Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

Как эффективно управлять временем и задачами в СЭД

Документооборот

Для любого пользователя системы электронного документооборота вопрос грамотного распределения рабочего времени и порядка выполнения поручений сейчас является одним из наиболее актуальных. Стандартные инструменты тайм-менеджмента не подходят для реализации этих задач именно в рамках СЭД. Какие спецфункции и методы придумали разработчики? Рассмотрим, что предлагает новая версия СЭД CompanyMedia от компании "Интертраст".

Все системы электронного документооборота изобилуют изощренными функциями раздачи поручений и резолюций, постановки задач и в обязательном порядке - контроля исполнения. Обычно подразумевается, что исполнитель, будь он даже в ранге министра, собственной волей не обладает — сроки установлены, нужно выполнять поручения, думать нет смысла.

Однако бывают ситуации, когда сотрудник получает пять задач с одной контрольной датой, поскольку руководителя обычно не волнует оптимизация рабочего времени каждого подчиненного. Такая ситуация некомфортна для человека — нужно сделать все сразу. И напоминания от системы будут сыпаться одновременно, только усиливая стресс.

Почему такой подход доминирует в СЭД, в принципе, понятно: подобные системы обычно создаются в интересах всей организации (но на самом деле — в интересах руководителя). Их часто продают под эгидой усиления исполнительской дисциплины, подразумевая под этим в основном карательные функции за несоблюдение сроков. Такой подход может быть оправдан, когда речь идет об автоматизации рутинных процедур работы с документами, где у исполнителя нет полномочий самостоятельно регулировать даже порядок выполнения работ. В качестве примера можно привести процедуру регистрации юридических лиц или обработки визовых заявлений — кто раньше подал документы, тот и должен раньше их получить.

Но если взять хотя бы работу с письмами граждан, то здесь жесткое соблюдение очередности обработки было бы, скорее, во вред. Нужно только соблюсти срок ответа на обращения, а в каком порядке исполнитель будет обрабатывать их, руководству не важно. Бывает так, что по одному обращению надо ждать ответа из местного УВД, а по другому, которое поступило позже, все данные уже есть. При этом система все равно автоматически запланирует выполнение этих задач в порядке поступления, и тогда есть риск, что на работу, которая требует больше времени, его просто не хватит.

Тайм-менеджмент и СЭД: возможна ли конвергенция?

Мысль об использовании в составе СЭД инструментов тайм-менеджмента кажется логичной – почему бы исполнителям самостоятельно не управлять своим временем и не планировать задачи, разумеется, в рамках назначенных контрольных сроков. Продуктов такого класса на рынке много, в простейшем случае можно использовать даже обычный Outlook, а интеграция с СЭД технических сложностей не представляет. Но по какой-то причине так никто не делает. В чем загвоздка?

Вероятнее всего, со стороны заказчиков нет запроса на такие решения - ведь в таком случае сотрудников придется обучать тайм-менеджменту, да и не всем эта методология подходит. Можно запланировать встречи и совещания, но как точно рассчитать срок получения ответа на свой запрос из другой организации? Для задач со многими неизвестными и с высокой неопределенностью тайм-менеджмент с его прямолинейностью может быть лишь ограничено полезен.

Совсем вычеркивать из арсенала эту методологию не стоит - интеграция с системами тайм-менеджмента, если они используются в организации, несомненно, была бы полезна, но реализация функций управления временем непосредственно в СЭД вызывает сомнения.

Методология GTD: порядок и контроль

На самом деле, задача состоит в повышении продуктивности — от работы должен быть результат. И управление временем не самое важное. Здесь стоит посмотреть на методологию повышения личной эффективности GTD – Getting Things Done, созданную Дэвидом Алленом и описанную им в одноименной книге.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся и их, и напоминания на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобожденный от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть четко определены и сформулированы заранее ("какое следующее действие нужно совершить?"). Вопреки широко распространенному мнению, GTD не относится к тайм-менеджменту, критикуя его за узкую направленность и ограниченную эффективность. Логика подхода GTD хорошо коррелирует с идеями кейс-менеджмента, привнося в них еще ось действий и событий, которые должны привести исполнителя к достижению результата.

Реакции 4D

Тип реакции Ситуация, описание, действия
Do (сделать) Это идеальный вариант, когда исполнитель может решить задачу практически сразу в момент прочтения. Ясно, что в этом случае системе не за чем больше следить, задача выполнена.
Delete (удалить)Исполнитель считает, что это не его задача, и он не собирается ее решать. В этом случае могут сработать другие бизнес-правила (все делает другой исполнитель, или уведомляется руководитель и т.п.), но за первоначально назначенным исполнителем этой задачи система уже не следит
Defer (отложить) Исполнитель может поместить задачу куда-то в будущее время в собственном календаре/планировщике , тем самым сообщая системе, что раньше этой даты заниматься ей не собирается. В этом случае система может забыть об этой задаче до запланированного момента, а когда он настанет, все начинается сначала (новый выбор из 4D).
Delegate (делегировать) Это возможно в форме перепоручения, тогда ответственность по задаче переносится на другого исполнителя по крайней мере до того как он решит задачу

"Интертраст", 2012

Пользователю, назначенному исполнителем задачи, предоставляется четыре основных вида реакции на нее (4D): Do (сделать), Delete (удалить), Defer (отложить), Delegate (делегировать). Соответственно, пока он не сделал хоть что-то из этих 4D, система обязана напоминать об этом.