Что нужно от СЭД телеком-оператору?
Телеком-операторы входят в группу самых востребованных клиентов ECM-решений: объемы внешней и внутренней корреспонденции и документов обычно очень велики, и компании стремятся к эффективному использованию документооборота. Удалось ли этого достичь компании «Скартел» и в чем была заслуга ECM-решения от Directum?
Бизнес телекоммуникационной компании неизбежно связан с большим объемом организационно-распорядительной документации. К ней относятся клиентские договора, счета на оплату услуг, приходные документы, а также большое количество отчетной документации и пр. Генерация такого потока документов происходит часто на нескольких уровнях – из учетных систем, из CRM-системы, из HelpDesk, коммуникационных решений и дополнительного бизнес-ПО. Очевидно, что автоматизация такого рода документооборота требует более детального подхода, чем простой перевод канцелярии в безбумажный вид. На всех этапах взаимодействия следует выделить ключевые составляющие бизнес-процессов с позиции делопроизводства и управления контентом и оценить степень загруженности маршрутов прохождения документов.
Бизнес телекоммуникационной компании неизбежно связан с большим объемом организационно-распорядительной документации
В определенной степени для многих операторов связи автоматизация бумажного документооборота является насущной проблемой. Сотрудники ежеминутно сталкиваются с необходимостью быстро найти нужные сведения и не допустить возникновения инцидентов с потерей документа где-либо на участке от клиента до необходимого отдела внутри компании. Соответственно, чем раньше будет произведен переход на безбумажное делопроизводство, тем быстрее и эффективнее будет работать сам оператор связи.
Directum и "Скартел"
В случае с компанией "Скартел", предоставляющей услуги связи по технологиям mobile WiMAX и LTE под брендом Yota, задача перехода на электронный документооборот решалась сразу с момента начала коммерческой деятельности оператора, когда там работали лишь 40 человек. Как рассказали корреспонденту CNews в компании Directum, предоставившей свое ECM-решение "Скартелу", у оператора с самого начала использовались преимущественно безбумажные технологии – обмен документами производился по электронной почте, и многие отчеты из учетной системы циркулировали внутри организации в электронном виде. Тем не менее, начиная с 2007 года в "Скартеле" реализуется проект внедрения ECM-системы Directum, призванной сократить обмен бумажными документами, исключить потери информации, повысить оперативность и удобство ее поиска, создать необходимые условия для накопления, управления и использования данных в корпоративной базе знаний, а также ускорить бизнес-процессы оператора. Изначальными требованиями к проекту было обеспечение большой гибкости и масштабируемости автоматизируемых процессов, отметил Андрей Клоков, руководитель проектов Directum.
Проект был разделен на несколько этапов, два из которых уже позади – специалисты московского офиса компании Directum проанализировали бизнес-процессы оператора и участки документооборота и частично автоматизировали работу отдела договоров в части процесса обработки предоставленных закрывающих документов, а после перевели в электронный вид канцелярию. Согласно текущей концепции существования "Скартел" как компании, эти бизнес-направления имели специфические черты и являлись по сути самостоятельными процессами.
Автоматизация отдела по работе с договорами
Изначально в проекте была задействована команда внедренцев из 8 человек со стороны Directum, которые установили в "Скартеле" ECM-систему. На каждом автоматизированном рабочем месте сотрудника последовательно разворачивались программные клиенты для связи с системой через преднастроенные в Active Directory политики, но в процессе развития данный способ был заменен в пользу терминального доступа. Рабочая группа реализовывала решение, согласно которому должен был существенно сократиться бумажный документооборот комплектов закрывающих документов – актов оказания услуг связи, счетов на оплату и других бухгалтерских форм отчетности. В результате после сдачи СЭД в промышленную эксплуатацию в "Скартеле" заметно упростился и сократился процесс передачи документов, в 6 раз увеличилось количество согласованных документов, а сам процесс согласования занимает в 3 раза меньше времени при прежнем количестве участников (юристы, финансисты, бухгалтерия).
В рамках второй очереди проекта специалисты Directum занимались автоматизацией работы отдела канцелярии "Скартела" на предмет перевода в электронный документооборот внешней и внутренней переписки (регистрации документации). Для этого были созданы новые специальные инструкции по работе в системе согласно наличествующим процессам: они были загружены на корпоративный портал организации и учитывали особенности всех задействованных в СЭД ролей пользователей (порядка 15). Новые регламенты по работе, которые касались системы Directum, были призваны описать работу с гарантийными письмами и организационно-распорядительными документами. По остальным автоматизированным процессам применяются только инструкции, но по факту их не нарушают, так как сотрудники бэк-офиса просто отказывают тем, кто их не соблюдает. Также в результате, после обработки всех пожеланий, появились 4 новых типовых маршрута, 3 аналитических отчета и несколько сценариев.
Артем Сунцов: По результатам проекта внедрения снижены затраты на согласование, ознакомление и хранение документов, минимизированы риски неисполнения условий договоров
Кроме того, это позволило уменьшить до минимума некорректное заполнение документов и автоматизировать все процессы по оплатам, что позволило существенно сократить временные затраты по основным операциям.
В Directum отмечают, что процессы автоматизации документооборота имели особенности реализации из-за двух специфичных черт организации ИТ-инфраструктуры телеком-оператора. Во-первых, ECM-решение пришлось сильно модифицировать и кастомизировать согласно утвержденным формам отчетов, которые прибавлялись на каждом этапе реализации проекта. Так, из 2500 человекочасов, потраченных на весь проект, второй этап занял 1000 человекочасов и из них 30% было отдано проектировке системы, а 40% - разработке. Вторая особенность – нестандартная для компаний система выгрузки данных в BI-систему по бизнес-процессам для их дальнейшего анализа (данные выгружаются во внешнюю базу данных).
Развитие проекта
Как отмечают консультанты Directum, проект по автоматизации принес свои успехи и является удачным. По словам Артема Сунцова, ведущего специалиста отдела систем управления предприятием "Скартел", по результатам проекта внедрения снижены затраты на согласование, ознакомление и хранение документов, минимизированы риски неисполнения условий договоров. В "Скартеле" планируют развивать этот проект за счет охвата новых процессов и увеличение масштабов автоматизации. Так, в 2012 году к решению могут добавиться веб-сервисы и мобильные приложения для сотрудников оператора. В ближайшее время также может начаться апгрейд ПО на версию Directum 4.8, запланировано развитие интеграции между системами, усиление контроля дебиторской задолженности и сроков действия контрактов, более четкое бюджетирование и планирование затрат, быстрое закрытие работ подрядчиков.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2972
