EOS for SharePoint в банке: масштабируемость и прозрачность
Бумажный документооборот в банковской системе отмирает: слишком много документов требуется для работы, слишком низка скорость их перемещения, высок риск утери при пересылке от одного сотрудника к другому. "СДМ-Банк", столкнувшийся с этой проблемой, решил ее переходом на систему электронного документооборота EOS for SharePoint.
В конце 2011 г. в "СДМ-Банке" был завершен проект по внедрению системы электронного документооборота на базе решения EOS for SharePoint, разработки компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). Решение EOS for SharePoint представляет собой комплексную систему управления документами на базе платформы Microsoft SharePoint 2010. В результате внедрения в банке были решены основные задачи организации документооборота: обработка входящих и исходящих документов, подготовка и согласование внутренних организационно-распорядительных документов, контроль исполнения поручений. Было создано хранилище нормативно-правовых актов (НПА), где были собраны нормативные документы, регламентирующие деятельность банка, настроена публикация файлов из СЭД в хранилище НПА.
По словам руководителя ИТ-департамента "СДМ-Банка" Олега Илюхина, к моменту принятия решения о внедрении EOS for SharePoint в банке существовала развитая система бумажного документооборота, однако на определенном этапе она стала замедлять внутренние процессы деятельности банка. Большое количество времени занимало согласование внутренних документов, кроме того, часть документов терялась при пересылке между различными подразделениями. Учет регулирующих документов был сложно организован.
В конце 2011 г. в "СДМ-Банке" был завершен проект по внедрению системы электронного документооборота на базе решения EOS for SharePoint
"Накопленная нами документная база составляла тысячи единиц, при этом осуществлять поиск по ней было затруднительно, - рассказывает Олег Илюхин. - Мы всегда очень внимательно относились к документному обеспечению своей деятельности, достаточно сказать, что все основные бизнес-процессы в банке были задокументированы и положены "на бумагу". Однако со временем это преимущество стало недостатком, и мы задумались о внедрении системы электронного документооборота".
Выбору решения предшествовала тщательная аналитическая работа сотрудников банка. Платформа EOS for SharePoint была выбрана, прежде всего, потому, что она предполагает возможность дальнейшего наращивания функционала.
С такой же тщательностью сотрудники банка подошли и к разработке технического задания на внедрение. По словам Олега Илюхина, работа над подготовкой технического задания заняла около полугода, зато само внедрение потом прошло в сжатые сроки. Объемный проект был реализован в течение примерно 4 месяцев.
"На этапе разработки технического задания мы структурировали нашу базу документов, прописали ссылочную связь между документами, чтобы при изменении какого-то регламента было видно, как это отражается на других элементах нормативной базы. Кроме того, в новой системе реализована функция поиска, по основным реквизитам можно найти любой документ в базе за считанные секунды, в то время как раньше на это уходили часы" – говорит глава ИТ-департамента "СДМ-Банка".
Большинство требований банка выполнено за счет механизмов настройки СЭД и платформы Microsoft SharePoint 2010. Единственная задача, потребовавшая дополнительной доработки, была связана с массовой загрузкой файлов нормативно-правовой базы деятельности банка из файловых архивов в СЭД. Она была решена с помощью специальной утилиты, входящей в поставку EOS for SharePoint.
Работа над подготовкой технического задания выявила более трехсот маршрутов, по которым перемещались документы внутри банка. По итогам работы маршруты согласования документов были преобразованы в 50 процессов согласования документов в системе.
"Большое внимание мы уделили эргономичности интерфейса, - рассказывает Олег Илюхин. - Нужно учитывать, что решение EOS for SharePoint построено на платформе Microsoft SharePoint, функциональность которой существенно шире, чем у "традиционных" систем документооборота. Однако рабочие интерфейсы этой платформы не всегда удобны. Вместе с сотрудниками компании ЭОС мы разработали новые интерфейсы, буквально прописали то, как должен выглядеть экран на рабочем месте пользователя, руководителя и т. д., создали каталог рабочих мест. Это позволило нам повысить удобство работы с системой и снять "первую волну" отчуждения, которое всегда возникает у сотрудников, вынужденных переходить на использование новых и непривычных программных продуктов. Тем не менее, в этом направлении есть куда продолжать работать, и банк уже сформулировал требования ко второй очереди работ по удобству интерфейсов".
В результате реализации проекта в банке было автоматизировано 200 рабочих мест. Значительно повысилась прозрачность процесса согласования документов, что позволило исключить потерю документов, уменьшить сроки согласования, повысить ответственность сотрудников. Кроме того, организовано хранилище НПА, регламентирующих деятельность банка. В ходе настройки корпоративного портала были реализованы такие функции, как публикация новостей, контакты сотрудников банка, ведение протоколов совещаний, бронирование переговорных, пропусков, курьеров и другие.
Большое внимание в ходе работы над проектом было уделено контролю исполнительской дисциплины. В систему был включен календарь совещаний, подготовленные по итогам этих совещаний поручения отслеживаются системой, в результате в любой момент исполнитель и руководитель могут видеть, когда истекает срок выполнения поручения, и какие шаги необходимо выполнить.
"За полгода работы новой системы через нее прошло около 6 тыс. поручений, - говорит Олег Илюхин". - Прошли согласование и утверждение более 1 тыс. документов. Это серьезная нагрузка, и система с ней успешно справляется".
Подробнее о проекте рассказал Олег Илюхин, руководитель ИТ-департамента "СДМ-Банка".
В результате реализации проекта заметно повысилась эффективность ведения документооборота банка. В первую очередь – за счет повышения прозрачности процессов документооборота. В каждый момент времени можно посмотреть, на каком этапе находится подготовка того или иного документа, кто работает с этим документом, когда документ появится в окончательном виде. В прежней (бумажной) системе нередки были ситуации, когда документ терялся в ходе подготовки или согласования. В новой системе такие ситуации исключены. Успешно решаются, в том числе, более мелкие задачи, например, регистрация и отслеживание заявок, служебных записок. Все это хранится в единой базе и может быть в любой момент найдено по запросу. Перенос в электронную систему всей нормативно-правовой базы банка с возможностью поиска по широкому набору параметров также существенно облегчил деятельность сотрудников банка.
В наших планах дальнейшее наращивание функционала внедренного решения. В ближайшее время мы намерены интегрировать СЭД с системой кадрового учета. Это позволит в автоматическом режиме управлять процессом распределения задач между замещающими сотрудниками. Так, например, если кто-то из сотрудников уходит в отпуск и информация об этом фиксируется в кадровой системе, его обязанности по подготовке документов будут автоматически переданы заместителю. В случае прихода на работу нового сотрудника он также в автоматическом режиме получит доступ к документам в рамках своих полномочий и списку заданий.
К концу текущего года мы планируем объединить СЭД с электронной почтой, чтобы, например, участники совещаний могли бы видеть в своих почтовых ящиках Microsoft Outlook расписание совещаний. Кроме того, мы планируем реализовать некоторые портальные решения. Платформа решения позволяет все это сделать.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2994
