления документами, а точнее, "записями". И еще она дает возможность кастомизации и разработки собственных модулей.
После изучения этой платформы мы поняли, что на ней можно сделать все, что нам нужно. Мы сформировали собственную команду разработки и обучили ее — при квалифицированной и оперативной поддержке вендора. Далее мы всё разрабатывали и внедряли сами. Формализовали бизнес-сценарии, продумали архитектуру, разработали все модули системы и обучили персонал.
CNews: Легко ли сотрудники приняли новую информационную систему?
Николай Перфильев: Да. При ее создании мы ориентировались на привычки и потребности сотрудников. Пользователь привык к Outlook? Значит, мы делали для него подобную среду. Для согласования документа по почте ему прежде нужно было сделать 5 кликов? Значит, в новой системе достаточно 3 кликов. Только такой подход я называю автоматизацией. Все остальное — это "недоавтоматизация". Ни в коем случае нельзя говорить пользователю: "Это надо делать вот так" или "Этого делать не надо". Подобные инструкции только отпугивают и ломают естественность образа системы. Хорошо продуманная информационная система должна обладать ярким, наглядным образом, который максимально ассоциирован с реальностью. И этот образ должен ассоциироваться у пользователя с позитивным результатом и давать ему ощущение свободы. Впрочем, эта свобода должна ограничиваться рамками системы и автоматическим контролем возможных пользовательских ошибок.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2777
