Extra ECM: бизнес отказывается от традиций
Современные ECM выходят из традиционных рамок, стараются идти в ногу со временем и учитывать все актуальные мировые тенденции. Просто СЭД уже не устраивают бизнес, и разработчикам приходится смириться с этим. На помощь приходят новые идеи и концепции, например, Extra ECM от компании Directum.
Вся индустрия СЭД берет свое начало от задач автоматизации делопроизводства. Сейчас это кажется уже банальным и общепринятым, но для своего времени переход от регистрации движения документов в журналах к использованию автоматизированной системы выглядел настоящей инновацией, и требовалось провести с потенциальными пользователями серьезную работу, чтобы убедить их в преимуществах СЭД.
Следующий этап ознаменовался возникновением концепции ECM, Enterprise Content Management. По сути речь шла об объединении всех технологий, используемых для работы с неструктурированной информацией, в том числе управление документами, управление записями, массовое сканирование, управление потоками работ и проч.
Важность ECM для бизнеса трудно переоценить — хотя бы потому, что более 80% всей информации относится к неструктурированной и только ECM-технологии применимы для ее обработки. Но, увы, ECM в бизнесе все еще не может занять достойного места, львиная доля ИТ-бюджетов по-прежнему уходит в инфраструктурные проекты и системы обработки структурированных данных, такие как ERP и CRM.
Extra ECM
Прямая конфронтация ECM, например, с ERP была бы непродуктивна с точки зрения бизнеса. Ведь если посмотреть на вещи трезво, одной ECM-системы тоже недостаточно для управления организацией. Поэтому нужно не сражаться за бюджет, а искать возможности конвергенции технологий, добиваться "кумулятивного" эффекта от применения ECM вместе с другими бизнес-решениями.
Документооборот сегодня выходит за пределы одной организаци
Компания Directum выдвинула концепцию Extra ECM, чтобы выйти за пределы традиционных задач обработки неструктурированного контента и предложить бизнесу более широкий спектр комплексных решений.
Extra Corporation
Во-первых, документооборот сегодня выходит за пределы одной организации, чтобы поддержать сквозные бизнес-процессы. Текущая ситуация выглядит абсурдно: все документы создаются в электронном виде, распечатываются на бумаге, отсылаются в другую организацию, где они чаще всего после сканирования снова преобразуются в электронный вид. Всего таким образом создается более 1 трлн документов в год, причем почти 90% - практически мусор, они выбрасываются сразу после распечатки.
На повестке дня — юридически значимый электронный документооборот между организациями. Законодательных ограничений на текущий момент в целом нет: почти все документы можно использовать в электронном виде. Дело за технологиями, и они уже появились на рынке.
Synerdocs, разработанный компанией Directum, позволяет компании за считанные минуты обмениваться с контрагентами важными юридически значимыми документами, такими как договоры, товарные накладные, акты, счета-фактуры и другие электронные документы. Передаваемые документы подписываются электронной подписью и являются юридически значимыми. Ответственность за их целостность в процессе доставки берет на себя Synerdocs, который фактически выступает третьей доверенной стороной. И главная задача Synerdocs – обеспечить быструю, гарантированную доставку, сохраняя целостность и неизменность юридически значимых документов. Сервисом можно воспользоваться через веб-клиент или встроить его функционал в другие бизнес-приложения, что позволяет партнерам строить свои собственные решения.
Сервис обмена Synerdocs уже интегрирован с системой Directum, и на основе этой связки построено решение «Финансовый архив» для обмена первичными бухгалтерскими документами и их хранения.
Extra User
Пользователи за последнее время тоже сильно изменились. Они в своей массе уже не боятся компьютеров, а наоборот - активно используют их в различных целях дома и на работе. Поэтому СЭД тоже приходится меняться, чтобы идти в ногу со временем и поддерживать новый стиль общения, сформированный под влиянием социальных сетей.
"Вертикаль власти" в организациях все еще сохраняется, но адаптивные бизнес-процессы требуют более интенсивного общения всех участников, и здесь традиционные иерархические барьеры, когда документ из подразделения в подразделение передается только через руководителей, могут сильно навредить. Во многих ситуациях гораздо лучше функционируют схемы горизонтального взаимодействия исполнителей, и Directum поддерживает эти личные коммуникации.
Другая решаемая задача состоит в сокращении необходимости обучения пользователей. Ведь для того, чтобы начать пользоваться Facebook или "ВКонтакте", не требуется специальное обучение. Так почему необходимо учить людей пользоваться СЭД? Лучше изменить саму систему так, чтобы работать с ней можно было без обучения.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3228
