Электронный документооборот "на пальцах": просто о важном
Логика, которой руководствуются люди в повседневной жизни, работает и в области управления документами. Так, рассмотрев определенные ситуации и проведя параллели, можно выявить неочевидные на первый взгляд проблемы и простые пути их решения.
Удивительно, но логика, которой мы руководствуемся в своих повседневных делах, вполне может быть перенесена в более возвышенный мир управления документами. Оговорюсь сразу, что в данной статье речь пойдет не о хранении значимых с точки зрения законодательства или регулирующих органов документах, а об управлении знаниями, о хранении документов, содержащих результаты труда повседневной интеллектуальной деятельности сотрудников. Это могут быть аналитические записки, результаты исследований и опросов, черновики публикаций и т.п. Далеко не всегда для них законодательством установлены не то что сроки, но даже необходимость хранения. Организации должны сами разработать политики хранения таких документов, исходя из представлений об их ценности.
Не под рукой
В своей повседневной жизни я часто организовываю “локальные” хранилища инструментов или лекарств, чтобы они были “под рукой”. Например, таким “локальным хранилищем” могут быть самые разные места: кухонный гарнитур, прикроватная тумбочка, ящик рабочего стола и т.п. С одной стороны, удобно, когда на поиски популярного инструмента или принимаемого в настоящий момент лекарства не тратится много времени. С другой стороны, такой метод хранения имеет свои минусы. Не найдя “под рукой” нужного лекарства, я делаю неверный вывод, что его нет дома вообще, и поэтому спешу приобрести. На самом деле искомое лекарство есть и находится в централизованном хранилище, то есть в большой коробке, что хранится в гостиничном гарнитуре. Другая проблема состоит в том, что я забываю о таких “заначках”, и ищу только в централизованном хранилище. И также делаю неверный вывод, что, скажем, нужного инструмента у меня нет, и опять несу неоправданные расходы.
То же самое может произойти и с документами. Если мы организуем локальное хранилище текущих рабочих документов на локальном диске, то, скорее всего, средствами централизованной СЭД найти их не получится. Не обнаружив документ в локальном хранилище, пользователь может сделать вывод, что его не существует в природе. И создаст еще одну копию. А вместе с ней и проблемы своим коллегам, которые потом будут тратить время на то, чтобы решить, какая из копий актуальна.
Память подсказывает, что есть корпоративные поисковые решения, например Autonomy, Exalead или Microsoft FAST. Они через коннекторы подключаются к корпоративным информационным системам, файловым хранилищам и прочим репозиториям. При помощи таких решений пользователь может одновременно искать нужную информацию в нескольких системах. Но даже без учета отнюдь не бюджетной стоимости подобных решений есть еще один момент, который ограничивает их применимость. Если документ находится не в ECM-системе, то велика вероятность, что его метаданные (например, название, автор, организация, проект и другие).не сохраняются и не обновляются И искать документы в таком хранилище мы сможем исключительно при помощи полнотекстового поиска, а не атрибутивного, по метаданным. Последний порой не только удобнее полнотекстового, но и в случае, когда объект не содержит индексируемого текстового слоя, поиск по реквизитам - единственный путь, позволяющий отыскать такой документ.
Как и в примере с лекарствами или инструментами, нужна политическая воля руководства организации. В компании устанавливается правило, согласно которому все ценные документы, имеющие более одного адресата, должны храниться только в корпоративной ECM-системе.
При этом все реквизиты должны заполняться по определенному формату. В системе создаются и поддерживаются в актуальном состоянии справочники, содержащие регулярные данные. Дублирование исключается. Для кодов устанавливаются шаблоны, на основе которых они формируются.
Больше ищи, меньше спрашивай
Знакомая для многих ситуация: если, например, вещи складывал кто-то другой, то обычно проще спросить его, где они лежат. Это будет гораздо быстрее и продуктивнее, чем искать нужную вещь самому, пытаясь разобраться в чужой логике.
Та же ситуация и с документами: бывает проще и быстрее попросить коллегу, который исследовал интересующую вас тему, чтобы он прислал ссылки на документы, имеющие отношение к данному вопросу, нежели искать их самому. Дело даже не в банальной лени. Мы ждем, что коллега пришлет нам ссылки на наиболее релевантные документы, его список будет полным и не содержащим отсылок на устаревшие и не имеющие отношения к вопросу документы. Если бы мы искали материалы самостоятельно, то вполне могло случиться так, что нужные документы не попались бы в наши сети, так как не соответствовали поисковым критериям. Или же результаты поиска будут столь многочисленны, что будет заведомо сложно отыскать среди них действительно полезные экземпляры.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3385
