ЭДО для ритейлера: пересылка электронных счетов-фактур решает все
Системы электронного документооборота уже давно используются на российском рынке для увеличения производительности работ с документами. Однако законопроект, позволяющий выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде при взаимодействии двух компаний, был принят только год назад. Этим немедленно воспользовались крупные розничные сети. Одним из ритейлеров, запустившим процесс перехода на электронные документы, стала компания BILLA.
В современных условиях даже небольшая компания использует огромное количество коммерческих и финансовых документов. Традиционные схемы бумажной или электронной работы с документами существенно ограничивают потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков. Бумажный документооборот – огромен, требует дополнительных средств на расходные материалы, услуги почты или курьеров и пр. На этом фоне системы электронного документооборота позволяют существенно снизить издержки и повысить производительность при взаимодействии компаний. Отправить договор, счет, акт выполненных работ, товарную накладную, а также многие другие документы можно через интернет, значительно сократив затраты на обеспечение данного бизнес-процесса.
Закон помогает ЭДО
В Европе уже давно активно развивается рынок систем электронного документооборота. В России до недавнего времени существовали законодательные барьеры для внедрения аналогичных систем. Продолжительное время счет-фактура был единственным документом, который нельзя было отправить через интернет. Однако летом 2010 года чиновники внесли поправки в статью 169 НК РФ, разрешившие использовать счета-фактуры в электронном виде (Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ).
Сегодня крупные торговые сети стали активно интересоваться автоматизацией межкорпоративного взаимодействия. В качестве примера можно привести сеть супермаркетов BILLA
А в первом полугодии 2011 года утвердили два подзаконных акта. Первый описывает сам процесс выставления и получения электронных счетов-фактур (приказ Минфина России от 25.04.2011 №50н "Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи"). А второй утверждает порядок представления таких электронных документов для проверки по требованию налоговой службы (приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168).
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.
Необходимость изменений
В связи с изменениями в законодательстве в крупных торговых сетях стали активно интересоваться автоматизацией межкорпоративного взаимодействия. В качестве примера можно привести сеть супермаркетов BILLA, состоящую из 69 торговых точек по всей России. Организация ведет работу с более чем 600 поставщиками, ежемесячно формируя и отправляя в их адрес большое количество документов, подтверждающих операции. Например, только по премиям и по возврату товара сеть каждый месяц создает 51 тыс. документов на 127,4 тыс. листах бумаги, среди которых около 20 тыс. – только счета-фактуры. На это тратится более 120 тыс. рублей – на расходные материалы и почтовые пересылки. Большая часть документов хранится в архивах ритейлера и занимает много места.
Каждый документ от момента его создания до момента получения поставщиком проходит одну и ту же процедуру: его печатают, подписывают, на нем ставят печать, затем отправляют по почте.
Длительный срок подготовки и отправки документов вызывает недовольство поставщиков и затрудняет взаимодействие с ними. К примеру, ритейлер начисляет премии, отправляет документ, подтверждающий это. Поставщик получает документы только через месяц и в случае несогласия с новыми условиями сообщает об этом в розничную сеть.
Поэтому, чтобы избавиться от огромного количества бумажных документов и счетов-фактур, а также сделать их оборот в цепочке "ритейлер-поставщик" оперативным и контролируемым, компания BILLA решила перейти на электронные версии документов.
Поиск решений
Первой попыткой перевести документооборот хотя бы частично в электронный вид стала настройка системы SAP, которой пользуется BILLA, на отправку всем поставщикам электронных писем с извещением о создании счета-фактуры и начислениях. Это позволило определенным образом выстроить цепочку по оперативному информированию поставщиков, но не избавило от большого объема бумажной работы – документ по-прежнему необходимо было распечатывать и отправлять почтой.
В результате поиска новых решений в мае 2011 года с компанией "СКБ Контур" была достигнута договоренность о реализации пилотного проекта по обмену электронными документами с поставщиками своей розничной сети. Система для обмена электронными документами "Диадок", разработчиком которой является компания СКБ Контур, идеально подходила для решения проблем ритейлера, связанных с большим объемом и медлительностью документооборота.
На электронных документах, переданных через такую систему, вместо обычной печати и ручной подписи ставится электронная подпись. Такие цифровые документы, переданные через "Диадок", обладают юридической силой – их не нужно дублировать на бумаге и высылать почтой. Начать процесс перехода на электронные документы было решено с документов по премиям и возвратам.
Выход найден
Так как BILLA работает с австрийской системой, то на начальном этапе возникли сложности со стандартизацией загрузки сформированных документов в систему "Диадок". "СКБ Контур" решил проблему при помощи специально созданного приложения, которое организует массовую автоматическую рассылку документов по поставщикам. Оно позволяет без лишних затрат времени и усилий перевести файл со счетом-фактурой в электронный вид и отправить поставщику.
Все затраты по отправке документов розничная сеть BILLA взяла на себя. От поставщиков требовалось только подключение к системе. За три месяца внедрения системы электронного документооборота и его тестовой работы компания потратила средства, сравнимые с ежемесячными прямыми расходами компании на бумагу, коробки и прочее в размере 120 тыс. руб. Инвестиции в проект были вложены собственно в разработку решения, а также в оплату пересылки документов через систему "Диадок".
"Новшества всегда вызывают опасения. Многие думают, что еще нет практики по электронным документам, подписанным ЭЦП, что с аудиторами и налоговыми инспекторами будет слишком много проблем. Во-первых, практика есть. Сейчас фактически не существует компаний, которые носят бумажные платежные поручения в банк. Все высылают платежки из офиса, подписывая их ЭЦП. Были ли у кого-нибудь из-за этого проблемы с аудиторами или налоговой инспекцией? Нет. Так же и с другими документами: компании могут обмениваться ими в электронном виде, тем самым, упрощая себе работу и повышая производительность труда. Благодаря высокому проникновению интернета и наличию компьютеров в каждом офисе это становится реальностью", – комментирует Александр Грибановский, исполняющий обязанности главного бухгалтера розничной сети BILLA.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2744
