Документооборот глазами потребителя: взгляды расходятся
Несмотря на то, что системы автоматизации документооборота сегодня получили широкое распространение, они зачастую недостаточно эффективны вследствие неполного использования функционала внедряемых решений. Это происходит из-за неправильного понимания места задачи автоматизации документооборота. В то же время СЭД является важным элементом системы управления компанией, и от выбора оптимального решения зависит эффективность управленческого процесса.
Системы автоматизации документооборота прочно заняли свое место в ИТ-инфраструктуре современной компании. Большинство предприятий либо уже обзавелись СЭД, либо планируют ее внедрение в ближайшем будущем. Компании, разрабатывающие и внедряющие такие системы, накопили богатый опыт. Продукты стали многофункциональными, расширился спектр применения СЭД. В то же время, как правило, внедрения систем документооборота имеют не очень высокую эффективность из-за ограниченного использования потенциала решений. Причина этому – узкое понимание задачи автоматизации документооборота в компании в начале проекта, сводящейся, как правило, к автоматизации сложившихся практик документационного обеспечения управления или какого-либо конкретного бизнес-процесса. Отсюда и узкий подход к оценке функциональности требуемой системы. В результате эффективность внедрения оказывается невысокой, и по завершении первого этапа проекта система часто практически перестает развиваться, а в худшем случае даже ставится вопрос о смене решения в силу невозможности продолжить проект.
Документооборот в рамках управления компанией
В сущности, любой акт управления сопровождается обменом информацией и отображается в виде обработки документов (создание, изменение, движение). Документ и его изменения – есть физическое отражение актов управления. Таким образом, документооборот является отображением модели управления конкретной компании. При этом вся деятельность сотрудников предприятия, не зафиксированная в виде документов или других информационных объектов, находится за границами управленческого процесса и, соответственно, вне рамок контроля менеджеров. Таким образом, степень формализации процессов документооборота, их воспроизводимости, прослеживаемости, подконтрольности – есть отражение уровня управляемости конкретной компании. Это позволяет говорить о том, что процесс документооборота каждого предприятия уникален и отражает его управленческое know-how.
Совершенно очевидно, что обеспечить правильное и надежное функционирование документооборота можно только с помощью адекватной системы автоматизации. Как показывает опыт, бумажный документооборот не в состоянии обеспечить надежность, достаточную оперативность и глубину контроля происходящих процессов. Более того, без автоматизации просто невозможна реализация целого ряда методик управления – например, таких как процессное управление (CPI – Continues Process Improvement), технология управления на основе ключевых показателей (BSC – Balansed Score Cards) и пр.
СЭД в рамках директивного управления
Первое, что приходит в голову отечественным управленцам при словосочетании "автоматизация документооборота", – это ассоциация с практикой Документационного обеспечения управления (ДОУ), которая, по сути, является методологической базой реализации так называемого директивного управления. Дело в том, что на протяжении долгого времени главным инструментом управления был бумажный документ (приказ, распоряжение, указание) и различные механизмы контроля исполнения отдельных заданий, возникающих в рамках приказа. На самом деле, несмотря на то, что все это на первый взгляд выглядит достаточно примитивно, реальные сценарии контроля исполнительской дисциплины (КИД) – достаточно сложные процессы, которые в каждой организации приобретают определенную специфику. Ключевая задача данного способа управления – улучшение оперативности и подконтрольности исполнения приказов.
Бумажный документооборот не в состоянии обеспечить надежность, оперативность и глубину контроля происходящих процессов
Основой этой технологии является ведение журналов, регистрация документов, фиксация резолюций, связанных с документами, определение текущего состояния обработки резолюций, возможность оперативного получения агрегированной информации о состоянии исполнения документов в компании. Нужно сказать, что методология директивного управления до сих пор не утратила своей актуальности – напротив, она незаменима при решении задач оперативного и ситуационного управления, управления в экстремальных ситуациях и пр. Однако, несмотря на то, что для многих компаний эта методика до сих пор остается единственным используемым инструментом управления, при решении большинства регулярных задач менеджмента она постепенно вытесняется более современными методами процессного управления.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2046
