Как встроить ЭДО в бизнес-процессы компании?
Электронный обмен юридически значимыми документами затрагивает все подразделения компании. Задача – провести интеграцию системы электронного документооборота с внутренними системами предприятия так, чтобы ЭДО не стал «пятым колесом» в отлаженном механизме бизнес-процессов.
Документооборот не является неким обособленным процессом, который можно с легкостью реорганизовать. Он связывает между собой бухгалтерию, отделы закупок и продаж, склады, филиалы одной организации, контрагентов, контролирующие органы – и сопровождает абсолютно разные бизнес-процессы.
Поэтому, когда компания решает оптимизировать свой внешний документооборот за счет внедрения электронных документов, ей приходится на определенном уровне перестраивать почти все документируемые регламенты. При этом нужно не только изменить их логическую структуру, но и продумать техническую составляющую. Возникают вопросы: как система внешнего документооборота встроится в существующие бухгалтерскую и учетную системы, в систему электронных заказов, как будет произведена интеграция с системой внутреннего документооборота?
Зачем переходить на электронный документооборот?
С мая 2012 года все электронные документы, переданные через специального оператора электронного документооборота (ЭДО) и подписанные электронной подписью, на законодательном уровне стали оригиналами. Теперь их можно хранить исключительно в электронном виде и направить на проверку в ИФНС через интернет.
Увеличить
Преимущества ЭДО
Использование электронных документов снижает издержки компании на непроизводственные функции: хранение, пересылку и обработку.
Для примера: доставка документа почтой или курьером обходится в 15-100 рублей за пакет, а при аренде архивного помещения на хранение одного счета-фактуры в течение 4-х лет уходит около 3-х рублей. Пересылка же электронного документа в среднем составляет менее 10 рублей, хранить документы можно бесплатно на личном компьютере или на серверах оператора.
Если учесть, что в России в секторе B2B в год формируется порядка 15 млрд одних только счетов-фактур, можно оценить масштабы возможной экономии.
Увеличить
Специфика бумажного документооборота
Но чтобы электронные документы в компании не стали "пятым колесом", а оптимизировали работу бухгалтерии, необходимо логично встроить систему электронного документооборота во все связанные с документами внутренние процессы компании.
Без интеграции
Небольшим компаниям (или компаниям с малым объемом специфического документооборота), которые хотят обмениваться электронными документами со своими крупными контрагентами, зачастую нецелесообразно интегрировать внутренние системы с системами внешнего документооборота. Им намного проще работать в веб-интерфейсе оператора ЭДО. Последние в таком случае должны быть готовы оптимизировать свое решение под нестандартные нужды компании – и чем гибче спроектирован сервис, тем меньше времени займет доработка.
Так, для клиентов "Свердловской теплоснабжающей компании" (СТК) "СКБ Контур" в своей системе для обмена юридически значимыми документами "Диадок" реализовал поддержку специфического для энергетических компаний документа – карточки учета показаний счетчиков. Теперь такие карточки передаются через "Диадок" от клиентов СТК, и их данные автоматически выгружаются во внутреннюю систему учета компании.
Светлана Иванова, заместитель директора по работе с потребителями компании СТК, отметила эффективность сервиса: "Внедрив "Диадок", мы избавили своих абонентов от обязанности физически передавать пакет документов по учету электроэнергии. Наши специалисты экономят свое время и, как следствие, – быстрее принимаются управленческие решения в компании".
Коробочные решения
Интеграция с "1С". Доля российских компаний, ведущих учет в программных продуктах системы "1С", достигает 90%. Поэтому производителям всех новых систем, связанных с документами, естественным кажется разрабатывать коробочные интеграционные решения для "1С". Коробочные решения по определению должны быть просты в установке и при этом поддерживать весь функционал системы. Для системы "Диадок" таким решением является модуль "Диадок" для "1С". Интеграция систем происходит сразу после установки модуля, и обмен электронными документами производится непосредственно из учетной системы пользователя "1С".
Из-за необходимости поддерживать актуальность коробочные интеграционные решения приходится развивать параллельно с основной системой. Модуль "Диадок" до недавнего времени поддерживал 4 типовых конфигурации 1С: "1С:Бухгалтерия предприятия. Редакция 2.0", "1С:Управление производственным предприятием 1.3", "1С:Управление торговлей 10.3", "1С:Комплексная автоматизация 1.1" на платформе "1С:Предприятие 8.2.11".
Однако после начала пилотного проекта с автомобильным дистрибьютором Kia Motors RUS "СКБ Контур" доработал модуль под специфичную для автомобильного бизнеса систему "Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти. Редакция 4.1" компании "1С-Рарус" специально для автодилеров Kia.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3099
