Что такое нормативный контент и как им эффективно управлять

Почему важен порядок в нормативных документах?

Мы все живем в удивительную эпоху цифровой трансформации абсолютно всех отраслей экономики. Семимильными шагами развивается цифровизация в социальной сфере, в предоставлении государственных и муниципальных услуг, образовании, быту, торговле, не отстаёт и производственная среда. Государство взяло устойчивый курс на стимулирование автоматизации производств, что не могло не сказаться на работе с нормативно-правовыми и техническими документами, а также обеспечении производственной безопасности.

В этой статье эксперты Консорциума «Кодекс», разработавшие цифровую платформу «Техэксперт», представляют свой взгляд на организацию системной инфраструктуры для управления внутренним и внешним фондами нормативной документации. Более чем 30-летний опыт Консорциума позволяет делать предположения о том, как будет развиваться управление нормативным контентом в будущем и чего от этого будущего ожидают промышленные предприятия.

Ни одна организация не работает в вакууме: кроме функциональных и ресурсных требований к производимой продукции/услугам деятельность любой компании опутывает плотная среда, состоящая из требований разных нормативных документов. Многолетний опыт работы Консорциума «Кодекс» богат на примеры недостаточной осведомлённости сотрудников на местах о нормативных требованиях, которым должны соответствовать продукция или бизнес-процессы. В лучшем случае такие примеры заканчивались штрафами, простоем производства, выпуском бракованной продукции или заказом комплектующих по устаревшим стандартам. Но бывали и куда более печальные ситуации, когда несоблюдения требований безопасности вели к человеческим травмам и жертвам. Едва ли нужно долго доказывать важность соблюдения таких требований: актуальность проблемы подкрепляется горьким опытом — хорошо, если чужим.

Но если вопрос о том, выполнять или не выполнять нормативные требования, не стоит, то вопрос, как именно выполнить все эти требования, остаётся открытым. Как обеспечить сотрудников на местах нужной информацией? Как убедиться в их осведомлённости? И как можно перевести работу с документами на «цифровые рельсы», снизив издержки и вероятность ошибки из-за человеческого фактора? Более чем 30 лет опыта в сфере цифровизации позволяют экспертам Консорциума «Кодекс» сформулировать критерии, которым должна соответствовать информационная среда предприятия, чтобы обеспечить выполнение всех требований к продукции — как функциональных, так и нормативных.

Какой должна быть информационная среда предприятия?

Идеальная информационная среда предприятия:

Полная и прозрачная. Информации должно быть достаточно для принятия решения: рядовой специалист и топовый руководитель — все должны получать информацию в том количестве, которое необходимо для выполнения их рабочих задач. Вся информация должна быть проверяемой за счёт обеспечения связей между данными. В такой среде руководитель может опираться в принятии решения не только на отчёт о, например, соблюдении правил пожарной безопасности на производстве, но и «пройти глубже», вплоть до записи об инструктаже конкретного работника или установке конкретного огнетушителя.

Адресная. Информацию получает именно тот сотрудник, которому она предназначена. У работников нет необходимости выделять из общего массива рабочей документации ту, которая нужна именно для выполнения его задач.

Актуальная и достоверная. Использование устаревших или нерелевантных данных недопустимо. Полученной информации важно доверять и не тратить время на её перепроверку и актуализацию.

Управляемая. В любой момент информационные потоки могут быть перестроены. Рынок не стоит на месте, и все его игроки обязаны адаптироваться, искать возможности для развития и менять свои бизнес-процессы. Потоки документов и доступ к информации должны быть гибкими и простыми в изменении.

Защищенная. Информация может иметь ограниченный круг распространения и быть защищённой от несанкционированного использования. Мало защитить то, что является предметом коммерческой тайны: очень многие документы, попав не в те руки, могут быть использованы во вред или неверно истолкованы.

Кроме обеспечения качественной информационной среды важно системно подходить к обороту нормативной и технической документации на предприятии. Внешний и внутренний фонды должны образовывать единое пространство во избежание коллизий между нормативными документами и внутренними стандартами, правилами работы предприятия. Именно в устранении таких противоречий лежит основная ценность системного подхода цифровой платформы «Техэксперт». Решения платформы позволяют работать с внутренним и внешним фондами предприятия, используя единый набор инструментов и единый интерфейс. Именно так специалист получает полный и бесшовный доступ ко всей необходимой документации.

Схема системной работы с документами

Чтобы наглядно показать своё видение системной работы с фондом документации, эксперты Консорциума «Кодекс» используют образ пирамидки. Каждое её «кольцо» — это уровень документации, а «ось» — инструментарий платформы «Техэксперт», который объединяет и пронизывает все уровни (см. рис. 1).

В таком подходе грань между внутренней и внешней нормативной средой стирается, что в разы ускоряет и повышает эффективность работы с документами. Между всеми объектами Единого фонда выстраиваются двусторонние связи, что позволяет всегда держать его в актуальном состоянии, а проверку внутренней документации на соответствие внешним нормам производить в автоматизированном режиме.

Объединив внутренний и внешний фонды единой логикой, разработчики цифровой платформы «Техэксперт» не остановились. Как говорилось выше, мало иметь возможность проверить актуальность документов — для качественной информационной среды необходимо также соблюсти критерии адресной выдачи, управляемости и т. п. По этой причине для решений цифровой платформы «Техэксперт» была выбрана модульная, или плагинная, архитектура с возможностью организации работы вокруг ядра — банка внутренних документов (впрочем, в некоторым случаях можно обойтись и без него). Программные решения платформы могут поставляться как комплексным пакетом, так и наборами модулей — в зависимости от того, какие задачи стоят перед предприятием и его специалистами. Покупая большой комплексный продукт, пользователь приобретает ряд преимуществ — но будет ли он этими преимуществами пользоваться? Даже на обывательском уровне, выбирая телефон или автомобиль, люди часто не используют тот самый функционал, из-за которого они этот телефон или автомобиль приобрели, — и тем более не используют 100% его возможностей. С крупными промышленными ИТ-решениями то же самое, и в текущей рыночной ситуации команда Консорциума «Кодекс» сделала упор на более рациональное использование ресурсов предприятий.

Внедрение платформы

Хорошее программное решение мало приобрести — его ещё нужно внедрить. Внедрение — это всегда отдельная головная боль руководителя предприятия и ИТ-специалистов. Разработчики цифровой платформы «Техэксперт» много работают «в поле», хорошо знакомы с трудностями внедрения программных решений и вопросами интеграции продуктов в экосистемы предприятий. Именно поэтому в Консорциуме «Кодекс» при разработке продуктов в приоритете стоят простота, скорость внедрения и интуитивно понятные интерфейсы. Внедрять модули платформы «Техэксперт» можно поступательно, без лишнего стресса и необходимости останавливать бизнес-процессы.

Чтобы визуализировать возможности платформы, можно рассмотреть её в образе дома (см. рис. 2), где кирпичи — это отдельные инструменты и модули систем, которые доступны пользователям. Как дом может быть в несколько или всего один этаж, с балконом, террасой или без, так и выстроенная на технологиях платформы «Техэксперт» индивидуальная система предприятия может содержать какое угодно количество модулей, которые могут быть внедрены практически в любом порядке, в зависимости от интересов, потребностей и возможностей предприятия.

Рассмотрим подробнее «кирпичи», из которых складывается качественная цифровизация работы с нормативной и технической документацией на предприятии.

Эффективная работа с фондом внешней документации — фундамент нашего «дома». Консорциум «Кодекс» лидирует на рынке профессиональных справочных систем уже более 30 лет и имеет в своём портфеле более 200 различных информационно-программных решений под брендами «Кодекс» и «Техэксперт» для технических специалистов, инженеров по производственной безопасности, метрологов и специалистов лабораторий, проектировщиков, технологов и высококвалифицированных работников многих других отраслей экономики. Суммарный фонд цифровой платформы — более 100 млн документов.

Получение консультационных услуг по широкому спектру вопросов в области применения нормативной документации. Мало получить актуальный документ — нужно ещё понять, как правильно применить его в своей деятельности. Пользователям решений цифровой платформы «Техэксперт» доступны услуги поддержки пользователей по широкому спектру вопросов производственной безопасности, метрологии и другим областям знания.

Хранение и организация фонда внутренней и внешней документации. Единое корпоративное хранилище — это фонд самых разнообразных документов, необходимых в текущей операционной деятельности предприятия, которые находятся в единой цифровой среде и благодаря SMART-формату поддерживают использование одинаковых «умных» сервисов.

Работа напрямую с нормативными требованиями, а не с документами. Выделение положений нормативного документа, т. е. нормативных требований — естественный процесс в работе любого специалиста. Эту часть рутинной работы эксперты Консорциума «Кодекс» взяли на себя, выпустив реестры нормативных требований в строительном сегменте, сегменте производственной безопасности и разных других областях.

Контроль информационной безопасности. У руководителя есть возможность посмотреть действия пользователей в системе, списки открытых, распечатанных и изменённых документов, а также проконтролировать уровни доступа и число пользователей, имеющих эти доступы.

Автоматизация процесса разработки документации в соответствии с установленными требованиями к структуре, содержанию и оформлению. Ускорение разработки документов, контроль единства терминологической базы предприятия и соблюдения требований к структуре, выстраивание связей с другими документами внутреннего и внешнего фонда, создание документов в машинопонимаемом формате с возможностью передачи нормативных требований на оборудование напрямую.

Совместная разработка документов: обсуждение, согласование, подписание, опубликование — автоматизация процесса совместной разработки документа.

Контроль и проверка актуальности документов. Внутренние документы предприятия должны соответствовать задачам предприятия и внешним нормативным документам. Проверка актуальности внутренних документов доступна в автоматизированном режиме.

Адресная настройка информационного пространства с выделением только значимых для специалиста документов. На цифровой платформе «Техэксперт» есть возможность настройки персональных рабочих пространств с выделением не только значимых внутренних, но и отслеживаемых внешних нормативных документов.

Выделение требований из документов и создание собственных чек-листов. Решения цифровой платформы «Техэксперт» по работе с требованиями позволяют размечать нормативные документы на отдельные логические сегменты, в т. ч. фрагменты текста, ячейки таблицы, графические объекты, и далее консолидировать их в единое требование. Такие требования, в свою очередь, сами становятся дискретной информационной единицей, «маленьким документом» со своим жизненным циклом — это позволяет работать с нормативной информацией точечно и отслеживать малейшие её изменения быстрее и точнее.

Сквозной оперативный контроль работы с документами (автоматизированное рабочее место руководителя).

Контроль ознакомления сотрудников с документами. Формирование списков документов на ознакомление с рассылкой по выбранным подразделениям или сотрудникам, а также формирование отчётов о результатах ознакомления и обороте учтённых копий документов на предприятии;

Автоматизация процессов создания требований к продукции на основе нормативной документации и требований заказчиков. Цифровая платформа «Техэксперт» обеспечивает информационно-аналитическую поддержку всех стадий жизненного цикла продукции путём предоставления актуальных, проверенных и утверждённых требований ко всему изделию, его составным частям, деталям и особенностям производственных процессов.

Передача нормативных требований напрямую на оборудование, которое изготавливает продукцию. Интеграционные возможности платформы широки и позволяют передавать требования к продукции, конструкциям и т. д. в стороннее программное обеспечение, например CAD-системы. В перспективе, при переводе требований в машинопонимаемый формат, возможна и передача в CAM-системы для станков с ЧПУ.

Достижение нулевого травматизма. Выстраивание системной и непрерывной работы по улучшению условий труда, снижению рисков, сохранению жизни и здоровья сотрудников предприятия.

Формирование аналитической отчётности о состоянии производственной безопасности, а также контроль полноты выполнения требований в сфере производственной безопасности на предприятии или в филиальной сети.

Автоматизация и цифровизация процессов в производственной безопасности и, как следствие, снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, уменьшение времени, затрачиваемого на выполнение задач в области производственной безопасности за счёт автоматизации процессов.

Планирование разработки нормативной документации. Наглядное управление всем процессом: подготовка плана работ, контроль сроков и исполнения, построение отчета о реализации плана.

Принцип модульности, лежащий в основе платформенных решений, позволяет встраиваться в существующий IT-ландшафт предприятия и как учитывать уже внедрённые решения автоматизации, так и предлагать собственные революционные решения.

При внедрении решений платформы «Техэксперт» на предприятии практически всегда решаются вопросы интеграции, в первую очередь с целью обеспечения сквозного обмена и использования данных: для сквозной авторизации пользователей, интеграции с существующими справочниками и классификаторами, переноса существующих фондов нормативных документов из текущих программных решений в единый фонд. Неизменным спросом пользуется интеграция с прикладным программным обеспечением заказчика — портальными решениями, СУЗами, CAD-, MDM- и другими системами, используемыми в производственном процессе.

В укрупнённом масштабе встраивание в бизнес-процессы и инфраструктуру пользователя можно рассматривать на двух уровнях:

• на уровне консолидации разрозненных источников данных в единую систему;
• на уровне эксплуатации документа в связке с программным обеспечением (автоматизированными системами), в котором хранятся объекты, ссылающиеся на нормативные документы, для возможности простановки гиперссылки.

Для каждого из них разрабатываются и постоянно совершенствуются различные модули и системы. Интеграционные решения, основанные на собственных разработках Консорциума «Кодекс», могут предлагаться в виде как готовых пакетов, так и реализуемых уникальных проектов по запросам заказчика.

В итоге

Подводя итоги, можно сказать, что платформа «Техэксперт»:

• помогает получать только те данные, которые актуальны для решения текущих задач;
• обеспечивает полный контроль производственной безопасности и работы с нормативными документами;
• отвечает всем требованиям к созданию системной базы знаний;
• может развиваться на предприятии поступательно: нет необходимости в приобретении всей группы продуктов и резком вмешательстве в привычные рабочие процессы предприятия;
• позволяет поступательно развивать уже сформированную систему путём добавления отдельных модулей, решающих текущие задачи;
• имеет возможности интеграции с широким набором программного обеспечения зарубежного и отечественного производства;
• не имеет аналогов в России по единству подхода работы с документацией и требованиями;
• сочетает в себе возможности профессиональной справочной системы, а также систем ECM, BI, LIMS, MIS и др.

Больше узнать о разработках Консорциума «Кодекс» и возможностях цифровой платформы «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.

Материал подготовлен информационной сетью «Техэксперт»

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a19621