Документооборот в "облаке" решит многие проблемы СМБ
Проблема организации документооборота актуальна для компании любого масштаба. Однако представленные на рынке решения преимущественно рассчитаны на крупный и средний бизнес и не могут помочь СМБ. Небольшим предприятиям нужны "легкие", простые и недорогие СЭД. Впору обратиться к "облакам".
Реализация совместной работы с документами для малого бизнеса является такой же важной задачей, как и для среднего и крупного. Часто она осложняется тем, что часть сотрудников подобных компаний (например, бухгалтер) находятся "на удаленке", и в офисе рабочих мест у них нет. Бывает, что и офиса как такового не существует, и все сотрудники работают из дома. При этом очевидно, что превалирующие на рынке большие системы с недешевым внедрением не подходят для СМБ — руководителю маленького предприятия нет смысла платить за лишний функционал, нет своей площадки с мощным сервером и администраторов, готовых такую СЭД настраивать и поддерживать.
СМБ приходилось довольствоваться работой с документами с помощью обычных офисных редакторов и электронной почты. Однако пересылка, совместная разработка и согласование документов таким образом не только не помогают решить основные задачи малого бизнеса, но и значительно усложняют их. У руководителя нет четкого понимания, где и в каком состоянии находится нужная редакция документа, когда и какие правки в нее были внесены. Все это порождает хаос и заставляет тратить лишнее время на упорядочивание и контроль.
Сотрудники небольших компаний часто работают вне офиса, и СЭД для СБМ должна быть доступной в любом месте
Благодаря развитию облачных сервисов на российском рынке начали появляться системы, предназначенные для решения проблемы организации совместной работы с документами именно для небольших предприятий. Одним из таких решений является облачная система электронного документооборота Docloud.
Как "облака" меняют СЭД
Облачные технологии (англ. cloud computing, также используется термин "облачные вычисления") — технология обработки данных, при которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как сервис, доступный через интернет. Пользователь имеет доступ к собственным данными и при этом не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает.
Применительно к СЭД это означает, что для использования системы не нужно закупать дорогостоящее оборудование, проводить внедрение и отправлять сотрудников на обучение. Для доступа ко всем возможностям и функциям сервиса достаточно регистрации на сайте. Пользователь платит только за тот объем ресурсов, который ему нужен, и может зайти в систему с компьютера, планшета или смартфона в любой момент, где бы он ни находился.
Что умеет облачная СЭД
Рассмотрим основные функциональные особенности системы.
Начнем с того, что система позволяет хранить и систематизировать любые документы по видам или направлениям. Для этого необходимо лишь перенести эти их с ПК или со сканера в систему и, при необходимости, добавить комментарии или указать дополнительные метаданные. Стоит отметить, что вложенные файлы основных текстовых форматов (TXT, RTF, DOC) можно просматривать прямо из системы, не скачивая на устройство и не имея ПО, необходимого для просмотра файлов такого типа. Например, со смартфона, на котором не установлены программ для работы с файлами, можно просматривать файлы word и excel. Это значительно упрощает работу с планшетов и мобильных устройств.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3048
