Электронная транспортная накладная: о чем нужно знать

От эксперимента до закона

Транспортная накладная — это документ, подтверждающий перевозку груза автомобильным транспортом, который оформляют участники перевозок для учета оказанных услуг и расчетов с перевозчиком.

С 2022 г. необходимость использования электронной транспортной накладной (ЭТрН) закреплена законодательно: до конца 2023 г. ЭДО можно использовать добровольно, с начала 2024 г. — в обязательном порядке.

Утверждена правительством и форма электронной транспортной накладной: она должна содержать дату, время, адрес погрузки и выгрузки.

Преимущества для бизнеса

Отказ от бумаги несет немало выгод компаниям: свободный доступ к документам с любого устройства, оперативные расчеты с перевозчиком, сокращение затрат на доставку бумажной документации, легкий поиск нужных файлов в цифровом архиве.

Кроме того, после внедрения ЭДО составлять документы будет намного проще — так же, как и редактировать их, передавать и подписывать. На все это потребуется несколько кликов.

«Сейчас же организациям приходится дожидаться, пока бумажный документ после завершения перевозки привезет водитель, а если накладная оформлена неверно, нужно вносить исправления и снова отправлять ее, — объясняет Тимур Каримов, эксперт в области логистики, руководитель компании-разработчика цифровой платформы Cargo.run. — Таким образом, введение ЭТрН решает одну из серьезных проблем в грузоперевозках — недостаточно оперативный расчет и товарооборот между контрагентами».

Переход на цифровой формат документа закроет и вопрос хранения — ранее, чтобы соблюсти пятилетний срок хранения транспортных накладных, прописанный в законодательстве, некоторые участники рынка арендовали огромные склады. Теперь ЭТрН будет лежать в электронном архиве, и ее нельзя будет потерять.

Как обмениваться цифровыми накладными

Схемы обмена электронной документацией могут варьироваться и зависят от того, какого оператора ЭПД выбрала компания — а также настроек сервиса, в котором участники оформляют накладные.

Базовый алгоритм выглядит так: грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе, подписывает свой раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это система, где будут храниться документы, надзорные органы смогут проверить их, не отвлекая сотрудников транспортной компании. Затем провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю товаров.

Водитель заходит в сервис с любого гаджета и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП). Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Далее менеджер транспортной компании подписывает раздел перевозчика КЭП.

Как выбрать оператора ЭПД и сервис

Чтобы обмениваться данными с другими участниками рынка, крупным компаниям придется серьезно менять свои бизнес-процессы и настраивать взаимодействие сервиса обмена с учетными системами. Обычно на это уходит от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от масштабов компании и процессов, переводимых в электронный вид. Иными словами, озаботиться переходом на ЭДО участникам рынка перевозок стоит уже сейчас, чтобы успеть до конца 2023 г. мигрировать с бумаги на цифровой формат.

Что касается операторов ЭДО, уже есть аккредитованные организации, которые могут работать в ГИС ЭПД. И лучше всего использовать ИТ-решение, интегрированное с одним из таких операторов. К примеру, такую интеграцию недавно провели разработчики российской цифровой логистической платформы Cargo.run для управления транспортной компанией, которая вышла на рынок в 2018 г.

О решении Cargo.run

Цифровая логистическая платформа Cargo.run представляет собой несколько модулей, работающих в режиме «единого окна». Логистический модуль повышает скорость обработки заявок, влияет на сокращение простоев и порожнего пробега, топливный — позволяет по ряду критериев искать дешевые заправки и контролировать, где и сколько топлива заливает водитель.

Модуль «Эксплуатация» помогает компании планировать ремонт и техобслуживание, а также управлять составом водителей. «Экспедиция» позволяет контролировать заказы на перевозку и исполнителей.

Вскоре в экосистеме появится еще один модуль – ЭТрН, так что клиентам Cargo.run для перехода на электронную транспортную накладную не придется искать и подключать еще одну информационную систему. Работать с ЭТрН можно в знакомом интерфейсе платформы — миграция пройдет безболезненно и бесшовно.

«Сотрудник транспортной компании будет видеть в интерфейсе системы данные по ЭТрН с привязкой к рейсу со всеми актуальными статусами, — объясняет Тимур Каримов. — Водитель сможет подписать ЭТрН простой электронной подписью, даже в офлайн-режиме будет доступен QR код, который потребуется показать в случае проверки документа на дороге».

Компании смогут заводить по каждому рейсу заявки через платформу — система сама в автоматическом режиме будет генерировать накладные. Выделять специалиста, который должен контролировать процесс перевозки, и уточнять у водителя, принял ли он груз, не потребуется. Не понадобится и специального обучения для сотрудников, чтобы они смогли использовать новое ПО.

Таким образом, все вопросы перевозчики смогут решать в одном окне, «не прыгая» от вкладки к вкладке и не дублируя информацию в разных системах. В уже существующем приложении просто появится дополнительная кнопка.

Разработчики уточняют, что на полноценное внедрение продукта обычно уходит 1-2 месяца. Сейчас с помощью платформы свои процессы оптимизируют и оцифровывают такие транспортные компании, как: Delko, «700 дорог», «Транском», «Транслайн», «Сотранс», «Неотранс», «АТЛ» и LTrans.

Как сообщает один из клиентов с парком в 400 единиц техники, до внедрения платформы один логист у него вел 30 машин, порожний пробег которых составлял 15%. Много времени у специалиста отнимали звонки водителям. После интеграции ИТ-решения, один человек смог вести 80 машин, а порожний пробег за счет автоматизации сократился в два раза. Количество звонков водителям также уменьшилось в три раза. Внедрение электронной транспортной накладной должно еще больше повлиять на сокращение таких коммуникаций.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a19237