Документы обрабатывает нейросеть: госорганы Якутии перешли на единую систему ЭДО

Как начинался переход

Госорганы и органы местного самоуправления Якутии, крупнейшего по площади субъекта Российской Федерации, начали внедрять электронный документооборот еще в начале нулевых. Автоматизировать процессы в 2003 г. в республиканских министерствах и ведомствах взялась местная компания «Инфосистемы-КС», региональный партнер компании «Электронные офисные системы» (ЭОС).

Проект запустили в рамках программы «Электронная Якутия» — к 2010 году система охватила около 30 ведомств, однако создавались разрозненные базы данных. Затем в дополнение к системе «ДЕЛО» началось внедрение другого продукта разработчика — подсистемы «Сервер электронного взаимодействия» для прозрачного и бесшовного обмена электронными документами между ведомствами.

По указу главы Республики Саха в конце 2018 г. власти региона приняли решение о внедрении Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) — она должна была обеспечить весь юридически значимый документооборот между всеми учреждениями республики, согласование всех нормативно-правовых документов, постановлений и распоряжений правительства.

Проект по внедрению ЕСЭД взяла на себя та же компания «Инфосистемы-КС» — реализовать его удалось в 2019 г., что оказалось кстати в преддверии пандемии коронавируса и массового перехода на удаленную работу. Инструментарий СЭД позволил обеспечить те же темпы работы в удаленном режиме.

«Система стала действительно глобальной. ЕСЭД интегрирована с МЭДО и платформой обратной связи», — отметил министр инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий Республики Саха (Якутия) Анатолий Семенов.

К 2023 г. ЕСЭД внедрили в 32 органах госвласти республики, 443 органах местного самоуправления и во всех госучреждениях. Подключилась и большая часть муниципальных учреждений. К весне 2023 г., количество пользователей ЕСЭД выросло до 18 000, объем базы данных — до 11 Тб. В сутки теперь обрабатывается около 4 тысяч документов, 1900 РКПД и 9500 поручений.

Специфика проекта: машинное обучение

Пользователи системы, начиная с главы республики и всех руководителей ведомств, активно используют мобильное приложение EOSmobile, в том числе для подписания документов электронной подписью.

Под СЭД развернули отдельную базу данных в двух дата-центрах Правительства Якутии. Для обмена данными используется «СахаИнформ-Сеть» — это государственная информационно-телекоммуникационная сеть региона.

«На стадии внедрения и последующей эксплуатации системы мы получили от коллег множество замечаний и пожеланий по доработкам, часть из которых вошла в "коробочную" версию СЭД "ДЕЛО", — отметил директор по работе с партнерами ЭОС Алексей Перегудов. — Многие полезные функции системы появились благодаря им».

Особенностью проекта по построению ЕСЭД в Якутии стало использование технологий машинного обучения для автоматизации рутинных действий сотрудников.

Так, первая функция, которую взяла на себя нейросеть — быстрое распределение входящих документов по исполнителям. Система исполняет роль секретаря и руководителя: распознает текст поступившей в обработку корреспонденции и рассылает ее по соответствующим департаментам и отделам.

До внедрения системы сотруднику требовалось внимательно изучить каждый документ: сложность состояла в том, что эти документы разные по содержанию и содержат неструктурированную информацию. Система же использует для этого три технологии: LSTM (сети долгой краткосрочной памяти) для распознавания текста, русская языковая модель RuBERT (это разработка DeepPavlov, МФТИ) для классификации документов по отделам и языковая модель BERT для аннотирования. По итогу обработки система создает проект резолюции и помещает туда полученные результаты.

Пилотные внедрения нейросети прошли в Мининноваций и Управлении архитектуры Республики Саха. Система обучалась на готовых дата-сетах, предоставленных ведомствами, и уже на первых порах показала эффективность: высокую скорость отписки с высоким уровнем точности до 80%.

К весне 2023 г. нейросеть научилась обрабатывать около 700 документов в сутки: в среднем на обработку одного документа уходит 7,5 секунд. Согласно подсчетам, сокращение времени создания поручений дает потенциальную экономию времени сотрудников в десятки тысяч часов в год. Сегодня внедрение аналогичных систем проводится еще в шести министерствах.

«Если раньше в случае, например, командировки руководителя, документы могли долго обрабатываться, возникали просрочки, то сейчас просрочек практически нет, все делается оперативно. Кроме того, нейросеть так устроена, что она совершенствуется с каждым новым обработанным документом, — объяснил Анатолий Семенов. — Эффект от нее колоссальный. В целом же за нейросетями — будущее цифровизации. И в том числе в электронном документообороте нужно больше задач отдавать машине, чтобы человек занимался творческими задачами или глубокой аналитикой».

На перспективу

Развитие ЕСЭД в Республике Саха тесно связано и с процессами импортозамещения: в частности, планируется перевод сервера базы данных на Linux, а также более активное использование приложения EOSmobile на Android-устройствах.

В области машинного обучения планируется автоматизировать с помощью нейросети функционал контроля исполнения поручений. Кроме того, сама технология ML будет совершенствоваться в области усложнения алгоритма аннотирования, повышения метрик работы нейросети, автоматического обучения, оптимизации процесса обмена данными между нейросетью и СЭД, уменьшения требований к «железу», удобства интерфейса администратора.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a19767