Какой экономический эффект приносит внедрение электронного документооборота
В преимуществах электронного документооборота не сомневается никто. Однако, для того чтобы полностью избавиться от бумаги, надо потратить много сил и средств. Действительно ли пользоваться электронными документами не просто удобно, но и экономически выгодно, разбирались участники организованной CNews Conferences конференции «Электронный документооборот и управление контентом 2025».
Как избавиться от цифрового хаоса
Исследования показывают, что опыт сотрудников сильно влияет на прибыль компаний. «Сегодня сотрудник часто ощущает себя так, будто он пробирается через гигантскую цифровую свалку документов, наполненную дубликатами, нерабочими ссылками и множеством версий одного и того же файла с крайне запутанными названиями. Множество времени тратится на поиск нужного файла, обновленной таблицы или человека, который сможет предоставить доступ к тому, что необходимо для выполнения работы», — говорит Любовь Черкасова, директор по развитию продуктов на платформе LDM.
Такая ситуация называется цифровым хаосом. Справиться с ним можно путем организации централизованного хранения документов. Любовь Черкасова предложила использовать для этого LDM-платформу управления цифровым контентом. На платформе есть все необходимые инструменты управления контентом, атрибутами, базовые сервисы, а также сервисы на базе машинного обучения и low-code возможности настройки. LDM можно использовать для построения контент-ориентированных бизнес-приложений, документооборота, хранения контента, создания архива и долгосрочного хранения, организации совместной работы.
Централизованное хранение документов
Виталий Шилов, ведущий специалист WSS-Consulting, напомнил, что искусственный интеллект (ИИ) — это новая реальность, а значит, его надо использовать и в сфере управления документами. Его компания предлагает ЕСМ-платформу Docs5. Кроме того, у нее есть портфельная компания Path Vision, которая занимается разработкой ИИ-инструментов диагностики онкологических заболеваний.
WSS-Consulting решил использовать ее наработки для работы с документами. Например, для «умного поиска» необходимой информации. Найти ее вручную часто бывает непросто, поэтому половина сотрудников бросают это дело на полпути. Виталий Шилов предложил использовать ИИ-приложение «Умный поиск». В ответ на вопрос сотрудника приложение предлагает ответ со ссылками на источники, отправляет запрос на доступ к ним, обеспечивает предварительный просмотр и ИИ-аннотацию документа, показывает связанные и похожие документы для расширения поиска.
Интеллектуальный помощник «Знаток»
Еще одно решение на базе ИИ — «Знаток». Система анализирует документы на предмет наличия противоречий, проверяет на соответствие внутренним стандартам компании, обеспечивает поддержку пользователей̆ при согласовании документов с учетом специфических вопросов, возникших при согласовании документа. Конечно, эти решения должны пройти дополнительное обучение на данных конкретного заказчика — только тогда они будут работать наиболее эффективно.
Дмитрий Наумов, руководитель отдела разработки в области финансов и логистики «Лаб СП», напомнил, что пока многие компании не стремятся заменить иностранные решения на российские. В них уже инвестированы значительные средства, и отказаться от них достаточно сложно. Сотрудники «Лаб СП» раньше работали в SAP и теперь предлагают российским компаниям сохранить инвестиции и продолжить использование уже приобретенных у западного вендора систем, не только поддерживая их в актуальном состоянии, но успешно их развивая. «Мы видим, что сохранение ИТ-ландшафта позволит в краткосрочной перспективе перенаправить ресурсы в развитие самих компаний, а в долгосрочной — подготовить более качественные решения силами отечественных производителей ПО», — говорит Дмитрий Наумов.
Возможности Integration Gears
«Лаб СП» разработала собственный фреймворк для автоматизации обработки электронных документов, который обладает большим набором возможностей: поддержка ГОСТ ЭЦП, обмен с операторами ЭДО без промежуточных решений, собственная интеграционная платформа Integration Gears.
Integration Gears дает возможность объединить продукты SAP и сервисы КЭДО, ЭДО, ФНС, СФР и т.д. Например, решение «СЭДО Лаб СП» отличает бесшовная интеграция с СФР, шифрование, поддержка обмена сообщениями и встроенность в существующие процессы SAP HCM. Рабочее место оператора позволит обрабатывать все страховые события СФР, регистрировать события в модуле управления персоналом, формировать, подписывать и отправлять ответные сообщения в фонд. А «УКЭДО Лаб СП» обеспечивает организацию процесса КЭДО, интеграцию SAP HCM с провайдером КЭДО, автоматическое выполнение кадровых процессов в SAP HCM и запуск кадрового процесса в КЭДО.
Любовь Черкасова, директор по развитию продуктов на платформе LDM: Сегодня сотрудник часто ощущает себя так, будто он пробирается через гигантскую цифровую свалку документов, наполненную дубликатами, нерабочими ссылками и множеством версий одного и того же файла с крайне запутанными названиями
Виталий Шилов, ведущий специалист WSS-Consulting: Искусственный интеллект — это новая реальность, а значит, его надо использовать и в сфере управления документами
Дмитрий Наумов, руководитель отдела разработки в области финансов и логистики «Лаб СП»: Сохранение ИТ-ландшафта позволит в краткосрочной перспективе перенаправить ресурсы в развитие самих компаний, а в долгосрочной — подготовить более качественные решения силами отечественных производителей ПО
Виктор Перевальский, генеральный директор «Бизнес Системы»: При организации электронного документооборота важно обеспечить возможность подписывать документы электронной подписью
Александр Савельев, первый заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст», владелец продукта WebDocs: По сути, руководитель лично работает только с наиболее значимыми документами
Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО «Росводоканал», модератор конференции: К полному ЮЗДО можно двигаться только совместными усилиями всех участников рынка. Усилиями отдельных организаций эффекта не будет
Александр Царенков, руководитель направления кадрового электронного документооборота «Европлан»: Как правило, сотрудники не спешат идти в HR-службу и подписывать документы
Светлана Зыкова, руководитель сервисного центра «Финансы» «Северсталь — ЦЕС»: Теперь 95% проверок корректности и комплектности документов проходят автоматически и только 5% попадает в руки бухгалтера
Дмитрий Наумов заверил, что пользователи этих решений не попадут в зависимость от разработчика, а могут самостоятельно поддерживать и дорабатывать стандартные решения под свои потребности.
При организации электронного документооборота важно обеспечить возможность подписывать документы с сотрудниками, клиентами, абонентами электронной подписью. Однако, использовать для этого классические УНЭП или УКЭП не всегда удобно — их надо выдавать, часто удаленным сотрудникам, продлевать, отзывать. Надо купить и настроить криптографическое ПО, организовать его техническое сопровождение. Кроме того, сотрудники, клиенты, абоненты, чья работа носит разъездной характер, не всегда имеют возможность использовать компьютер или классическую электронную подпись, говорит Виктор Перевальский, генеральный директор «Бизнес Системы».
Он предложил использовать бесплатное мобильное приложение «Госключ». С его помощью можно подписывать кадровые документы, оформление которых по ТК РФ не требуется в бумажном виде (трудовой договор, прием на работу, заявление на отпуск, приказ об отпуске и т.д.), и договоры с операторами связи и вузами на платное обучение и др., вести внутренний бухгалтерский электронный документооборот (подписание документов/регистров в соответствии с приказами Минфина № 61н, 100н, 103н) и внутренний электронный документооборот на предприятиях и в госучреждениях.
Как работает интеграция «1С: Документооборот» с приложением «Госключ»
Компания «Бизнес Системы» предлагает универсальное расширение для типовых конфигураций 1С «Бизнес Системы: Электронная подпись» для автоматизации процесса подписания электронных документов с использованием API «Госключ» с видом подписи УКЭП/УНЭП. В решении реализована автоматическая отправка, получение и отслеживание статуса документа или пакета документов. Программа позволяет скачивать и хранить подписи всех пользователей, которые подписали документ. Открепленные подписи документа и исходный документ хранятся в системе на платформе «1С: Предприятие 8» в формате «.sig».
Руководителю высшего звена крупной организации при работе с электронными документами в первую очередь нужна простота, интуитивность интерфейса и производительность при выполнении операций в приложении. Также важно работать в едином стиле интерфейса, независимо от того, где выполняется работа с документами в СЭД, чтобы можно было начинать работать в офисе на настольном компьютере или ноутбуке, а продолжать вне офиса на мобильном устройстве.
Сценарии работы в WebDocs
При этом отличительные особенности работы руководителей высшего звена с документами — это большое количество поступающих документов и максимально возможная их предобработка документов помощником, отмечает Александр Савельев, первый заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст», владелец продукта WebDocs. По сути, руководитель лично работает только с наиболее значимыми документами. Именно для организации такой работы предназначено решение WebDocs. В качестве примера Александр Савельев рассказал об использовании WebDocs в ВТБ.
Как избавиться от бумажных документов
На сегодняшний день большинство крупных российских компаний перешли на электронный документооборот. Участники организованной CNews Conferences конференции «Электронный документооборот и управление контентом 2025» поделились своим опытом внедрения таких решений.
«Росводоканал» решил начать избавляться от бумажных документов в 2019 г. В 2021 г. стартовал проект внедрения юридически значимого документооборота (ЮЗДО), он завершился в декабре 2023 г. Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) осуществлялся в период с 2020 по 2022 гг. Все решения компания создавала собственными силами, рассказал Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО «Росводоканал», модератор конференции. Параллельно шла разработка нормативных актов как для ЮЗДО, так и для КЭДО. В конечном итоге в компании появилась ИТ-платформа ЮЗДО и КЭДО.
ИТ-платформа ЮЗДО и КЭДО
Виталий Слободин поделился результатами перехода на электронный обмен документами. Так, благодаря переходу на ЮЗДО существенно возросла скорость подписания договорных документов как с физическими, так и с юридическими лицами – теперь она составляет в среднем один рабочий день, а в ряде случаев осуществляется в пределах одного часа. Рекорд подписания договора – 5 минут. Отчитаться за командировку (при отсутствии дополнительных расходов) можно меньше чем за минуту. Подписание документов, требующих нескольких участников (списание ТМЦ, инвентаризация) сократилось с дней до часов.
Виталий Слободин рассказал о сложностях, с которыми «Росводоканал» столкнулся при переходе на электронный документооборот. Это низкая цифровая грамотность пользователей, отсутствие бесшовного обмена документами между операторами ЭДО и автоматизированного контроля за унифицированными форматами электронных документов с их стороны, высокие трудозатраты на оформление машиночитаемых доверенностей, отсутствие на уровне органов государственной власти прямой мотивации к переходу на ЭДО. «К полному ЮЗДО можно двигаться только совместными усилиями всех участников рынка. Усилиями отдельных организаций эффекта не будет», — уверен Виталий Слободин.
«Европлан» достаточно долго выбирал подрядчика для внедрения КЭДО — для этого был составлен чек-лист из более чем 40 пунктов. При внедрении пришлось пересматривать бизнес-процессы и менять культуру подписания кадровых документов. «Как правило, сотрудники не спешат идти в HR-службу и подписывать документы. Но уже через год после внедрения КЭДО число сотрудников, которые подписали документы более чем через 8 часов, сократилось с 222 до 10 человек», — рассказал Александр Царенков, руководитель направления кадрового электронного документооборота «Европлан».
Вовлечение сотрудников в КЭДО
Александр Царенков рассказал, каких усилий стоило компании вовлечение сотрудников в КЭДО. Как оказалось, наибольшие сложности возникли не с людьми старшего возраста, а с мужчинами 25-35 лет, работающими в отделе продаж. В «Европлан» креативно подошли к организации информационной кампании, привлекали к участию амбассадоров КЭДО. По состоянию на март 2025 г. к системе кадрового электронного документооборота подключены 99% сотрудников компании.
«Северсталь-ЦЭС» — это объединенный центр обслуживания группы «Северсталь». В 2021 г. в «Северстали» внедрили ЮЗЭДО. Светлана Зыкова, руководитель сервисного центра «Финансы» «Северсталь — ЦЕС», рассказала, как осуществлялся перевод в электронный вид входящих документов по услугам. Главная проблема заключалась в проверке их комплектности и корректности: есть 13 вариантов комплектов документов, и в каждом от 10 до 21 пункта контрольных процедур. На проверку одного комплекта уходило от 10 до 15 мин.
В 2024 г. компания внедрила решение на базе ИИ, которое автоматически проверяет комплектность пакетов документов и соответствие их договору, реквизиты договора, поставщика, подписи на актах выполненных работ, а затем формирует отчет о проделанной работе или просит помощи, если не найдет нужной информации или в данных есть расхождения. Теперь 95% проверок корректности и комплектности документов проходят автоматически и только 5% попадает в руки бухгалтера.
В ближайших планах — автоматизация полного цикла сверки: обработка акта, сверка, формирования протокола разногласий, обработка и автопостинг любого документа при помощи нейросети и автоматизация процесса инвентаризации и перевод документов в цифру.
В ЕВРАЗе работает более 50 тыс. человек. В 2018 г. компания перешла на ЭДО, а в 2023 г. стартовал проект внедрения КЭДО. «Сначала проект не взлетел, потому что HR-процессы на разных предприятиях не были унифицированы. Потребовался серьезный реинжиниринг бизнес-процессов», — вспоминает Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации ЕВРАЗ. Компания пошла по пути разработки собственного решения.
Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации ЕВРАЗ: Сначала проект не взлетел, потому что HR-процессы на разных предприятиях не были унифицированы. Потребовался серьезный реинжиниринг бизнес-процессов
Яна Ликоренко, начальник управления операционного контроля и хранения документов департамента операционной поддержки бизнеса — вице-президент ВТБ: Мы считаем себя амбассадорами электронных документов
Валентин Солодилин, управляющий директор — Product Owner Управления операционного контроля и хранения документов Департамента операционной поддержки бизнеса ВТБ: В ИНТАР уже перенесли около 150 млн документов юридических лиц и около 250 млн документов физических лиц
Ани Саргсян, руководитель проектов ФСК: Сейчас 76% документов в компании создается автоматически, а 65% — проводится автоматически
Александр Бессарабенко, руководитель отдела управления системами ЭДО «Систэм Электрик»: ИИ за 6 часов проверил всю базу и обнаружил расхождение в данных в 30% договорах
Владимир Поляков, руководитель проектов направления ЭДО и прослеживаемости «ДМ-Тех» («Детский Мир»): Настоящий ЭДО должен полностью исключать использование бумажных документов
Анастасия Пушкова, IT Product Manager группы компаний ITMS (ex. BAT Russia): Компания оформляет 1100 заявок на КЭП
На настоящие момент в электронном виде оформляются служебные командировки, выдаются расчетные листы, администрируются листы нетрудоспособности, оформляются отпуска (без оплаты, по КД, учебные, вне графика) и прочие отсутствия на работе (диспансеризация). В ближайшее время в электронный вид будут переведены учет сверхурочной работы и работы в выходные, временный перевод и перемещение из бригады в бригаду, ознакомление с локальными нормативными актами.
В ВТБ были тысячи систем, в которых формировались документы. Кроме того, более 60% документов хранилось в бумажном виде. Было принято решение создать «безбумажный банк». «Мы считаем себя амбассадорами электронных документов», — говорит Яна Ликоренко, начальник управления операционного контроля и хранения документов департамента операционной поддержки бизнеса — вице-президент ВТБ. Сейчас в ВТБ запущен целый ряд автоматизированных сервисов: сканирование и типизация документов, обеспечение и исполнение запросов, логистика документов, уничтожение объектов хранения, контроль собираемости. Появились и автоматические сервисы, такие как поиск и хранение документов, сквозной учет объектов хранения, размещение документов, доступ к объектам хранения, проверка электронных подписей.
Валентин Солодилин, управляющий директор — Product Owner Управления операционного контроля и хранения документов Департамента операционной поддержки бизнеса ВТБ, поделился опытом внедрения интеллектуального управления документами на базе омни-платформы ВТБ. Ее основой является система «Интеллектуальный Архив» (ИНТАР), где хранятся все документы, электронные подписи и т.д. В состав ИНТАР входят подсистемы «Интеллектуальный архив» и «Работа с досье юридических и физических лиц», а также общий сервис «Интеллект Архив». «Он не просто хранит и управляет объектами хранения, а может быть адаптирован при интеграции в процессы, оптимизируя работу с документами и досье, делая процессы более эффективными и быстрыми», — говорит Валентин Солодилин.
ИНТАР интегрирован со всеми системами ВТБ. В него уже перенесли около 150 млн документов юридических лиц и около 250 млн документов физических лиц. Сейчас в системе содержится более 430 млн досье. В планах — вывести ИНТАР на рынок в трех моделях: SaaS, On-premise и в составе PaaS.
«Входящие документы часто приходят в виде изображений, PDF, нечитабельных форматов и т.д. В результате сотрудники тратят значительное время на их проверку, исправление. А ручной ввод данных и обработка документов часто приводят к ошибкам», — говорит Ани Саргсян, руководитель проектов ФСК. Было принято решение внедрить сервис автоматического распознавания (OCR) и автоматизировать проверку форматов документов при входе, чтобы уменьшить количество неверных документов, попадающих в рабочий процесс.
Сейчас 76% документов в компании создается автоматически, а 65% — проводится автоматически. Ани Саргсян рассказала, как организован этот процесс. После того, как документы созданы и согласованы, их надо или подписать, или аннулировать. Для этого в компании внедрили сервис автоматического подписания. Он работает так: после того, как документ получен в «Диадок», он поступает в 1С, где ответственное лицо может или подписать его, или отклонить — после чего документ будет аннулирован.
Валентина Охота, начальник отдела по работе с внутрикорпоративным порталом ФСК, рассказала о еще одном проекте, реализованном в компании — цифровой коммуникационной платформе. Она объединяет более 10 порталов компаний, входящих в группу ФСК. Новости группы компаний, адресную книгу, оргструктуру, общие заявки транслируются на все локальные порталы, при этом локальные новости видят только сотрудники соответствующей организации. Также единая платформа стала общей точкой входа во внутренние системы компании и ее сервисы. На сегодняшний день единой цифровой средой пользуется более 13 тыс. человек. Срок интеграции новых бизнесов сократился на 40%, а срок обработки заявок — на 25%.
Еще недавно ИИ использовался в электронном документообороте только для распознавания текста. Потом появилась возможность с его помощью классифицировать документы, искать и анализировать данные, давать рекомендации. В конечном итоге появились полноценные ИИ-агенты, говорит Александр Бессарабенко, руководитель отдела управления системами ЭДО «Систэм Электрик».
В его компании запустили сервис «умной» инвентаризации документов. Сначала провели разметку данных, прописали правила обработки фактов. Затем обучили на этих данных нейросеть, добились 95% точности обработки. После этого все первичные документы были перенесены из облака 1С с локальное хранилище, где их тоже можно обрабатывать с помощью ИИ. Теперь на проверку каждого документа уходит 25 сек вместо 3 мин. «ИИ за 6 часов проверил всю базу и обнаружил расхождение в данных в 30% договорах», — рассказал Александр Бессарабенко.
В ближайших планах запуск новых ИИ-сервисов: написание писем, служебок, дайджестов с помощью GenAI, формирование актуальных ответов на конкретные вопросы по всем документам, чат с поиском по базе знаний (RAG), ускоренный приём на работу в КЭДО.
Владимир Поляков, руководитель проектов направления ЭДО и прослеживаемости «ДМ-Тех» («Детский Мир»), уверен, что настоящий ЭДО должен полностью исключать использование бумажных документов. «Лозунги типа «Сохрани дерево — переходи на ЭДО» превращают электронный документооборот в филиал GreenPeace. Это, конечно, важно, но у ЭДО есть и другие достоинства», — говорит он. Например, «Детский мир» в электронном виде передает данные в государственные информационные системы.
Владимир Поляков уверен, что привычные «плюшки» от внедрения ЭДО, такие как сокращение расходов на бумагу, картриджи и курьерские услуги, экономия на содержании архивных помещений, далеко не очевидны. Реальный эффект заключается в мгновенной передаче электронных данных и документов, снижении числа ошибок ввиду отсутствия необходимости ручного ввода данных, сокращение трудозатрат на обработку электронных данных и поиск информации в архивах, появление возможности интеграции электронных документов в едином цифровом пространстве.
Анастасия Пушкова, IT Product Manager группы компаний ITMS (ex. BAT Russia), рассказала, в ее компании есть 350 руководителей, которым нужна электронная подпись. В целом, компания оформляет 1100 заявок на КЭП. До последнего времени все заявки подавались по электронной почте через Службу безопасности. Потом в ITMS решили организовать этот процесс в системе электронного документооборота. Необходимо было обеспечить безопасность хранения данных, контроль до запуска процесса и автоматический отзыв КЭП при увольнении сотрудника. Созданный сервис был интегрирован с удостоверяющим центром «Контур». Также компания организовала выпуск машиночитаемой доверенности прямо в СЭД.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a21948
