Отечественная платформа уменьшает сроки разработки программных документов

Сделано по ГОСТу

Любой проект для крупного заказчика требует разработки комплекта документации. И зачастую ее формат определяется не только ТЗ, но также отраслевыми стандартами, регуляторными правилами и все чаще – ГОСТом, что связано с увеличением доли государственного заказчика на рынке заказной разработки ИТ-решений. Наша оценка реальных кейсов показала, что в среднем на создание технических документов при заказной разработке уходит от двух до шести месяцев и еще не менее недели на их согласование (если обойдется одной итерацией). Ускорить процесс можно с помощью инструментов работы со структурированными документами (Component CMS), которые, в отличие от классических инструментов, позволяют управлять контентом на гранулярном уровне разделов, подразделов, предложений или даже отдельных слов. Как подобный продукт помогает оптимизировать процесс, разбираем в деталях.

Уменьшение сроков подготовки документов, а значит – итогового времени до релиза продукта. Этого можно добиться за счет автоматизации создания и редактирования программных документов.

Как автоматизировать редактирование документов

В продукте «Сфера. Документы» это реализовано с помощью шаблонов, с которыми легко работать благодаря простому интерфейсу. Создаваемые шаблоны позволяют экспортировать документ в различные форматы. За счет применения принципа единого источника данных удается избежать «перепечатывания» одних и тех же сведений: информация из одного документа в другой добавляется посредством ссылки на первоисточник и при его обновлении изменяется во всех связанных с ним экземплярах автоматически. Кроме того, в случае составных документов копирование информации от соисполнителей в конечный документ тоже происходит с помощьюссылок на первоисточник.

Поскольку «Сфера.Документы» – один из продуктов платформы производства ПО «Сфера», он может быть легко интегрирован с другими, в частности – со «Сфера.Функциональное тестирование» и «Сфера.Релизы». Это обеспечивает автоматизацию формирования тестовых документов и связь документов с циклом производства продукта. Такое взаимопроникновение формирует консистентный пользовательский опыт в рамках всего бизнес-процесса работы с документом.

Повышение качества. Точность, отсутствие ошибок и безупречное оформление документов особенно актуальны для госкомпаний и бизнес-игроков ряда жестко регулируемых отраслей. Сегодня к их числу относятся предприятия из фармацевтической, банковской отраслей или из атомной и авиационной промышленности.

Новые продукты для них создаются в рамках контрактов по ФЗ, и ожидается, что в отношении используемого ими ПО будет ужесточаться контроль со стороны государства. Повышенные требования распространяются и на документацию, которая на внутреннем рынке должна соответствовать ГОСТу, а, если компания работает на внешних рынках, еще и зарубежным стандартам.

Ошибки в этом случае чреваты серьезными последствиями. Избежать их помогает уже упомянутая выше шаблонизация, так как образцы документов изначально содержат все предусмотренные законом требования к оформлению и контенту и подсказки по заполнению тех или иных разделов. Кроме того, в «Сфере.Документы» повышение качества разрабатываемой документации происходит за счет автоматизации механик формального контроля документов.

Доступность инструмента. Очень небольшое число компаний используют для работы с документами сложные самописные решения. Реализовать такой проект могут себе позволить только лидеры ИТ-рынка, способные нанять множество разработчиков. Остальные традиционно собирают документацию по проекту из фрагментов, написанных в файлах Word. Или ведут описание внутренних процессов в Confluence или MadCap, а потом платят за «упаковку» этого контента по ГОСТу. Что очень неудобно, а с момента введения санкционных режимов и небезопасно.

С уходом глобальных вендоров с российского рынка остро встал вопрос миграции на отечественное ПО, однако здесь зрелых предложений до 2022 г. практически не было. Продукт «Сфера.Документы» находится в высокой степени готовности: он уже апробирован в компаниях ИТ-холдинга Т1 и показал свою эффективность для enterprise-сегмента.

Сокращение затрат на разработку и изменение документации. Специалисты, занятые на крупных проектах, утверждают, что 3-7 процентов стоимости закладывается на оформление документов. За счет подключения инструментов работы со структурированными документами можно достичь значительной экономии. Кроме того, их использование сводит к минимуму отвлечение сотрудников от целевой деятельности по разработке ПО и снижает риски их увольнения.

С помощью ИТ-инструментов бизнес фактически получает «розетку», в которую можно втыкать вилку от разных источников – один человек, работающий с документацией, может с легкостью собирать данные из смежных систем, хранящих различную информацию, и экспортировать их, переиспользовать информацию. Уже нет необходимости заставлять руководителя проекта вместе с аналитиками писать документацию ночами или нанимать за большие гонорары людей на аутсорсе.

Снижение стресса в agile-командах. Современные команды разработчиков привыкли творить в рамках гибких методологий, они действуют в формате: сначала код – потом документация. При этом написать пользовательское руководство, требования к которому значительно упрощены, сами разработчики и аналитики еще могут. Но необходимость написать 700 и более листов документации, которая должна быть оформлена строго по ГОСТу – это касается как содержания, так и оформления – вызывает большие проблемы.

Разрешить культурный конфликт agile с бюрократией можно с помощью тех же инструментов работы со структурированными документами. Подсказки в шаблонах и автоматизация заполнения разделов документа через интеграцию с системой источников данных, например, с другими продуктами “Сферы” или CRM и ERP системами облегчает работу разработчика. Кроме того, чтобы сократить сроки согласования документа и избежать его возврата на доработку, подключаются механизмы упрощенной проверки и работы с версиями.

Заключение

Работая с крупными государственными и коммерческими заказчиками, мы в полной мере ощутили на себе сложность разработки и согласования программных документов. Именно поэтому в ряду первых инструментов платформы производства «Сфера» были те, что автоматизируют забюрократизированные процессы в целом и работу со сложно структурированными документами в частности. Мы видим, что сегодня эти сервисы востребованы сотрудниками многих компаний, производящих ИТ-продукты, в первую очередь, бизнес-аналитиками и разработчиками.

Кроме того, инструменты актуальны для всех производственных компаний, где у сотрудников есть необходимость создавать технические документы для своих изделий. Еще одна область, где наш продукт может принести значительную пользу, – это компании и отдельные подразделения, работающие с большим потоком административной и распорядительной документации: различными приказами, распоряжениями, регламентами и инструкциями. В этом случае быстрое преднастроенное шаблонизирование документов позволяет сократить трудозатраты на их создание.

Для подробного знакомства с возможностями инструмента «Сфера.Документы» приглашаем вас на вебинар: «Просто о сложном: сокращение трудозатрат на разработку программной документации», который состоится 9 февраля в 11:00.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a19191