Как хранить электронные документы? Советы эксперта
Электронный документооборот в России становится все более распространенным. E-документы уже активно использует бизнес, на электронную форму работы переходят суды. И это только начало. В ближайшее время архивам придется принять тысячи, миллионы, и, возможно, миллиарды e-документов. Хранить их нужно будет на протяжении многих лет, не нарушая при этом целостности, аутентичности, сохраняя информацию, которая может понадобиться в любое время. А это неизбежно вызовет массу проблем.
Тема "электронного правительства", электронного документооборота, электронных библиотек, счетов-фактур и документов в последнее время стала довольно популярной. Руководство страны, кажется, осознало, что государственное управление, – какие бы технологии при этом не использовались, - осуществляется посредством документов, а не просто информации; и что для того, чтобы "догнать и перегнать" другие капиталистические страны в области "электронного правительства" и "электронной коммерции", нужно срочно решать правовые и технические проблемы, сдерживающие электронный документооборот.
Однако, сказав "А", неизбежно придется сказать и "Б". Использование в государственном управлении и в коммерческой деятельности электронных документов неизбежно приводит к тому, что какие-то из них придется хранить достаточно долго (а в электронном мире "долго" означает более 5-7 лет). Можно, конечно, еще какое-то время "прятать голову в песке", но рано или поздно проблему долговременного и постоянного хранения электронных документов, проблему создания электронных архивов придется решать.
Удивительно, но факт: уже сейчас существуют крупные государственные базы данных, которым установлен постоянный срок хранения, хотя никто не потрудился объяснить государственным органам - владельцам этих баз - что и как они должны сохранить и какими способами будет обеспечиваться юридическая значимость сохраняемой информации и документов. Одновременно наблюдается стойкое нежелание заниматься проблемами электронных архивов на государственном уровне.
Чтобы оценить объемы информации, можно привести два примера из жизни американских архивов. Так, на конец 2007 года в 36 филиалах и подразделениях национальных архивов США на постоянном хранении находилось 3,5 млрд электронных документов. Что касается электронного архива штата Вашингтон, то если в январе 2007 года только в онлайн-доступе было размещено более 10 млн документов, то к январю 2008 эта цифра достигла 27 миллионов.
Отечественный бизнес уже сейчас активно использует электронные документы. Что очень важно, суды, которые сами постепенно переходят на электронные формы работы, уже к ним привыкли и регулярно выносят решения на основе доказательств, представленных в электронном виде.
Если добавить к этому, что в течение года-двух ожидается принятие решения об использовании в России электронных счетов-фактур, то вопрос о том, как все это хранить и каким образом можно обеспечить целостность и аутентичность электронных документов, из теоретической плоскости плавно переходит в область практического применения. От того, насколько быстро и качественно будут разработаны "правила игры" на "электронном поле", в существенной степени зависит дальнейшее экономическое и политическое развитие страны, ее конкурентоспособность на мировой арене.
Виталий Шилов: Хранилище долговременных документов и ЦОД почти не пересекаются между собой
На вопросы CNews ответил Виталий Шилов, руководитель систем электронного документооборота компании "Крок".
CNews: В чем, на ваш взгляд, сложность организации хранилища электронных документов?
Виталий Шилов: Сложности в организации хранилища данных документов можно разделить на две части: технические и управленческие. Если первая на сегодняшний день довольно легко может быть решена и фактически зависит только от готовности заказчика инвестировать требуемое количество денежных ресурсов в создание эффективной программно-аппаратной инфраструктуры и опыта подрядчика, который эту задача решает.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a1785
