"Автоприбор" внедрил СЭД своими силами

"Автоприбор" специализируется на разработке и производстве различных типов указателей и датчиков, комбинаций приборов, систем стеклоочистителей, спидометров, тахометров, амперметров, манометров и других компонентов для продукции российских автопредприятий, а также зарубежных производителей, выпускающих автомобили в России. В частности, "Автоприбор" выпускает компоненты для автомобилей ГАЗ, АвтоВАЗ, ГАЗ, Ford, Nissan и многих других.

У предприятия накопилось несколько причин перейти на электронный документооборот. Нужно было сократить временные затраты сотрудников на согласование документов и упростить контроль за исполнением поручений. Поэтому на первом месте в списке задач стояла автоматизация организационно-распорядительного документооборота. Также необходимо было создать электронный архив документов, чтобы сократить время поиска важной информации и организовать управление неучтенными потоками документов. Кроме того, сотрудников нужно было вовлечь в процесс согласования документов системы менеджмента качества, которая действует на заводе, а также автоматизировать некоторые другие процессы.

Анна Агафонова: Приступить к выбору наиболее оптимальной системы электронного документооборота нас побудил целый комплекс причин

На тестирование различных решений для автоматизации документооборота ушло три месяца. В результате специалисты службы администрирования информационных ресурсов завода остановились на системе электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, как на наиболее подходящем по функциональности и цене решении.

Этапы проекта

Завод принял решение внедрять СЭД своими силами. Проект стартовал в конце 2008 года и начался с составления перечня процессов, требующих автоматизации, и расстановки приоритетов. Затем состояние каждого процесса анализировалось, формировалась группа, включающая владельца процесса и специалистов по информационным технологиям, составлялся план-график мероприятий по реализации проекта.

По мере развития проекта были автоматизированы ключевые бизнес-процессы: управление организационно-распорядительной документацией; согласование документов СМК, сторонних заказов (инсорсинг), графиков внедрения изменений конструкции и технологии (ГрВИ), карт разрешения, договоров поставки, заявок на подбор персонала; управление ИТ-заявками и служебной перепиской.

Параллельно шло обучение сотрудников. Сначала было проведено первичное обучение работе в системе электронного документооборота (знакомство с интерфейсом), а затем сотрудники осваивали конкретные автоматизированные бизнес-процессы. Единственная сложность, которую отметила команда проекта в сфере обучения персонала — мотивация сотрудников соблюдать правила. Используемая версия системы Directum 4.5, предоставляющая большую свободу в выполнении работ и опирающаяся на существующие на предприятии регламенты, не требует жесткой установки последовательности действий, которую должен совершить пользователь системы (например, создать документ, отправить его по определенному типовому маршруту). Эту проблему планируется решить с переходом на версию 4.7, дополненную механизмом мастеров действий, которые облегчают выполнение рутинных или сложных операций; от пользователя требуется лишь ввести заданные параметры для начала бизнес-процесса и формирования документов.

Первые итоги

Первый этап внедрения прошел успешно, сейчас система находится в стадии постоянного развития, поскольку бизнес-процессов, подлежащих переносу в СЭД завода, достаточно много.

На сегодняшний день в системе работает более 400 сотрудников завода. В ходе проекта были разработаны новые виды электронных документов, карточки документов, типовые маршруты и отчеты. Так, например, теперь топ-менеджмент завода и руководители среднего звена участвуют в согласовании и утверждении электронных документов с использованием электронной цифровой подписи. Помимо руководства в автоматизированных процессах задействовано большое количество специалистов различных подразделений предприятия, в том числе и производственных: дирекция, канцелярия, отдел развития интегрированной системы и экологического мониторинга, производственно-диспетчерский отдел, цеха основного и вспомогательного производства, управление продаж, управление закупок, юридический отдел, отдел экономики, отдел организации труда и мотивации и др.

Значительно сократились затраты рабочего времени сотрудников на согласование и поиск документов.

Планы на будущее

Процесс "переноса" бизнес-процессов в систему Directum происходит постепенно, по мере необходимости специалисты предприятия дорабатывают систему под насущные задачи. Так, на данный момент заканчивается опытная эксплуатация процесса "Согласования заявок на подбор персонала", в разработке находится автоматическое формирование "Акта технологического опробования" из процесса "Согласования карт разрешения". Всего на заводе насчитывается порядка 160 документов СМК различных видов. В первую очередь в Directum переносили процессы, которые "лежали на поверхности". В дальнейшем планируется провести анализ документов СМК, и в зависимости от приоритетов будет составлен план последующих действий.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2676