Оператор разогнался: как Tele2 ускорила свои закупки на 26%

Как устроены закупки в «Tele2»

В компании есть централизованные и децентрализованные закупки. Первыми занимается дирекция по закупкам центральной функции. Вторые проводятся на макрорегиональном уровне. К централизованным относятся группы ТМЦ (товарно-материальные ценности), консолидация по которым может принести для компании наибольший эффект, а также ТМЦ, выделенные по лимиту и критичности для бизнеса компании. К децентрализованным мы отнесли малоценные ТМЦ –— это вопрос контроля их приобретения. В свою очередь централизованные закупки делятся на прямые и косвенные (или не прямые). Первые непосредственно связаны с бизнесом и позволяют производить конечный продукт (услуги для абонентов), вторые дают возможоность компании функционировать в целом. Вся закупочная деятельность в компании регулируется локальными нормативными актами (положение о закупках и регламент процесса).

До автоматизации: долгие процедуры, непрозрачность

До 2020 г. тендеры и конкурсы проводились на электронной площадке. Голосование тендерной комиссии проходило в очной форме или по электронной почте. Там же, в почте, осуществлялись закупки низкой стоимости, закупки у единственного поставщика, плюс запросы информации (RFI) и запросы цены (RFQ). То есть несколько сотен сотрудников, занятых в закупках, коммуницировали между собой в переписке через выделенный почтовый ящик. Вся информация о закупках собиралась вручную и сводилась в виде Excel-таблицы.

Такой подход был крайне неэффективен не только из-за трудоёмкости, но так же и потому, что управление процессом не было своевременным. Ведь чтобы управлять закупками «здесь и сейчас» нужно опираться на оперативные данные, а не на аналитику, которая собирается вручную с большой задержкой.

Бизнес-подразделения внутри компании также испытывали дискомфорт. Инициатор закупки не мог в реальном времени получить информацию о текущем статусе, видеть этап согласования, скачать или поправить документацию. Несмотря на все регламенты, положения, планы закупок и отчёты, всю необходимую информацию инициатор мог получить только от исполнителя закупки — а значит для него этот процесс был непрозрачным.

После автоматизации: как идут закупки в Tele2 сейчас

Итак, закупки неудобно велись в разных системах: в электронной почте и на ЭТП. Я поставил перед собой задачу стандартизировать и унифицировать процесс закупок, переведя его в единую экосистему и автоматизировав тот контур, который не покрывали SAP ERP и система электронного документооборота.

По опыту работы в других компаниях, я знаю, что если все закупочные процессы живут в одной экосистеме — это работает. Если же они разбросаны по разным приложениям, из которых надо вручную выгружать данные, чтобы анализировать их постфактум (а не реалтайм) — это трудозатратный и в итоге нежизнеспособный сценарий, поскольку он совершенно перестаёт пользоваться популярностью у сотрудников.

Сейчас в компании Теле2 на базе продукта «Е1-закупки» реализован весь закупочный процесс: от размещения годового плана закупок до проведения закупочных мероприятий и подготовки пакета документов для контрактования. Система интегрирована с ЭТП «Росэлторг» и Bidzaar.com, а также внутренними ИТ-системами Теле2. В среднем по компании время проведения закупочных мероприятий снизилось на 26% и составляет сейчас 34 дня. Это стало возможно благодаря выравниванию процессов и автоматическому формированию тендерных документов, а также возможности «самообслуживания» сотрудников.

«Е1-закупки»: что это такое и как эта система сократила цикл закупки на 26%

Благодаря системе «Е1-закупки» процесс закупок стал визуализирован и структурирован. Теперь чётко видно, на каком этапе и на ком всё «зависло», а в комментариях можно отразить, почему это произошло. Специалист по закупкам теперь может связаться с ответственным лицом и форсировать согласование. До автоматизации было непонятно, где находятся «бутылочные горлышки», стопорящие процесс. Для того чтобы выяснить статус закупки, инициатору надо было звонить исполнителю закупки, тот находил почте нужный тендер, искал всех визирующих и согласующих сотрудников, пытался понять, кому он послал запрос и кто не ответил… на это уходило масса времени и сил. Сейчас на согласование протокола в в Е1 уходит всего три дня, а весь процесс в среднем по компании сократился на 12 дней, что крайне значительно для структуры такого размера!

Критерии выбора автоматизирующего ПО для группы компаний «Tele2»

«Tele2» активно дорабатывала российский продукт «Е1-закупки» под свои нужды. Возможность такой глубокой кастомизации с учётом процессов работы Компании была одним из наших требований. В частности, разработчиками была реализована надстройка в соответствии с запросом о том, чтобы для участников процесса «Tele2» закупочный процесс не изменился. Так, заочное голосование на тендерном комитете по прежнему привычно происходит в электронной почте, но система «Е1-закупки» забирает это голосование, интерпретирует его и резюмирует в положительный либо отрицательный ответ. Также была реализована возможность бесшовного и гибкого перехода в малых закупках на онлайн-маркетплейс и другая кастомизация. Запросы на гибкую доработку отрабатывались буквально на лету, в режиме zero-code настройки.

С помощью «Е1-Закупки» мы так же закрываем контроли полноты документов для последующего размещения договора на визировании в SAP. Теперь по результату проведенного закупочного мероприятия в «Е1» формируется архив полного пакета, который в виде ссылки направляется инициатору закупки.

Перечислю все критерии, повлиявшие на выбор «Е1-закупки»:

1. Возможность глубокой zero-code кастомизации
2. Возможность визуализации и оптимизации бизнес-процессов
3. Удобный и настраиваемый по ролям интерфейс
4. Гибкость, простота и скорость внедрения
5. Соотношение цены и функциональности
6. Оперативное и гибкое реагирование вендора.
7. Внедрили за 8 месяцев

Со стороны «Tele2» была выделена рабочая команда, в которую входили сотрудники проектного офиса (ИТ-подразделение, реализующее проекты внутри компании). Так же в проектную команду входили сотрудники финансовых и закупочных подразделений, а также делегированные сотрудники от инициаторов закупок — они помогали привести систему к тому виду, в котором будет комфортно работать заказчику. Со стороны подрядчика тоже была организована большая проектная команда. Плюс я создал специальный комитет, в рамках которого рабочая группа обращалась ко мне за согласованием тех вопросов, которые у неё не получалось решить на своем уровне.

Функциональный заказчик обычно не горит желанием работать в новом для него инструменте. Предыдущий, часто негативный, опыт внедрения автоматизации заставляет ожидать различных трудностей привыкания к инструменту и опасаться, что его использование будет бесперспективным. Но в случае с «Е1-закупки» эти опасения не подтвердились. Готовую к запуску автоматизацию, включающую кастомизацию и устранение выявленных при тестировании замечаний, мы внедрили за восемь месяцев.

Итоги эксплуатации системы

За несколько месяцев внедрения и использования системы мне с командой удалось выработать стандарт внедрения инструмента автоматизации с доработкой под наши потребности. Это полностью описанный и оцифрованный процесс. Меняя модули и контрольные точки, можно использовать этот шаблон буквально под любой другой бизнес, где нужна автоматизация закупок.

В закупочных процессах «Tele2» с внедрением «Е1-закупки» произошли следующие изменения:

• В среднем по компании на 26% сократился срок проведения закупочных мероприятий
• Появилась прозрачность процесса для внутреннего заказчика «Tele2»
• Появился бесшовный охват всего закупочного цикла: от потребности до исполнения договора.
• Появилась возможность настройки бизнес-процессов согласования с расширенными возможностями
• Документы стали формироваться автоматически и по шаблонам: тендерная документация, протоколы, договора, извещения
• Появилась настраиваемая система оповещений и напоминаний
• Появились встроенные и настраиваемые проверки соответствия Закупочной Политики Теле2 на каждом этапе
• Появилась аналитика в режиме реального времени, которую можно будет использовать после заметного обогащения системы данными

Резюме и ближайшие планы

Перед проектом были поставлены цели:

1. Повысить систематизацию, прозрачность и уровень сервиса для бизнес-заказчика
2. Снизить время выполнения задачи закупки
3. Автоматизировать отчетность и аналитику
4. Не увеличить затраты на импортозамещение по сравнению с использованием коробочных решений западных вендоров

Всё это нам удалось. Стратегия, которой я придерживаюсь, заключается в том, чтобы максимально свести закупочные процессы в единую экосистему

Сегодня наличие в «Tele2» инструмента автоматизации закупочного процесса говорит о том, что компания понимает требования современного рынка.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a18685