Александр Савельев: Руководители организаций требуют мобилизации СЭД
Современная СЭД - это важнейший инструмент документирования деятельности и принятия решений в кратчайшие сроки. При этом необходимо, чтобы она была ориентирована на повышение продуктивности работы всех сотрудников, вовлеченных в документооборот. Однако в зависимости от степени их участия в процессе и должностных обязанностей различаются как выполняемые ими функции, так и требования к cистеме. Как учесть интересы всех групп пользователей, обеспечить максимально комфортную и непрерывную работу с корпоративной информацией, в том числе и мобильный доступ к СЭД, CNews рассказал Александр Савельев, заместитель генерального директора компании "Интертраст" по разработке программного обеспечения.
CNews: Какие тренды развития систем электронного документооборота наблюдаются, за счет чего они сформировались?
Александр Савельев: Последние несколько лет ясно показали, что для многих средних и крупных организаций России система электронного документооборота стала одним из базовых элементов информационной структуры, как до этого - финансово-хозяйственная система, корпоративный сайт, электронная почта.
В управленческом документообороте задействованы все – и руководители, и рядовые сотрудники, а значит СЭД - это система "массового" пользования и поэтому так важна для компании.
Александр Савельев: СЭД - это система "массового" пользования и поэтому так важна для компании
И если 10 лет назад целью внедрения СЭД являлось информационное сопровождение бумажного документооборота, и рабочие места системы были только у делопроизводителей и секретарей руководителей, то происходящий последние годы массовый переход на электронный документооборот приводит не только к росту числа рабочих мест, но и преобразует системы как по списку реализуемых ими задач, так и по предоставляемому пользователям интерфейсу. Поэтому я думаю, что основными трендами развития СЭД в настоящее время являются адаптивность интерфейса под потребности различных категорий пользователей, интегрированность системы с другими базовыми элементами информационной структуры, включение в электронный документооборот всего персонала, работающего с документами, и, конечно же, мобильность всех категорий пользователей, ведь динамичность стиля работы современного управленца требует предоставления возможности работы с электронными документами как в режиме онлайн, так и в оффлайне.
CNews: Как обеспечить оптимально комфортную работу с корпоративной информацией в СЭД разных групп пользователей?
Александр Савельев: В управленческом документообороте всех участников можно разделить на несколько групп пользователей, что связано с характерным перечнем выполняемых ими задач.
Первая (и самая массовая) группа - это рядовые сотрудники (исполнители документов), подготавливающие тексты документов, выполняющие согласование проектов документов, исполняющие поручения руководителей. Для этой группы пользователей наиболее важно обеспечить удобство получения полной информации о стадиях обрабатываемого документа, истории подготовки, согласования, доступа к предыдущим версиям, возможность оперативного уточнения важных вопросов, нахождения шаблонов документов или информации на похожую тему. Для оперативного исполнения поручений рядовым сотрудникам важно вовремя узнавать о приближении сроков исполнения, запланировать работу над их исполнением.
Вторая группа – руководители нижнего и среднего звена иерархии организации. Являясь одновременно руководителями своих подчиненных и подчиненными вышестоящих руководителей, эта группа пользователей решает и задачи исполнителей, и задачи собственно руководителей, т.е. визирование, утверждение документов, направление на исполнение, контроль исполнения поручений.
Третья группа – делопроизводители канцелярии или общего отдела, которые выполняют первичную обработку поступающих бумажных документов, сканируют их для преобразования в электронный вид, вносят в систему реквизиты документов и сопроводительных писем, учитывают или отслеживают перемещение по компании оригиналов и их копий, ведут комплексный контроль исполнительской дисциплины по компании в целом и по крупным подразделениям в отдельности. Для этой группы пользователей интерфейс системы будет комфортен, если будет соответствовать налаженной десятилетиями технологией работы с бумажными журналами регистрации документов. Это означает наличие в интерфейсе не только журнала регистрации в виде списка документов, сгруппированного по тем или иным реквизитам, статусам или просто по времени поступления, но и быстрого поиска документа по ключевым реквизитам, по штрих-коду, по контексту.
Четвертая группа – секретари подразделений, часто они же помощники руководителей. С одной стороны, им дается право выполнять в СЭД часть функций руководителей, например, предварительную обработку поступивших на рассмотрение или подпись документов. С другой стороны, как секретари подразделений они выполняют обработку входящих документов (иногда такая децентрализованная схема документооборота применяется), выполняют контроль исполнительской дисциплины подразделения.
Большой набор решаемых задач для каждой из этих групп пользователей означает, что для комфортной работы правильнее было бы предоставить отдельный интерфейс рабочего места для каждой группы. Но учитывая, что пользователи могут сочетать в своей работе задачи нескольких групп пользователей, более оптимально создавать профильные интерфейсы для каждой группы пользователей на базе унифицированного модульного интерфейса - с помощью настроек.
Александр Савельев: СЭД должна обеспечивать руководителю возможность за короткое время просмотреть документы и принять решение по ним
Пятая группа - это руководители высшего звена (РВЗ). Эта группа пользователей стала самостоятельно участвовать в электронном документообороте совсем недавно, первые такие проекты были года 3-4 тому назад, а с середины 2009 года требование включения в состав системы рабочего места для РВЗ стало общей тенденцией на рынке российских СЭД. Число задач, выполняемых РВЗ в электронном документообороте, небольшое: в основном, это рассмотрение документов, их утверждение, создание резолюций/поручений, согласование. Но требования РВЗ к внешнему виду интерфейса рабочего места настолько специфичны, что не могут быть обеспечены настройкой унифицированного рабочего места.
CNews: Каковы основные требования руководителей высшего звена к интерфейсу СЭД, функциональности? Как можно реализовать эти требования? Какие методы и технологии для этого существуют?
Александр Савельев: СЭД должна обеспечивать руководителю возможность за короткое время просмотреть направленные ему документы и принять решение, при необходимости изучив нужный для этого контекст – предысторию вопроса, сопроводительные материалы. Причем, чем выше уровень руководителя, тем меньше в его распоряжении времени на работу с документами.Для этого интерфейс рабочего места РВЗ должен удовлетворять следующим критериям: простота логики интерфейса, чтобы руководитель не искал пункты меню для выполнения той или иной операции, не ждал, пока связанная с документом информация будет найдена в системе и открыта для изучения; высокая скорость открытия текста документа; показ содержания (текста) документа и проекта резолюции сразу в одном окне, возможность принятия решений без использования клавиатуры; привлекательность внешнего вида интерфейса.
Мне думается, что только при соблюдении этих критериев есть реальная возможность вовлечь руководителей в качестве активных участников электронного документооборота. В ином случае руководители будут требовать помощников распечатывать документы из СЭД для рассмотрения и наложения резолюций. Это не только снижает оперативность документооборота, но и ставит под сомнение участие в документообороте руководителя, находящегося вне кабинета или офиса.
Что касается технологий для построения рабочего места РВЗ, то подходит любая из существующих, кроме тех, которые не дают работать в режиме оффлайн. К примеру, даже не используя современные интернет-браузеры с поддержкой HTML5, можно создавать оффлайн-рабочее место на базе браузера при установке на ноутбуке руководителя локального веб-сервера и программных средств синхронизации документов и сопроводительной информации от сервера на ноутбук РВЗ и обратно.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2532
