Как эффективно управлять временем и задачами в СЭД
Для любого пользователя системы электронного документооборота вопрос грамотного распределения рабочего времени и порядка выполнения поручений сейчас является одним из наиболее актуальных. Стандартные инструменты тайм-менеджмента не подходят для реализации этих задач именно в рамках СЭД. Какие спецфункции и методы придумали разработчики? Рассмотрим, что предлагает новая версия СЭД CompanyMedia от компании "Интертраст".
Все системы электронного документооборота изобилуют изощренными функциями раздачи поручений и резолюций, постановки задач и в обязательном порядке - контроля исполнения. Обычно подразумевается, что исполнитель, будь он даже в ранге министра, собственной волей не обладает — сроки установлены, нужно выполнять поручения, думать нет смысла.
Однако бывают ситуации, когда сотрудник получает пять задач с одной контрольной датой, поскольку руководителя обычно не волнует оптимизация рабочего времени каждого подчиненного. Такая ситуация некомфортна для человека — нужно сделать все сразу. И напоминания от системы будут сыпаться одновременно, только усиливая стресс.
Почему такой подход доминирует в СЭД, в принципе, понятно: подобные системы обычно создаются в интересах всей организации (но на самом деле — в интересах руководителя). Их часто продают под эгидой усиления исполнительской дисциплины, подразумевая под этим в основном карательные функции за несоблюдение сроков. Такой подход может быть оправдан, когда речь идет об автоматизации рутинных процедур работы с документами, где у исполнителя нет полномочий самостоятельно регулировать даже порядок выполнения работ. В качестве примера можно привести процедуру регистрации юридических лиц или обработки визовых заявлений — кто раньше подал документы, тот и должен раньше их получить.
Но если взять хотя бы работу с письмами граждан, то здесь жесткое соблюдение очередности обработки было бы, скорее, во вред. Нужно только соблюсти срок ответа на обращения, а в каком порядке исполнитель будет обрабатывать их, руководству не важно. Бывает так, что по одному обращению надо ждать ответа из местного УВД, а по другому, которое поступило позже, все данные уже есть. При этом система все равно автоматически запланирует выполнение этих задач в порядке поступления, и тогда есть риск, что на работу, которая требует больше времени, его просто не хватит.
Тайм-менеджмент и СЭД: возможна ли конвергенция?
Мысль об использовании в составе СЭД инструментов тайм-менеджмента кажется логичной – почему бы исполнителям самостоятельно не управлять своим временем и не планировать задачи, разумеется, в рамках назначенных контрольных сроков. Продуктов такого класса на рынке много, в простейшем случае можно использовать даже обычный Outlook, а интеграция с СЭД технических сложностей не представляет. Но по какой-то причине так никто не делает. В чем загвоздка?
Вероятнее всего, со стороны заказчиков нет запроса на такие решения - ведь в таком случае сотрудников придется обучать тайм-менеджменту, да и не всем эта методология подходит. Можно запланировать встречи и совещания, но как точно рассчитать срок получения ответа на свой запрос из другой организации? Для задач со многими неизвестными и с высокой неопределенностью тайм-менеджмент с его прямолинейностью может быть лишь ограничено полезен.
Совсем вычеркивать из арсенала эту методологию не стоит - интеграция с системами тайм-менеджмента, если они используются в организации, несомненно, была бы полезна, но реализация функций управления временем непосредственно в СЭД вызывает сомнения.
Методология GTD: порядок и контроль
На самом деле, задача состоит в повышении продуктивности — от работы должен быть результат. И управление временем не самое важное. Здесь стоит посмотреть на методологию повышения личной эффективности GTD – Getting Things Done, созданную Дэвидом Алленом и описанную им в одноименной книге.
GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся и их, и напоминания на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобожденный от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть четко определены и сформулированы заранее ("какое следующее действие нужно совершить?"). Вопреки широко распространенному мнению, GTD не относится к тайм-менеджменту, критикуя его за узкую направленность и ограниченную эффективность. Логика подхода GTD хорошо коррелирует с идеями кейс-менеджмента, привнося в них еще ось действий и событий, которые должны привести исполнителя к достижению результата.
Реакции 4D
| Тип реакции | Ситуация, описание, действия |
| Do (сделать) | Это идеальный вариант, когда исполнитель может решить задачу практически сразу в момент прочтения. Ясно, что в этом случае системе не за чем больше следить, задача выполнена. |
| Delete (удалить) | Исполнитель считает, что это не его задача, и он не собирается ее решать. В этом случае могут сработать другие бизнес-правила (все делает другой исполнитель, или уведомляется руководитель и т.п.), но за первоначально назначенным исполнителем этой задачи система уже не следит |
| Defer (отложить) | Исполнитель может поместить задачу куда-то в будущее время в собственном календаре/планировщике , тем самым сообщая системе, что раньше этой даты заниматься ей не собирается. В этом случае система может забыть об этой задаче до запланированного момента, а когда он настанет, все начинается сначала (новый выбор из 4D). |
| Delegate (делегировать) | Это возможно в форме перепоручения, тогда ответственность по задаче переносится на другого исполнителя по крайней мере до того как он решит задачу |
"Интертраст", 2012
Пользователю, назначенному исполнителем задачи, предоставляется четыре основных вида реакции на нее (4D): Do (сделать), Delete (удалить), Defer (отложить), Delegate (делегировать). Соответственно, пока он не сделал хоть что-то из этих 4D, система обязана напоминать об этом.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3118
