Оперативные новости и аналитические материалы мира высоких технологий
Статья

Зачем ИТ-ландшафту центр?

Документооборот
мобильная версия
, Текст: Наталья Рудычева

Если сравнить ИТ-ландшафт крупной компании с произведением искусства, то ассоциация, скорее всего, будет с историческим жанром живописи: масштабное полотно, большое количество фигур, сложная композиция. Чтобы композиция, несмотря на сложность, была гармоничной, в ИТ-картине обязательно должен быть центр, который связывает все элементы в единое целое.

Пестрый ИТ-ландшафт, или обилие информационных систем в организации, – ситуация для сегодняшнего дня типичная и естественная. По данным исследований аналитического агентства IDG, в среднем в компании используется 48 приложений, в которых скапливается критически важная информация для бизнеса. 25% организаций управляют в среднем 100 приложениями.

Парк информационных систем необходим, чтобы решать множество бизнес-задач, обслуживать сложную организационную структуру и большое количество пользователей, управлять накопленными и растущими объемами информации. У каждой информационной системы – свой «класс» пользователей, иногда – несколько «классов». ERP отвечает за основные производственные задачи. Управление кадрами, бухгалтерия, закупки работают в своих учетных системах. PDM используются подразделениями так или иначе связанными со всей информацией об изделиях и сложных технических объектах. В СЭД работают юристы, канцелярия, коммерческий департамент. Последнему также необходима CRM.

Где центр ИТ-ландшафта

Не будем описывать в цвете все многообразие ИТ-картины, которая может существовать в современной организации. Однако зададимся вопросами: а где может находиться композиционный центр ИТ-ландшафта, и каким он должен быть? Ведь деятельность любой компании устроена так, что большинство критичных бизнес-процессов проходит через ИТ-системы сквозным путем. Например, для договора, который проходит процедуру согласования в СЭД, необходимо прикрепить ряд документов из CRM или других систем: анкету, спецификацию, гарантийное письмо или что-то еще.

Илья Репин, «Запорожцы», 1880-1891. Холст, масло. Государственный Русский музей, Санкт-Петербург

Правовому департаменту, собирающему данные и документы для их использования в качестве доказательств в судопроизводстве, приходится обращаться к разным информационным системам. Собственно, мы говорим о e-discovery, то есть поиске и анализе  электронной информации для использования в суде. Необходимо, например, подбирать подтверждения о выпуске изделия, трудозатратах, договорных отношениях, платежах и так далее. Такой сбор может быть осуществлен вручную, но его производительность будет стремиться к нулю.

Получается, что обладая множеством различных систем, отвечающих за управление информацией и процессами в различных подразделениях, но не имея инструментов для автоматизации взаимодействия между этими системами, мы, как говорят, «за деревьями леса не видим». Мы тонем в информационном шуме, потому что тратим слишком много времени и труда на поиск информации в разных системах. Тонем, потому что не имеем гарантий, что эта информация будет исчерпывающей и точной. То есть нам остро необходим тот самый композиционный центр, который свяжет в рамках единых стандартов  все элементы ИТ-ландшафта.

Как объединить системы

Новая российская ECM-система «ЭЛАР Контекст» (от латинского contextus — сцепление, соединение, связь) служит объединению разрозненных информационных систем и обеспечению взаимодействия через единое информационное пространство и сквозные бизнес-процессы организации. Это тот самый центр для соединения всех элементов в ИТ-картине организации.

Система является точкой входа и точкой хранения всех документов, поступающих в организацию. Она решает проблему доступа к документам, данным, процессам других систем. Например, из учетных данных в соответствующей системе можно попасть по ссылке на «тело» документа и карточку. И, наоборот,  из  хранилища «ЭЛАР Контекст» можно найти объект в учетной системе. Благодаря встроенным инструментам управления справочниками, их можно синхронизировать с любыми информационными системами организации.  

«ЭЛАР Контекст» разгружает остальные ИС от непрофильной для них функции хранения. Для доступа к документам из внешних систем реализован универсальный механизм (комбинация REST-сервиса и протокола HMAC), не требующий дорогостоящих интеграций и загрузки документов в прикладные системы. Широкие интеграционные возможности ECM-системы реализуются за счет использования API, Web-сервисов, Java API. Данные интерфейсы позволяют гибко интегрировать систему практически с любым сторонним приложением, реализовать особые нестандартные варианты взаимодействия. Платформа предоставляет большой набор готовых плагинов для взаимодействия с корпоративными информационными системами различных классов (СЭД, ERP, САПР, PDM и другими).

«ЭЛАР Контекст» управляет сквозными процессами, пересекающими границы функциональных подразделений. Он также является одновременно единым хранилищем и универсальным инструментом, к которому может обратиться любой сотрудник для получения необходимой ему информации или документа, и гарантированно получить актуальные данные. Это тот самый центр ИТ-композиции, который обеспечивает ее целостность и гармоничность.