Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

Как ECM и оптимизация процессов повышают эффективность компании

Документооборот
мобильная версия

«РН-Учет» завершила пилотную часть ИТ-проекта по адаптации функциональности и внедрению в структурных подразделениях информационной системы сканирования, распознавания, передачи и хранения скан-образов первичной финансовой документации на базе программного обеспечения ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet. «Коробочное» решение (базовый функционал ЕСМ-системы) входит в линейку решений «Логика ECM» компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»). О результатах проекта рассказывает начальник управления автоматизации учетных процессов и развития бизнеса «РН-Учет» Сергей Губушкин.

CNews: Что представляет собой «РН-Учет», и какие основные задачи развития стоят на перспективу?

Сергей Губушкин: «РН-Учет» – одна из самых крупных специализированных учетных организаций страны с разветвленной сетью обособленных подразделений от Мурманска до Южно-Сахалинска, оказывающая услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, а также администрированию финансовых операций для НК «Роснефть» и более 300 ее дочерних обществ.

Мы берем вектор на переход к новой сервисной модели – многофункциональному общему центру обслуживания, что в будущем, уверен, позволит нам значительно расширить клиентскую базу и стать ведущей организацией по оказанию профильных мульти-услуг в нефтегазовой отрасли.

CNews: Каковы объемы финансовой документации, обрабатываемой структурными подразделениями «РН-Учет»?

Сергей Губушкин: Точную цифру назвать сложно. Сказать «очень много» – ничего не сказать. К примеру, в московском регионе расположено более 80 дочерних предприятий «Роснефти», находящихся у нас на обслуживании. В месяц они формируют около 700 тыс. финансовых документов, которые передаются в подразделения входного контроля. Таким образом, с учетом общего числа обслуживаемых дочерних предприятий, получаем более 5 млн документов в месяц.

CNews: Как была организована доставка, обработка и хранение документов до внедрения ЕCM-системы?

Сергей Губушкин: Сам процесс приемки и проверки первичных документов не изменился: предприятия-заказчики сдают документы на бумажных носителях. Просто ранее формированием электронного архива документов занимались специалисты учетных подразделений. Единые требования к формированию электронного архива отсутствовали, и проверка полноты электронного архива требовала дополнительных контрольных процедур, проводимых вручную. Но сегодня эта функция централизована на базе управления входного контроля. Электронный архив по обслуживаемым предприятиям-заказчиков сформирован на 100%.

К примеру, подбор документов по требованиям ранее осуществлялся с использованием электронного архива в системах 1С и скан-образов документов в сетевых папках. Документ, электронная копия которого отсутствовала, разыскивался в бумажном архиве. Эта обязанность возлагалась на работников учетных подразделений, но так как сам архив территориально удален и просмотр большого количества папок с документами занимал немало времени, данный процесс был трудозатратным. В настоящее время подбор документов осуществляется только в едином электронном хранилище с использованием функционала ЕСМ-системы.

Ранее проверка наличия копий документов, не замененных на оригиналы, требовала ручной сверки в учетной системе с оригиналами первичных документов. Отслеживание отсутствующих документов проводилось несистемно — на копии наклеивали стикеры, в Excel формировали файлы и т.д. В настоящее время вся необходимую информацию можно получить на основании данных электронного архива по статусу документа.

Таким образом, оптимизировав и автоматизировав процессы, мы сумели значительно снизить трудозатраты работников компании, структурировали и разместили данные в едином защищенном информационном пространстве.

CNews: Как вы выбирали решение для автоматизации процесса поступления и обработки первичной документации, организации электронного архива финансовых документов?

Сергей Губушкин: К детальной проработке инициативы по автоматизации процесса обработки и хранения поступающих в «РН-Учет» первичных документов мое подразделение приступило в сентябре 2011 года. Мы направили ведущим поставщикам решений наши требования к ЕСМ-системе и пилотной зоне ее внедрения для оценки возможности реализации проекта в сжатые сроки – до 2012 года. В соответствии с утвержденными в «РН-Учет» стандартами мы выбрали ИТ-подрядчика, сделавшего наименьшее по стоимости предложение реализовать поставленную задачу в требуемые нами сроки.

Сергей Губушкин: Внедрение ЕСМ-системы позволило нам провести организационные мероприятия по обеспечению эффективности учетной функции предприятий, находящихся на обслуживании в «дорогом» Московском регионе

Параллельно с работами по внедрению ЕСМ-системы в структурных подразделениях «РН-Учет» в Москве и в Самаре мы активно занимались разработкой полного комплекта эксплуатационно-технической документации к данной информационной системе с целью ее ввода в промышленную эксплуатацию и дальнейшего использования. Совместными усилиями мы выполнили все работы в срок, и сегодня система передана в промышленную эксплуатацию и стабильно работает.

CNews: Какая платформа использовалась для создания единого электронного архива финансовой документации?

Сергей Губушкин: В качестве базовой платформы для организации электронного архива выбрана IBM FileNet. Подсистемы сканирования, распознавания и верификации реализованы на базе программных продуктов ABBYY FlexiCapture.

CNews: Какие изменения в существующей ИТ-инфраструктуре потребовались при внедрении ЕСМ-системы?

Сергей Губушкин: Выстроенный информационный обмен использует существующие каналы связи, и их пропускной способности достаточно для того, чтобы передавать необходимые объемы данных. Подразделения входного контроля на местах, так теперь называемые группы «фронт-офис», потребовалось дооснастить серверным оборудованием для размещения подсистемы сканирования, распознавания и верификации, а также высокопроизводительными поточными сканерами. Отмечу, что вложения в инфраструктуру, конечно, были сделаны, но они абсолютно адекватны по сравнению с ожидаемым экономическим эффектом от организационной оптимизации Общества.

CNews: Расскажите о ключевых сложностях проекта.

Сергей Губушкин: Основная сложность была связана с тем, что полный цикл работ должен был быть выполнен всего за 4 месяца, а функционал коробочного продукта требовал адаптации под наши бизнес-требования. Кастомизация проводилась непосредственно в процессе опытной эксплуатации решения, что доставляло пользователям системы определенный дискомфорт. Однако перспективы и бизнес-выгоды, которые, как все знали, открывались после завершения пилотной фазы ИТ-проекта, сглаживали все эти временные неудобства. Мы старались максимально чутко подходить к пожеланиям конечных пользователей, вовлекая их в процесс автоматизации и вызывая все больший интерес к применяемой технологии.

Кроме этого, сроки перевода информационной системы в «боевой» режим напрямую зависели от того, когда будет согласована техническая документация в профильных подразделениях, т.к. по нашим ИБ-требованиям без утвержденной документации перевод бизнес-систем в промышленную эксплуатацию невозможен. А процесс этот достаточно трудоемкий. Тем не менее, команда «РН-Учет» справилась с поставленной задачей в срок.

CNews: Как вы оцениваете результаты перехода на цифровой архив? Какие преимущества получили?

Сергей Губушкин: Внедрение ЕСМ-системы позволило нам провести организационные мероприятия по обеспечению эффективности учетной функции предприятий, находящихся на обслуживании в «дорогом» Московском регионе.

В ходе первого этапа мы передали учет 30 предприятий в самарский филиал, где стоимость рабочей силы существенно ниже. Таким образом, не расширяя штат, нам удалось оптимизировать численность персонала и снизить стоимость услуг «РН-Учет» для заказчиков.

Одновременно мы радикально снизили и трудозатраты на заполнение документов. Теперь принятые документы сканируются и распознаются в точках входного контроля, автоматически выполняется целый ряд проверок на корректность заполнения информации. Если в документе допущены какие-либо технические ошибки, система предупредит об этом бухгалтера. Помимо этого нам удалось в несколько раз снизить риски, связанные с потерями финансовых документов.

Уже сейчас после выполнения в ECM-системе операций сканирования и распознавания первичного документа в учетной системе 1С создается проект проводки и ссылка на скан-образ документа в электронном архиве.

Наличие данной опции избавляет работника бухгалтерии от рутинных операций, требующих больших трудозатрат при работе с бумажными документами. Вместо нескольких дней пакет документов сейчас обрабатывается всего за 1 минуту.

Подготовка по запросу и предоставление копий документов в государственные и прочие контролирующие органы теперь происходит значительно быстрее. Из системы в xml-формате формируется электронная опись, к которой прикрепляются скан-образы документов. Электронные документы из системы в утвержденных ФНС xml-форматах можно прикрепить к описи сразу же. Подборка пакетов электронных документов для налоговых органов происходит практически мгновенно. В перспективе планируем, что после реализации проекта по интеграции системы со спецоператором станет возможной автоматическая передача документов для ФНС в электронном виде.

CNews: Как обеспечена информационная безопасность данных в электронном хранилище?

Сергей Губушкин: Информационная безопасность обеспечивается рядом административных и технических мероприятий, осуществляемых в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных документов ФСТЭК, а также локальных нормативных документов ОАО «НК «Роснефть» в этой области.

Я уже упоминал, что мы провели большую работу по созданию и подробного комплекта эксплуатационно-технической документации к системе, поддерживаем его актуальность вслед за изменениями ИТ-инфраструктуры Общества. В него входит подробное описание того, что это за система, как она выглядит, какие функции выполняет, какая информация в ней обрабатывается, каким образом пользователи получают доступ к системе, как происходит резервное копирование и восстановление данных, как работает подсистема управления ролевым доступом и полномочиями пользователей, и так далее. Все эти документы прошли необходимые согласования как внутри «РН-Учет», так и в профильных службах «Роснефти». Доступ пользователей к системе осуществляется с использованием персональных комплексов защиты информации. Встроенная подсистема журналирования событий обеспечивает полный контроль над хранением документов в электронном хранилище и операциями, производимыми над ними.

CNews: Планируете ли вы дальнейшее развитие системы? В каком направлении и в какие сроки?

Сергей Губушкин: Планов даже на ближайшую перспективу достаточно много. В 2014 году мы планируем завершить интеграцию с типовыми отраслевыми учетными системами на базе 1С.

Продолжаются работы по тиражированию решения в «РН-Учет» с целью максимальной централизации учетной функции обслуживаемых предприятий на базе крупных филиалов до 2018 года с организационным объемом по группам «фронт-офис».

Прорабатываем возможные варианты внедрения электронного юридически значимого документооборота, позволяющего осуществлять обмен с нашими контрагентами первичной финансовой документацией в электронном виде.

Мы правильно понимаем задачу и видим реальную цель – внедряя инновационные бизнес-решения, обеспечить уверенное технологическое превосходство компании «Роснефть» на рынке.